Системы планирования и управления проектами

     Система управления проектами содержит набор  функциональных средств, которые помогают менеджеру планировать работы, временные, ресурсные и стоимостные оценки выполнения комплекса работ, а затем в процессе выполнения отслеживать ход работ и корректировать план[8]. Функциональные средства, реализующие взаимосвязанные методы, являются основой для информационных систем, которые моделируют комплекс работ и потребности в ресурсах. Эти методы используют оценки требуемых объемов работ и позволяют менеджеру регулировать выполнение работ по времени, стоимости, составу работ, качеству и организационной структуре исполнения.

     Процесс управления значительно облегчается, если СУП представить в виде модели, отражающей план разработки, в котором фиксируется весь ход событий для достижения конечной цели при заданных условиях. Составленная модель должна быть адекватна моделируемой системе. Таким образом, базовые методики планирования используются на протяжении всего жизненного цикла проекта.

     Существует  несколько способов формализованного представления выполняемой совокупности работ, применяемых для целей планирования и управления ими. Широкое распространение при построении моделей систем управления комплексом операций получили графические методы как наиболее универсальные и дающие обозримую информацию о ходе работ, к основным из которых относятся метод построения линейного графика Гантта и метод, основанный на использовании теории графов, - метод сетевого планирования и управления (СПУ).

     Диаграмма Гантта, или циклограмма, - горизонтальная линейная диаграмма, на которой работы проекта представляются протяженными по времени отрезками, характеризующимися датами начала и окончания, задержками и, возможно, другими временными параметрами

     Получаемый  график отличается статичностью и громоздкостью, по результатам отображения работ  нельзя оперативно получать информацию о ресурсах, нельзя оперативно управлять, поэтому для целей планирования и управления он может быть применим при небольших объемах работ. Существенными недостатками традиционных календарных графиков и циклограмм являются:

     - неспособность в полной мере отражать взаимосвязи отдельных операций;

     - недостаточная гибкость линейной модели;

     - трудность ее корректировки при изменившихся условиях;

     - ограниченные возможности прогнозирования дальнейшего хода работ, являющиеся факторами, снижающими эффективность процесса управления.

     Линейные  модели, кроме того, не отражают той  неопределенности, которая бывает присуща управлению проектами. Однако этот метод может быть использован при оптимизации распределения используемых ресурсов.

     Сетевые модели свободны от этих недостатков, легко поддаются обработке на ЭВМ и позволяют более эффективно осуществлять планирование, координацию, контроль и управление процессом создания сложных систем. 

     2.1. Системы планирования и управления проектами 

     Практически каждому менеджеру проекта приходится бороться с разрастанием рамок проекта  и, как следствие, с перерасходом средств и затягиванием сдачи. Постоянной головной болью является нахождение компромисса между ресурсами  проекта (людскими, финансовыми и  пр.), календарным графиком (временем) и реализуемыми возможностями (рамками).

     Традиционная  модель управления проектами подразумевает  четкую формулировку требований к ресурсам и срокам уже на начальном этапе  проекта. При этом существующие системы  учета дают оценку проекта с точки  зрения объемов работ, стоимости, общей  потребности в ресурсах по проекту, но не предоставляют таких важных для успешного выполнения проекта  сведений, как календарный план работ, график потребности в ресурсах, календарный  профиль затрат.

     Многие  компании пытаются реализовывать проекты  в рамках действующей организационно-функциональной структуры. Как показывает практика, это приводит к срывам сроков, превышению запланированного бюджета, недостаточному качеству и не достижению запланированных  результатов. Снижение эффективности  реализации тем больше, чем:

     - масштабнее и сложнее проект;

     - больше риски и цена ошибки;

     - больше размер организации, в которой проект реализуется;

     - больше взаимосвязей между подразделениями и участниками проекта;

     - больше вероятность изменений во внешнем окружении;

     - жестче ограничения: сроки, ресурсы, бюджет, качество.

     Широко  используются следующие три типа организационных структур:

     а) функциональная, при которой осуществляется объединение специалистов в отдельные руководящие группы по специальностям, что значительно улучшает качество выполнения операций, но не всегда обеспечивает принятие оптимальных решении;

     б) ориентированная на выполнение комплекса операций по созданию определенного объекта, когда в руководящей группе участвуют специалисты различного профиля;

     в) комбинированная, при которой в едином центре объединяются участвующие в отдельных группах специалисты разного профиля.

     Проекту любого уровня сложности необходимо организационное управление, т.е. действия управляющих органов на коллектив  людей и технические средства, направленные наиболее оптимальным  образом на достижение цели проекта. Организационное управление помимо создания организационной структуры  управления каким-либо объектом предусматривает  планирование операций и оперативное  управление в процессе их реализации[11].

     В этом плане системы сетевого планирования и управления (СПУ) помогают руководству  выявить и оценить объем предполагаемых работ, прогнозировать, будущее состояние  хода работ на объекте на основе имеющихся данных, определить потребность  в механизмах и специалистах, улучшить координацию деятельности отдельных  групп исполнителей, сосредоточить  внимание на отстающих до каким-то причинам работах.

     Существенным  преимуществом систем СПУ является также то, что они позволяют  использовать для обработки информации математические методы и новейшие средства вычислительной техники, дают руководителю, количественные характеристики и оценки в процессе управления комплексом операций.

     Области применения систем сетевого планирования практически неограниченны. Параметрами  управления, которые оптимизируют с  помощью сетевой модели, могут  быть:

     - сроки выполнения операций (время);

     - затраты (финансирование);

     - ресурсы (людские и материальные);

     - технические характеристики (надежность, тактико-технические данные).

     Одной из основных особенностей системы СПУ  является то, что система создается  для конкретной цели и существует до тех пор, пока цель не будет достигнута.

     СПУ состоит из трех основных этапов[12]:

     1 Структурное планирование.

     2 Календарное планирование.

     3 Оперативное управление.

     Структурное планирование начинается с разбиения проекта на четко определенные операции, для которых определяется продолжительность. Затем строится сетевой график, который представляет взаимосвязи работ проекта. Это позволяет детально анализировать все работы и вносить улучшения в структуру проекта еще до начала его реализации.

     Календарное планирование предусматривает построение календарного графика, определяющего моменты начала и окончания каждой работы и другие временные характеристики сетевого графика. Это позволяет, в частности, выявлять критические операции, которым необходимо уделять особое внимание, чтобы закончить проект в директивный срок. Во время календарного планирования определяются временные характеристики всех работ с целью проведения оптимизации сетевой модели, которая улучшает эффективность использования какого-либо ресурса.

     В ходе оперативного управления используются сетевой и календарных графики для составления периодических отчетов о ходе выполнения проекта. При этом сетевая модель может подвергаться оперативной корректировке, вследствие чего будет разрабатываться новый календарный план остальной части проекта.

     К достоинствам систем сетевого планирования и управления можно отнести:

     1. Графическое изображение сетевой  модели позволяет наглядно представить  все взаимозависимости между  работами, состояние хода работ  на данный момент, выделить решающие, критические работы. На сетевом  графике нагляднее выявляются  ошибки и упущения, допущенные  на стадии определения технологических  связей между работами.

     2. Возможность непрерывной корректировки  сетевой модели и пересчета  параметров по поступающей информации  делает модель более гибкой, позволяет  точнее отражать изменяющуюся  ситуацию на управляемом объекте.

     3. Сетевой график представляет  собой более реальный план, чем  календарный, так как он создается  на основе опыта и знаний  большого коллектива специалистов, являющихся непосредственными участниками  разработки, и имеет математическое  обоснование для всех полученных  на его основе сроков.

     4. Сам принцип построения сетевой  модели требует точного определения  всех технологических зависимостей  между работами, что позволяет  выявить и анализировать зависимости  на самых ранних стадиях разработки. Формальные методы построения  сети позволяют выявить допускаемые  при этом ошибки. Методика составления  сети заставляет осуществлять  тщательное, хорошо продуманное  и детализированное планирование.

     Наглядно  выявляются критические, решающие работы, что позволяет руководителю любого уровня концентрировать свое внимание именно на них, не отвлекаясь на несущественные вопросы. Очень важно, что критические  работы не фиксируются после нарушения  установленных сроков, а прогнозируются на самых ранних стадиях управления на весь период разработки вплоть до ее окончания.

     Руководители  любого уровня своевременно получают необходимую информацию о состоянии  хода работ. Наличие систематически действующей обратной связи обеспечивает динамичность планирования.

     Количественные  характеристики работ (резервы времени, коэффициенты напряженности и свободы) позволяют более обоснованно перераспределять ресурсы. Возможность расчета сети и выдачи прогнозов позволяет выбрать оптимальный вариант, из множества рассматриваемых, определить эффективность предлагаемых решений и влияние различных факторов.

     Применение  вычислительной техники позволяет  обработать большое количество информации в сжатые сроки, что повышает оперативность  и эффективность управления, позволяет  учесть, самые различные факторы  и успешно координировать, сложные  работы, выполняемые большим числом исполнителей.

     Использование менеджерами и командой проекта  знаний и навыков работы с системами  сетевого планирования и управления позволит им эффективно управлять проектом на всех его этапах, вплоть до его  завершения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.2. Построение сетевой модели проекта по исходным данным 

     Исходные  данные приведены в табл. 1

     Таблица 1