Создание информационного дайджеста «Совершенствование рубрики сайта кафедры для олимпиады по менеджменту

 

Мониторинг служит основой для последующего анализа выполнения проектных мероприятий, в ходе которого могут быть выявлены отклонения. Эти отклонения могут потребовать пересмотра как длительности отдельных работ и, соответственно, сроков окончания проекта, так бюджета проекта.

Из результатов таблицы 2 можно сделать вывод, что некоторые из исполнителей проекта не в срок выполняли свою работу.

 

4.3 Прогнозирование  и планирование изменений

 

Как уже было отмечено выше, важным элементом контроля при разработке и реализации проекта является мониторинг проекта. Мониторинг проекта – это инструмент отслеживания текущих результатов реализации проекта. Цель мониторинга заключается в обнаружении отклонений от календарного плана или бюджета.

Мониторинг проекта позволяет осуществлять сравнение желаемых и фактических данных, которые касаются планирования и реализации проекта. При проведении мониторинга используется метод оценки, который предполагает сравнение заданных плановых показателей и фактических данных проекта. Хорошая система мониторинга позволяет руководителю вовремя реагировать и устранять выявленные проблемы.

Мониторинг служит для решений следующий задач:

1. обнаружения проблем во время реализации проекта;
2. улучшения качества выполняемых работ;
3. наглядного представления уже выполненных операций, затрат и использованных ресурсов по ходу выполнения проекта;
4. распознавания возможностей по дальнейшему совершенствованию еще невыполненных работ;
5. анализа и оценки качества управления проектом;
6. обеспечения заказчиков информацией о результатах реализации проекта;
7. экономии времени и затрат на выполнение проекта;
8. нахождения ошибок и анализа причин их появления;
9. досрочного выполнения проекта.

Результатом проведения мониторинга является необходимость внесения изменений в проект. Основанием внесения изменений может быть выход за рамки установленного времени и нехватка выделенного бюджета на проект. Изменение представляет собой замену заданного решения другим из-за воздействия внутренних и внешних факторов. Под управлением изменениями понимается процесс прогнозирования и дальнейшего планирования будущих изменений, определение всех потенциальных изменений  с целью  основательного изучения их последствий, которые будут одобрены или отклонены, в соответствии с целями проекта, а также контроль деятельности исполнителей, реализующих изменения в проекте . Если выявленные в ходе проведения мониторинга проблемы составляют неопределенность в дальнейшем выполнении проекта, то будет выше степень появления потенциальных рисков, в результате которых будет необходимо вносить изменения в проект.

Изменения, вносимые в проект, могут быть относительно следующих моментов:

1. конечной цели проекта;
2. бюджета, выделенного на проект;
3. методов и способов достижения цели;
4. желаемого результата.

Существуют следующие методы своевременного обнаружения проблем:

1. метод «коллективного блокнота»;
2. генерирование идей;
3. метод «мозговой штурм»;
4. морфологический анализ;
5. «5-2-4».

Наиболее простым и эффективным является метод «коллективного блокнота». Он заключается в выявлении каждым из участников, по его мнению, важных проблем, которые на данный момент мешают успешному выполнению проекта. Рассмотренные проблемы менеджер проекта может рассматривать индивидуально, или же с привлечением участников команды. Исходя из результатов проведения мониторинга, осуществляются действия по внесению изменений в план проекта.

Другие методы основаны на творческом подходе к выявлению проблем. Метод «мозговой штурм» предполагает предложение участниками проекта идей по совершенствованию проекта, связанных с необходимостью внесения изменений.

Метод генерирования идей похож на предыдущий метод, но отличается тем, что генерирование идей по изменениям происходит сообща.

Метод «5-2-4» заключается в генерировании решений, каждое из которых предоставляет участник проекта. Первый участник в течении нескольких минут генерирует возможные проблемы, записывая их на лист бумаги,  потом передает этот лист следующему участнику для такого же анализа. При желании количество идей, формулируемых каждым участником, можно увеличить или уменьшить.

 Метод морфологического  анализа заключается в выявлении  возникшей проблемы и разбиении  ее на подпроблемы с целью точного анализа ее возникновения. Затем осуществляются предложения по устранению выявленных проблем и их детальных анализ.

В ходе реализации проекта «Создание информационного дайджеста «Совершенствование рубрики сайта кафедры» мы использовали метод «коллективного блокнота» для выявления проблем, связанных с реализацией проекта. В таблице 6 представлена карточка «коллективного блокнота», составленная каждым из участников проектной группы.

Таблица 6 – Форма карточки «коллективного блокнота»

ФИО, должность	Усенко А.А., менеджер	Данильченко А.О., исполнитель	Шриро Ю.В., исполнитель	Старченко А.Е., исполнитель	Еремеев Д.А., исполнитель
Содержание проблемы	Несплоченный коллектив	Несплоченность	Сложность, нехватка времени	Загруженность.	Сложность
Возможные причины проблемы	Нежелание работать сообща	Отсутствие навыков работы в команде	Большое количество курсовых работ.	Три курсовые работы в семестре	Нехватка знаний и навыков.
Оцените проблему по 10-балльной шкале:	10	8	9	10	10
Важность проблемы для реализации проекта:	9	8	10	6	10
Разрешимость проблемы силами команды:	6	6	5	7	8
Вероятность обострения ситуации:	7	9	8	8	10
Дата:	17.04.17	17.04.17	17.04.17	17.04.17	17.04.17
Подпись:

 

 

В результате применения метода «коллективного блокнота» были выявлены серьезные проблемы, возникшие в ходе выполнения проекта, которые были оценены каждым из участников проектной команды оценкой пять и более, что говорит о необходимости внесения изменений в проект.

Мониторинг является важной частью выполнения проекта. С его помощью можно своевременно обнаружить причины некачественной реализации проекта и применить относительно них определенные решения, которые будут устранять недостатки. Проект будет эффективным и действенным только при проведении постоянного регулирования всех работ проекта и вовремя внесенных изменений.

4.4 Внесение изменений  в проект

Как удалось установить в ходе выявления проблем – основными факторами риска, препятствующими достижению цели проекта в установленные сроки, явились ограниченность времени, знаний и навыков командной работы.

Чтобы успеть выполнить проект в срок, нужно придерживаться следующих правил:

1. Планируйте с конца.
2. Отталкивайтесь от даты презентации.
3. Следуйте плану.
4. Ориентируйтесь на список закрытых задач.
5. Обозначьте контрольные точки.
6. Всегда оставляйте запас времени.

Изменения в проект вносятся по разным причинам, зависит это от многих факторов, таких как - трудовая загруженность, нехватка времени, несплочённость коллектива, которая приводит к «торможению» работы и ее завершению.

Существуют множество способов исправления ситуации, если не удалось сделать проект в срок, приведем несколько из них:

1. совместный разбор ошибок, чтобы понять, какое планировали время;
2. разработка реабилитационного варианта;
3. проговаривание моментов, в которых были допущены ошибки и их исправление;
4. метод 5х2х4;
5. метод «индивидуального блокнота»;
6. метод «коллективного блокнота»;
7. метод номинальных групп.

Команда проекта воспользовалась методом исправления и совместным разбором ошибок, что позволило скорректировать работу так, чтобы успеть сделать все в срок. Также использовали метод 5х2х4, который дал нам понять, в чем заключается проблема и пути ее решения.

В ходе анализа результатов использования метода5х2х4, в котором каждый участник группы предлагал свое решение поставленной задачи (решение должно было предлагаться с подробной аргументацией), каждый член команды ознакомился с мнениями своих коллег и обсудил эти мнения с другими. В результате  удалось прийти к решению, которое бы вызывало меньше всего нареканий, и было более обоснованным.

Управление проектом важно выполнять поэтапно. Поэтому каждый член команды должен рассматривать все этапы очень подробно и четко. В конце проведенного проектирования должен получиться проект, который не только корректного составлен, но имеет место для существования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5 Завершение проекта

Завершение проекта – это процесс официального завершения всех мероприятий проекта. На данной стадии проекта менеджер рассматривает всю информацию, собранную в ходе реализации проекта. Особо значимой является  информация по завершению каждой из фаз проекта, которая в целом отражает ход работы, и в соответствии с которой менеджер убеждается, что все работы выполнены, цели достигнуты, и можно завершать проект. Деятельность и инициативность команды на данном этапе является значимой, несмотря на то, что качество выполнения проекта зависит от надлежащего контроля и координации действий менеджера относительно каждой стадии проекта. Закрытие проекта может быть осуществлено досрочно, а так же с коррекцией относительно временных ограничений, если продукт будет выполнен не в срок, но данные изменение будет необходимо отразить в соответствующих документах. [17]

Официальное завершение проекта невозможно без проверки созданного продукта проекта и качества выполненных работ на соответствие предъявленным документам, которые его характеризуют. Главными документами, которым должен соответствовать продукт проекта является Устав проекта и Техническое задание. В этих документах отражены необходимые при завершении проекта характеристики продукта проекта, с помощью которых можно оценить продукт и сравнить его с желаемым результатом. Данными характеристиками являются цель проекта, ограничения и допущения, состав продукта и т.д. Завершить проект можно, только если будут соблюдены все требования, отраженные в документах. Итоговый контроль проводится в целях проверки соблюдения все требований относительно каждой стадии проекта. При возникновении возможных проблем в ходе реализации проекта, дается дополнительное время для их устранения, которое обычно отмечается в календарном плане работ. Своевременный четкий контроль действий в ходе реализации проекта позволяет уменьшить отклонения от плана.