Организация и проведение совещаний

Организация и проведение совещаний.

 

     Совещание -  заседание группы заинтересованных людей, посвященное открытому коллективному обсуждению одного или нескольких вопросов. Формы такого обсуждения разнообразны: конференции, симпозиумы, собрания, семинары. Они проводятся при необходимости: принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказать и обосновать свое мнение; учета интересов одновременно нескольких структурных подразделений организации или субъектов хозяйствования.

Подготовка к проведению совещания включает:

 

     -обоснование необходимости проведения совещания и принятие решения о проведении совещания;

 

     -определение  тематики и формирование повестки  дня;

 

     -определение  задач собрания и его общей  продолжительности, даты и места  проведения, состава участников, примерного  регламента работы;

 

     -подготовку  руководителя;

 

     -подготовку  доклада и проекта решения;

 

     -предварительную  подготовку участников и помещения, организацию проезда, размещения  и питания участников.

 

     Требуется заблаговременно  оповещать участников совещания  о его проведении и знакомить  с повесткой дня, со всеми нужными  материалами, чтобы их выступления  были продуманны заранее.

 

     Начинать, как  и заканчивать, совещание нужно  точно вовремя. Оптимальная продолжительность  совещания – час или полтора. Если время совещания затягивается, значит, оно плохо подготовлено. Совещания следует проводить  в одни и те же дни, в одно  и то же время, в одном и  том же помещении (зале, комнате).

 

     Существуют два основных стиля проведения совещаний: дипломатический или авторитарный.

 

     Для дипломатического  стиля характерны следующие формы  совещаний:  дискуссионная и свободная.

 

      Для авторитарного  стиля характерны формы совещаний:диктаторская, автократическая и сегрегативная.   

 

   По основной задаче совещания могут подразделяться на:проблемные, инструктивные, оперативные, или диспетчерские. Проблемное совещание дает возможность руководителю не вырабатывать свое мнение предварительно, а сделать это на основе коллективного обсуждения проблемы.Инструктивное совещание служит для доведения руководителем до своих подчиненных решений вышестоящих органов и организации обсуждения путей наилучшей их реализации. Оперативное совещание ставит перед собой задачу получить информацию о текущем состоянии дел в организации.  

 

     Чтобы не сбивать  сотрудников с ритма, совещания  целесообразно проводить в конце рабочего дня или во второй его половине. По ходу совещания должен вестись протокол, в котором следует правильно зафиксировать основное содержание выступлений и формулировку принятых решений. Его должен вести секретарь или кто-то из присутствующих.

 

     Каждое совещание  должно заканчиваться принятием решения и подведением итогов.