Разработка технологии эффективного совещания

Федеральное агентство по образованию

Негосударственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Российская  международная академия туризма

Карельский  институт туризма 

ОСНОВЫ  МЕНЕДЖМЕНТА 
 
 
 
 
 

РАЗРАБОТКА  ТЕХНОЛОГИИ ЭФФЕКТИВНОГО СОВЕЩАНИЯ 
 

Курсовая  работа 
 
 
 
 

                                                                       Выполнил студент

                                                                       Симоненко Е.И.

                                                                      Специализация:

                                                                       «Менеджмент туризма»

                                                                       Специальность:

                                                                       «Менеджмент организации»                                                                           

                                                                      Курс 2 очное отделение

                                                                       Научный руководитель:

                                                                     Доцент, кандидат

                                                       экономических наук

                                                           Конев Иван Петрович  
 

                                               

Петрозаводск

2010

Содержание

Введение………………………………………………………………...………..3

Глава 1. Роль и значение деловых совещаний…………………………………6

Глава 2. Технология проведения деловых совещаний:

      2.1. Подготовка и этапы проведения делового совещания………………11

     2.1.1. Этап организации совещания: повестка дня протокол, подведение итогов совещания ………………………………………………………...…….15

      Глава 3. Условия эффективности деловых совещаний:………………….27

3.1. Практические советы и рекомендации на примере конкретного предприятия …………………………………….……….…………………..31

     3.2. План и расчет эффективного совещания, и своевременно принятое решение по поставленной проблеме..................................................................35 

Заключение…………………………………………………...............................42

Список литературы…………………….……………………………………….45

Приложение 1…………………………………………………………………...47

Приложение 2…………………………………………………………………...48

Приложение 3…………………………………………………………………...49

Приложение 4…………………………………………………………………...50

Приложение 5…………………………………………………………………...51

Приложение 6…………………………………………………………………...52

Приложение 7…………………………………………………………………...53

Приложение 8…………………………………………………………………...54

Приложение 9…………………………………………………………………...55

Приложение 10………………………………………………………………….56 

Введение

     Тема курсовой работы является актуальной, потому что совещание при соответствующем уровне подготовки и проведения является эффективным методом управленческой деятельности, т.к. в основе принимаемых решений по различным проблемам и вопросам лежат их коллективные обсуждения и рекомендации. Различные исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный руководитель тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров и т. п. И это жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой формы или организации. В таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, нехватка которой дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Деловые встречи-совещания одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. Современное деловое совещание, как важная составляющая менеджмента, представляет собой форму коллективного обмена информацией, является гибким и динамичным организационным средством, способным быстро реагировать на конъюнктуру рынка в условиях конкуренции, меняющиеся внешнюю и внутреннюю среду, позволяющим принимать наиболее эффективные, рациональные и конкретные решения. Деловые совещания не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. В результате деловые совещания созываются слишком часто и готовятся плохо, или же не созываются совсем. Кроме своего прямого назначения совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, формировать панорамное видение и т.п. Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать себя и раскрыть свой талант менеджера в области руководства коллективом. Чаще всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение, если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы, если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников. Умелая организация служебных совещаний не только условие решения производственных задач, не менее важно то, что она благоприятно влияет и на взаимоотношения людей, стимулируя дальнейшее их развитие. А это, в свою очередь, способно сказаться на росте продуктивности в целом работы организации.

     Объектом данного исследования является фирма, 
которая организует совещания, на котором принимается эффективное решение.

     Предметом исследования является выявления проблем качества совещания и стилей его проведения для принятия эффективных управленческих решений.

     Цель курсовой работы рассмотреть технологию проведения эффективного совещаний.

В соответствии с поставленной целью задачами курсовой работы являются:

• рассмотрение роли и значения деловых совещаний;
• изучение технологии проведения деловых совещаний;
• определение условий эффективности проведения деловых совещаний.

     Основными методами исследования явились: количественный метод, основанный на математическом аппарате и логике. Он применен в курсовой работе на примере, повышения эффективности совещания, путем своевременно принятых решений по оценке движения основных средств. И социально-психологический метод, основанный на способах воздействия  на  личностные отношения и связи, возникающие на совещаниях, а также на процессы, протекающие в них. Он применен в курсовой работе, на примере этапов подготовки и проведения эффективного совещания.        

     В написании курсовой работы мне очень  помогли книги таких авторов как: Грошев И.В. и Поздняков А.А. Служебное совещание, Джули-Энн Амос Проведение рабочих совещаний, Мартин Д. Как управлять собраниями, Кабушкин Н.И. Основы менеджмента и Менеджмент туризма, Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний. В этих книгах наиболее полно раскрывается сущность и назначение совещаний, а также процесс подготовки и проведения делового совещания.

     Практическая  часть курсовой работы заключается в плане и расчете эффективного совещания, и своевременно принятого решения по поставленной проблеме. Так же предложен вариант использования его на практике.

     Работа  имеет традиционную структуру и включает в себя введение, основную часть, состоящую из 3 глав, « Глава I Роль и значение деловых совещаний», « Глава II Технология проведения деловых совещаний», «Глава III Условия эффективности деловых совещаний», практическую часть «План и расчет эффективности решения поставленной проблемы» заключение, список литературы, и приложения. Во введении обоснована актуальность выбора темы, поставлены цель и задачи исследования, и источники информации.

     Таким образом, эта тема всегда будет актуальной, так как в настоящее время менеджмент развивается и требует новых решений данной проблемы, потому что со временем люди меняются, и значит, меняется к ним подходы. 

ГЛАВА 1. РОЛЬ И ЗНАЧЕНИЕ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ

Понятие делового общения

     Деловое совещание - элемент управленческой деятельности руководителя; наиболее распространенная форма управления, позволяющая:

- использовать  коллективный разум, знания и  опыт специалистов для решения сложных проблем;

- организовать  обмен информацией между отдельными  работниками и структурными подразделениями; 

- оперативно  доводить конкретные задачи до  непосредственных исполнителей.

Деловые совещания различаются:

• по масштабам привлечения участников: федеральные, республиканские, отраслевые, региональные, городские, районные, внутренние;
• по месту проведения: местные, выездные;
• по периодичности проведения: регулярные, постоянно действующие;
• по количеству участников: в узком составе (до 5 человек), в расширенном составе (25-30 человек);
• по стабильности состава участников.

     Деловые совещания часто носят директивный  характер, когда руководитель со своей  позиции указывает свое мнение как  единственное решение проблемы, а  остальные участники принимают это решение к исполнению. Наиболее эффективны деловые совещания, которые носят коллегиальный характер равноправного взаимодействия.

Роль  деловых совещаний.

     Деловые совещания – одна  из важнейших  форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

     Как свидетельствует опыт, деловые совещания  далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения.

     Деловое совещание — способ привлечения  коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

• сбор и переработка информации;
• координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;
• принятие решения.

     Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, Достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п.

     Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании — единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера.

     Таким образом, управленческие действия менеджера  дополняются коллективными совещаниями, на которых решаются повседневные деловые вопросы и проблемы.

Классификация деловых совещаний

     Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам.

По  назначению:

• вырабатывающие и принимающие решения;
• разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
• подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;
• оперативные (диспетчерские).

По  периодичности (частоте) проведения:

• разовые;
• регулярные;
• периодические.

По  количеству участников:

• узкий состав (до пяти человек);
• расширенные (до двадцати человек);
• представительные (свыше двадцати человек).

По  степени стабильности состава участников совещания:

• с фиксированным составом;
• с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;
• комбинированные.

 По принадлежности: