Создание информационного дайджеста «Совершенствование рубрики сайта кафедры для олимпиады по менеджменту

В рамках проекта «Создание информационного дайджеста «Совершенствование рубрики сайта кафедры для олимпиады по менеджменту» был разработан календарный план, представленный на рисунках 4-5.

Рисунок 6 –Календарный план проекта

Рисунок 7 – Диаграммы Ганта проекта

3.4 Организационное планирование проекта

Организационное планирование проекта необходимо для того, чтобы точно расставить обязанности каждого участника проекта. Распределив обязанности между собой, участникам проекта будет намного проще и удобнее выполнять работу. Также менеджер проекта будет понимать, какой именно участник не справляется со своей работой и сможет сделать выводы: что требуется изменить для дальнейшего успешного выполнения проекта.

В таблице 4 представлены все участники команды проекта «Создание информационного дайджеста «Совершенствование рубрики сайта кафедры для олимпиады по менеджменту», а также роль каждого в выполнении данного проекта.

Таблица 3 – Функциональные роли членов команды проекта «Создание информационного дайджеста «Совершенствование рубрики сайта кафедры для олимпиады по менеджменту»

ФИО участника команды	Роль участника	Организация, группа, должность
Усенко Алина Александровна	Менеджер проекта	СибГИУ, ЭНМ-16
Данильченко Алексей Олегович	Исполнитель	СибГИУ, ЭНМ-16
Шриро Юрий Вадимович	Исполнитель	СибГИУ, ЭНМ-16
Еремеев Данила Андреевич	Исполнитель	СибГИУ, ЭНМ-16
Старченко Алексей Евгеньевич	Исполнитель	СибГИУ, ЭНМ-16

 

В таблице 4 чётко видно, за какую работу исполнитель проекта несет ответственность.

Таблица 4 – Матрица ответственности участников проекта «Создание информационного дайджеста «Совершенствование рубрики сайта кафедры для олимпиады по менеджменту»

Работы	Члены команды проекта
	Усенко А.А. Менеджер (руководитель проекта)	Данильченко А.О.	Шриро Ю.В.	Еремеев Д.А.	Старченко А.Е.
Управление проектом	П, К	КК	О	О	И
Разработка устава	П, О	И	О	О	И
Определение состава работы	П, И	О	К, И	И	КК
Распределение обязанностей	П,О	О	К	КК, И	И
Контроль над выполнением	П	КК	О	И	И
Определение содержания	П, КК	И	И	О	О

Продолжение таблицы 4

	2	3	4	5	6
Разработка макета	П, К	КК	О	И	И
Выбор формата	П, И	И	И	О	К
Выбор гаммы	П	И	И	И	И
Подбор шрифта	П	И	О	И	И
Корректировка	П, И	И	И	О	К
Подготовка к презентации	П, И	И	И	И	О
Защита проекта	И	И	И	И	И
Примечание – О – ответственный исполнитель; И – исполнитель; П – приемка работ; К – консультации; КК – контроль и координация

 

3.5 План  проекта 

Сводный план проекта - это общий, последовательный и согласованный акт, содержащий итоги планирования абсолютно всех функций управления проектом и являющийся основой для выполнения и контроля проекта.

Сводный план проекта формируется из следующих документов:

• план проекта по контрольным точкам (календарный план);
• план согласований и контрольных мероприятий (иерархическая структура работ) проекта;
• план финансового обеспечения проекта;
• техническое задание;
• план управления проектом, который с учетом особенности приоритетного проекта может включать разделы по управлению рисками и возможностями, рассмотрению проблемных вопросов и управлению изменениями, организации взаимодействия и отчетности, управлению итогами и выгодами.

Сводный план разрабатывается для:

• управления исполнением проекта;
• утверждения выбранной альтернативы управления проектом;
• определения основных контрольных точек управления проектом;
• документирования предложений согласно управлению проектом;
• разработки методов определения прогресса и контроля выполнения проекта;
• регламентирования взаимодействия участников проекта.

В рамках проекта «Создание информационного дайджеста «Совершенствование рубрики сайта кафедры для олимпиады по менеджменту» разработанный сводный план включает техническое задание и календарный план. Сводный план представлен в Приложении Б.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 Реализация проекта

4.1 Выполнение  работ по проекту

В разделе 3.2 в ходе структурной декомпозиции работ была составлена иерархическая структура работ разработки информационного дайджеста. Основными работами этапа реализации, исходя из рисунка 3, являются определение содержание дайджеста и разработка его макета. Выполнение данных работ подразумевало изучение, систематизацию, обобщение большого объема информации, на основе которой потом принимались решения. Информацию необходимо собирать, изучать и анализировать для того чтобы точно и грамотно владеть ею в определенной сфере деятельности. Очень важно уметь выбирать важную, необходимую информацию, так как мы можем услышать, прочитать большое количество информации, но уловить самую важную, в которой состоит вся суть, это уже не так просто. Существуют такие критерии оценивания информации как достоверность (правдивость) и надежность — они определяются посредством изучения первоисточника и сопоставления его с другими первоисточниками. Необходимо учитывать новизну и актуальность информации — свежи эти сведения и факты или уже устарели. «… мы собираем информацию не для того, чтобы накапливать знания, а для того, чтобы предпринимать правильные действия», – это сказал гуру менеджмента Питер Ф. Друкер [15]. Сегодня информации очень много и, зачастую, она быстро теряет свою актуальность. Важно определять правильные принципы работы по поиску информации. В данном случае на первый план выступает работа с источниками информации, то есть их обнаружение, проверка на достоверность и полезность предоставляемых сведений. Предпочтительно иметь несколько надежных постоянных источников, к которым можно обращаться по разным вопросам, а для тех, которые используются впервые, разработать методику быстрой и точной проверки на достоверность, актуальность и ценность предоставленных сведений. Существует несколько методов поиска информации:

1. Аудит базы информации  – поиск информации, среди накопленной  ранее (файлы, книги, аудио, видео материалы)

2. Кабинетные исследования  – получив информацию из уже  существовавшей базы знаний, дополняете  её путём просмотра телепередач, работы в поисковых системах, работы с библиотечным фондом  в центральных библиотеках.

3. Общение с экспертами  по интересующей теме – очень  важно послушать мнение экспертов, они часто дают «зацепки», по  которым можно расширить область  поиска информации, говорят в  каких источниках можно найти  необходимую информацию. Сейчас  мнение экспертов можно узнать  в интернете, но лучше всего  – живое общение с экспертами.

4. Непосредственное наблюдение - это один из методов сбора  первичной информации. Например, чтобы  снять портрет посетителей торговой  точки – достаточно выделить  один наиболее насыщенный потоком  день и заполнить таблицу –  группы по возрасту, полу и  времени.

5. Опросы, анкетирование, тестирование.

6. Глубинное интервью (фокус-группа) – данный метод предназначен  для получения различной маркетинговой  информации от группы, как правило, существующих или потенциальных  потребителей, которые на основе  свободной дискуссии под руководством  ведущего (модератора) обсуждают поставленные  перед ними вопросы. Командой проекта в рамках его реализации было собрано большое количество информации, необходимой для усовершенствования рубрики сайта кафедры менеджмента и отраслевой экономики. Источниками информации были сайты других вузов, таких как Московский государственный университет, Новосибирский государственный университет, университет экономики и управления, Высшая школа экономики. В этих источниках участники проекта находили что-то новое, что можно добавить к сайту кафедры. Также в ходе выполнения проекты были опрошены преподаватели и студенты старших курсов нашего института, которые уже принимали участие в данной олимпиаде. Они делились своими впечатлениями, говорили, чего не хватает на сайте, чтобы они хотели увидеть, что убрать. И тогда, собрав уже всю информацию, команда проекта анализировала ее и принимала решение, что стоит добавить, а что убрать. [16]

4.2 Мониторинг  и анализ фактического выполнения  работ по проекту

Для того чтобы проект был успешно выполнен в заданные сроки, нужно использовать мониторинг и анализ фактического выполнения работ по проекту. Мониторинг представляет собой процесс непрерывного отслеживания состояния проекта в ходе его реализации. Он включает в себя сбор, измерение и распространение информации об исполнении как проекта в целом, так и отдельных осуществляемых работ. Постоянный мониторинг дает возможность команде проекта понимать общее состояние проекта и определять области, на которые следует обратить особое внимание. Организация данного процесса осуществляется менеджером проекта.

Основными критериями контроля для большинства работ являются: содержание работ, уровень их организации, сроки и качество исполнения, расход ресурсов. Существуют два основных метода учета фактического исполнения работ: метод простого и метод детального контроля. Метод простого контроля (метод «0 – 100») отслеживает только моменты завершения отдельных работ, то есть работа считается выполненной, когда достигнут ее конечный результат. Промежуточные результаты не учитываются.

Метод детального контроля предусматривает возможность учета промежуточных состояний. К вариантам этого метода относятся метод 50/50 и метод «по вехам». Метод 50/50 позволяет учитывать промежуточный результат для незавершенных работ. Степень завершения работы определяется на момент, когда израсходовано 50 % выделенных на нее средств. Метод «по вехам» применяется для продолжительных работ. Работа, согласно данному методу делится на части контрольными точками – «вехами». Каждая такая точка предполагает достижение некоторого, заранее условленного, уровня завершенности работ. Для учета предложенных критериев с целью удобства осуществления последующего анализа воспользовались формой, представленной в таблице 5.

Таблица 5 – Результаты мониторинга работ по проекту

Исполнители	Критерии оценивания
	Соответствие содержанию	Уровень организации	Соответствие срокам	Качество выполнения	Расход ресурсов
Усенко А.А	9	9	10	10	7
Данильченко А.О	9	9	10	10	7
Шриро Ю.В	8	7	7	10	5
Еремеев Д.А	7	5	3	5	5
Старченко А.Е	8	7	4	5	5