Эффективное проведение совещаний

ЭФФЕКТИВНОЕ ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЙ.

Сибирякова Саргылана Гаврильевна

Студентка I курса

Группа управления персоналом-12

Финансово-экономический институт

Северо-Восточный федеральный университет

Им. М.К. Аммосова

Научный руководитель: Борисова Ульяна Семеновна

д.социол.н.; профессор

г. Якутск

E-mail: sibiriakova1994@mail.ru

Тема моей работы актуальна, потому что встреча на соответствующем уровне обучения является эффективным методом управления, в качестве основы, которой лежат принятия решений по различным темам и вопросам, являющиеся групповыми дискуссиями и рекомендациями.

Цель - изучить процесс организации эффективных совещаний.

Эффективные совещания начинаются, прежде чем кто-либо вошел в конференц-зал.

Каждый из них, т.е. совещания,  имеют повестку дня, и обеспечивают этим, чтобы все приглашенные приняли активное участие в обсуждении вопросов, входящих в нее, они должны быть осведомлены об этом. Как правило, повестку дня  циркулируют через PowerPoint, с приложением подтверждающих документов.

Для того, чтобы встреча прошла на 100%, вам нужно знать некоторые правила:

1. Четкое понимание цели. Цель встречи всегда должна быть четкой и ясной.

2. Следить за исходом встречи. Отчет о встрече является еще одним важным элементом встречи, который часто упускается из виду.

3. Дежурный менеджер. Заполнить  смысл этого заседания.

 Заседания могут быть  объединенного типа, и для их проведения могут использоваться различные методы:

1. Определение начала  и продолжительность совещания. Оптимальная продолжительность встречи один-два часа. Если проводить  больше времени встрече, оно будет менее эффективна, потому что его члены устают, их концентрацию внимания и продуктивность психической деятельности спадает.

2. Определение круга участников. Это совершенно неприемлемо  приглашать на встречу случайных людей, которые там будут играть роль "бездельников", посидеть свое время и уйти. Критерием для отбора участников является его компетентность, суждения и интерес к теме о которой будет идти речь.

3. Подготовка помещения. В комнате, где будет проходить  это мероприятие, должно быть просторно и удобно для участников. В конце концов, если в комнате будет душно, дымно, или нет свободного пространства,

 

 

эффективность обсуждения резко снижается. Стулья нужно поставить так, что бы все могли друг друга видеть.

4. Процедура встречи. Вы должны и обязаны, как радар, поймать любые изменения в интересе и вниманию участников, быстро вмешаться в ситуацию, следить за соблюдением правил и повестки дня.

Пересекайте личные нападки участников друг на друга, скрытые под бизнес-презентации. Чтобы сделать это, попросите динамиков придерживаться следующих правил:

- Не говорить, страстные речи о важности того, что должно быть сделано, и перейти непосредственно к сути вопроса;

- Излагается его позиция, основанная на фактах и ​​цифрах;

- Пояснения сформулировать  четкие и простые предложения;

- Создавая предложения, аргументировать его.

5. Завершение встречи. Подведение  итогов. В конце встречи, чтобы  подвести итоги, озвучьте решения, которые были приняты, и назовите ответственных, сроки решения, промежуточные контрольные точки.

Если проанализировать управления работы в общем, можно выделить ряд направлений, которые способствуют улучшению ее эффективности. Одним из них является эффективное проведение деловых встреч. Он стоит во главе работы Государственного казенного учреждения Республики Саха (Якутия) «Исполнительная дирекция по ликвидации последствий весеннего паводка и организации восстановительных работ в Республике Саха (Якутия)» тратит до 55% своего рабочего времени.

Исследуя вопрос о проведении встречи в компании, я хочу отметить, что бизнес-встречи - это одно из мероприятий, которые являются особым фактором в организации коллективного режима. В настоящее время, мне кажется, что люди очень эгоистичны. Коллективизм - главный инструмент, позволяющий увеличить авторитет компании. Как говорится, "Одна голова хорошо, а десять лучше".

 Необходимость встречи, конечно же, эффективна. Их потребность, заключается в том, чтобы ускорить процесс принятия решений и повышения их достоверности для эффективного обмена идеями и опытом,для того, чтобы быстро реагировать на выполнение конкретных задач, но самое главное, для эмоционального воздействия на заседании и, как следствие,на всю команду. Как показывает опыт, деловые встречи не всегда приносят желаемый эффект в связи с тем, что многие руководители не знают технологию их организации и проведения.

Деловое общение и деловой этикет определяются условием, в которых они проводятся, и это предполагает желание улучшить процесс проведения деловых встреч в целом, а также в компании  ГКУ РС(Я) «ИД по ЛПВП И ОВР в РС(Я)». Поскольку встреча задумана, как способ координации деятельности людей - один из наиболее актуальных типов делового общения, в том числе решения проблем в области финансов, экономики, менеджмента – предлагаю:

1. В ГКУ РС(Я) «ИД по ЛПВП и ОВР в РС(Я)» , организовать курсы повышения квалификации, пригласив работников из других предприятий этого же вида деятельности, то есть, профессиональный обмен знаниями, так как деловые встречи, подразумеваются, как формы организации труда действующие на очень короткий период времени и имеющие фокус, в целях улучшения организации труда, и компания для того, чтобы стала конкурентоспособной, я думаю, что должна проводиться квалификация персонала.

2. Оценка сотрудников  с целью повышения психологической  совместимости сотрудников, что  в конечном итоге приведет к улучшению связи и обеспечит лучший поток информации внутри предприятия. Чтобы показать свои лучшие стороны, нужно пойти на небольшие уступки, которые считаются признаком хорошего тона, гибкости, этики, культура, уважения к своему партнеру, а затем последует упорство в отстаивании своих интересов, в этом случае оно уже не будет рассматриваться, как проявление упрямства, эгоизма и показать его характер, а как вынужденный шаг.

3. Для психологическиго преимущества состава делегации - о количество участников заранее договориться,  уменьшать количество переговорщиков. Так как вы должны принять во внимание тот факт, в котором более крупные делегации часто не приходят к соглашению.

4. Улучшить подготовку  и образовательные задачи деловых  переговоров, для дальнейшего повышения навыков и талантов сотрудников. После встречи сотрудники учатся работать в команде, достигать компромиссов, комплексно подходить к решению общих проблем, приобретать культуру общения и т.д. Почти все мы знаем, что для некоторых работников участвовать в деловой встрече - единственная возможность видеть и слышать руководителей высшего звена, которые также имеют возможность показать свой талант менеджера.

5. В заключение - нужно оптимизировать ситуацию, настроить персонал для эффективной работы. А это и есть хорошая половина информации, ясно выражать свои мысли и перспективы конкретных действий предстоящего сотрудничества.

Таким образом, компания, его руководство и сотрудники представляют собой небольшую часть экономики страны и всей мировой экономики. Руководители высшего звена управления должны понимать, что компания постоянно живет в рынке и полностью зависит от него, что существует только благодаря работе своих сотрудников. Существование предприятия оправдывается фактом жизненных потребностей не только клиентов, но и своих собственных сотрудников - в достижении этой цели, а также улучшение качества условий труда.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. Кейт Кинан. Проведение собраний и совещаний –М.: Эксмо, 2006.
2. Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента – 5 изд., перераб. и доп. – М.: Дашков И.К., 2008.
3. Ria-stk.ru