Системы планирования и управления проектами

     Введение 

     В течение последних десятилетий  сформировалась новая научная дисциплина - управление проектами  - раздел теории управления социально-экономическими системами, изучающий методы, формы, средства наиболее эффективного и рационального  управления изменениями.

     Возрастающая  сложность проектов, с одной стороны, и накопленный людьми опыт управления, с другой, сделали необходимым  и возможным создание философии и методологии управления проектами. Развитие кибернетики, теории управления и исследования операций в середине XX  века позволило создать ряд формальных моделей и тем самым заложить систематическую научную основу управления проектами.

     Можно выделить несколько основных направлений  изучения данной дисциплины. Во-первых, это модели и методы сетевого планирования, позволяющие определить рациональную или оптимальную последовательность выполнения работ при заданных технологических, бюджетных и других ограничениях. Такого рода модели получили всеобщее признание, легли в основу многочисленных прикладных программ для ПК и широко используются для управления реальными  проектами. 
Во-вторых, это теория и практика менеджмента - систематизированный набор положений о наиболее эффективном управлении организацией, носящих обобщающий, эмпирический и интуитивный характер.

     Роль  проектов заключается в привлечении  повышенного внимания; они становятся важнейшим инструментом для достижения стратегической цели организации. В  условиях всемирной жесткой конкуренции  многие организации для выживания  следуют философии инноваций, обновления и организационного обучения.

     Эта философия предполагает то, что является гибким и управляемым проектом. Управление проектом развивается до этапа, на котором  становится профессиональной дисциплиной, обладающей своим собственным набором  знаний и навыков.

     Сегодня почти невозможно представить кого-либо на любом уровне организации, кто  не получил бы выгоды от экспертизы в процессе управления проектом.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава 1. Общая характеристика проектов

1. Классификация базовых понятий управления проектом

 

     Существует  ряд определений термина «проект», каждое из которых имеет право  на существование, в зависимости  от конкретной задачи, стоящей перед  специалистом. Вот некоторые из них.

     Проект  может быть определен в качестве относительно единственного в своем  роде мероприятия, имеющего соответствующие значение и диапазон для того, кто его осуществляет.

     Проект  – это комплексное, не повторяющееся, одномоментное мероприятие, ограниченное по времени, бюджету, ресурсам, а также четкими указаниями по выполнению, разработанными под потребности заказчика [1].

     В «Кодексе знаний об управлении проектами» [6] проект — некоторая задача с определенными исходными данными и требуемыми результатами (целями), обуславливающими способ ее решения. Проект включает в себя замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты (рисунок 1). 

                                                   ПРОЕКТ 

     

       

     Рис. 1. Основные элементы проекта 

     С точки зрения системного подхода, проект может рассматриваться как процесс  перехода из исходного состояния  в конечное - результат при участии ряда ограничений и механизмов (рисунок 2.). 
 
 

                                                               Ограничения:

                                                              - финансовые

                                                              - нормативно-правовые

                                                              - этические

                                                              - окружение

                                                              - логистические

                                                              - методы активации

                                                              - время

                                                              - уровень качества

                                                              - косвенные воздействия

     

     

                               Вход:                                                                              Выход:

                       потребности                                                                 удовлетворенные                                                           

                                                                                                                  потребности 

                                                     

                                                                                                                    Обеспечение

                                                                  - люди

                                                                  - знания и опыт

                                                                  - инструменты и техника

                                                                  - технология

     Рис. 2. Проект как процесс перехода системы из исходного состояния в конечное

     Проект  как особенное, отличное от рутинных, мероприятие характеризуется следующими признаками [9]:

     - продвижение вперед;

     - динамическое развитие;

     - конкретизация мероприятия, разработки;

     - действия, ориентированные на достижение  успеха;

     - ограничение во времени (менеджмент  времени);

     - определение ресурсов (менеджмент  затрат);

     - ориентированность на качество (менеджмент  качества);

     - междисциплинарный подход.

     Каждый  проект проходит пять стадий развития. Стадии развития проекта представлены на рисунке 3[3]. 
 

       

       

       

     

     

       

     Рис. 3. Пять стадий развития проекта

     1. Замысел (концепция) – рождение  идеи проекта. 

     2. Разработка – создание плана проекта. План проекта включает должен включать:

     - перечень обоснований для осуществлении проекта;

     - подробное описание плановых  результатов выполнения проекта;

     - перечень всех видов работ,  которые предстоит выполнить;

     - подробный график выполнения  работ;

     - обязанности всех членов команды;

     - подробное описание всех расходов  трудовых, материальных и финансовых  ресурсов; использование оборудования  и оснащения, информационное обеспечение;

     - принятые предположения (как учитываются  допущения);

     - предусмотренные неожиданные ситуации, риски проекта и запланированные возможные меры реагирования.

     3. Начало – формирование команды исполнителей. Подготовка к началу работы над проектом включает:

     - назначение исполнителей (определение исполнителей разных работ проекта и заключение с ними соглашения о том, что они могут, согласны и обязуются работать над проектом);

     - постановка и распределение задач  членам команды (разъяснение каждому  суть его работы и порядок  координации действий со всеми  участниками проекта);

     - определение и постановка вспомогательных  задач (определение того, как работники  будут взаимодействовать в процессе повседневной работы, принимать различные решения по проекту и разрешать спорные ситуации);

     - установление необходимых систем  учета финансовых и трудовых  затрат, а также контроля за  процессом выполнения работ (какие  системы и порядок учета выполнения  графика работ, отработанного  времени и финансовых расходов  следует установить);

     - объявление о проекте в организации (объявление о существовании проекта, его целях, срока начала и завершения).

     4. Исполнение – выполнение работ по проекту. Эта стадия включает следующее:

     - выполнение задач (выполнение  работ согласно плану);

     - постоянное сопоставление проводимых  работ с утвержденным планом (сбор  информации о полученных результатах,  выполнении графика работ и  проведенных расходах; выявление  отклонения от плана и при  необходимости принятие соответствующих  мер);

     - выявление возникающих проблем (изменение постановки задач, графика работ и распределение ресурсов с тем, чтобы реализовать проект в соответствии с планом; согласование внесения в него необходимых изменений);

     - доведения до всех рабочей  информации (сообщение работникам  о состоянии дел. Соблюдении графика, о возникающих проблемах и внесенных в утвержденный план проекта изменениях).

     5. Завершение – окончание проекта. Окончание выполнения работ еще не означает, что проект полностью завершен. Еще предстоит:

     - утвердить у заказчика полученные  результаты (приемка заказчиком);

     - закрыть все счета по проекту;

     - провести анализ и оценку выполненного  проекта.

     Управление  проектом - профессиональная деятельность по руководству ресурсами (человеческими и материальными) путем применения методов, средств и управления для успешного достижения заранее поставленных целей в результате выполнения комплекса взаимосвязанных мероприятий при определенных требованиях к срокам, бюджету и характеристикам ожидаемых результатов проектов.