Эффективное совещание. Структура, организация и проведение

Министерство  образования и науки РФ

ГОУ ВПО  «Чувашский государственный педагогический университет

имени И. Я. Яковлева» 
 
 

Кафедра экономики и управления

Эссе  по дисциплине

«Основы управления персоналом» 

на тему: 
 

«Эффективное совещание. Структура, организация и проведение» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Работу  выполнила:

студентка 2 курса

ИФ  УП - 01- 08

Сыстерова Татьяна

Работу  принял:

Игнатьев  А. М. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Чебоксары 2010

 

       План

      1)Введение

      2)Основная  часть

• Методы проведения совещаний
• Структура совещания, этапы проведения совещания
• Типичные ошибки
• Образ руководителя на совещании

      3)Заключение

      4)Список  использованной литературы

 

       Введение

     В современном обществе успех любого предприятия во многом зависит от правильной организации труда руководителя. Умение правильно руководить – что это: наука или искусство? Скорее всего, второй вариант звучит более верно. Ведь эффективность работы руководителя зависит не только от его профессионализма, но и от умения правильно себя подать, организовать качественную работу сотрудников, четко, ясно и понятно излагать информацию нижестоящим по должности членам организации с надеждой на обратную связь. Именно с этой целью проводятся различные деловые беседы, конференции и совещания.

     В данной работе более подробно разберем совещание, его структуру, функции и наиболее эффективное его проведение.

     Целью данного эссе является раскрытие понятия «совещание», его сущности, основных задач, функций и этапов проведения.

     Совещание – это вид (или форма) делового взаимодействия людей, связанных между  собой формальными и неформальными отношениями в организационной структуре, в процессе которого вырабатывается групповое решение и распределяется ответственность за него между участниками взаимодействия.

     Итак, для чего же нужны совещания и  что они собой представляют?

     Прежде  всего, это один из видов взаимодействия руководителя с подчиненными, наиболее простой и продуктивный способ получения ответной реакции сотрудников на идеи руководителя. Совещания позволяют полностью раскрыться руководителю, показать себя с «нужной» стороны, дать исчерпывающую информацию подчиненным и узнать их мнение по этому поводу.

     Чтобы совещание имело большой успех, руководитель должен приложить немало сил. Как говорил известный философ Ф. Бэкон: «Знание – это сила…». Это значит, что руководитель для эффективного проведения совещания должен иметь много знаний, умений и навыков. Ведь совещание провести не так-то просто, как это может показаться на первый взгляд. Руководитель должен заранее продумать тематику, собрать необходимую информацию, составить план, оповестить сотрудников. Но основополагающими факторами являются правильное поведение руководителя, его умение общаться с людьми, преподносить информацию и слышать, а не просто слушать мнение окружающих.

     Основная  часть

     Определение совещания, его сущность

     Совещание – это способ взаимодействия людей, вид делового общения, основной задачей  которого является разъяснение проблем  организации, обсуждение ее успехов  и неудач, предоставление информации о текущих делах фирмы, а также  столкновение различных мнений, взглядов, позиций и выработка общего решения.

     Для того, чтобы совещание было эффективным, его сущность необходимо рассматривать в комплексе, то есть, учитывая его структуру, методы и этапы проведения. 

     Методы  проведения совещания, их типы

     Основными методами проведения совещаний являются доклад, обмен мнениями, мозговой штурм и обсуждение.

     Доклад – один участник выступает с информацией на определенную тему. Время подачи информации не должно превышать 7 минут, так как именно в данный промежуток времени человек способен воспринимать ту информацию, которую до него пытаются донести.

     Обмен мнениями – каждый участник высказывает свою точку зрения на заданную тему, что позволяет узнать мнение каждого и собрать общую картину сложившейся ситуации. Например, актуальной проблемой на предприятии является вопрос о ситуации в подразделениях за прошлый месяц (неделю), о недочетах, ошибках, которые необходимо устранить в короткие сроки. Именно такая ситуация требует столкновения различных взглядов для принятия общего решения.

     Мозговой  штурм – хаотичные высказывания участников на определенную тему, характеризующиеся отсутствием критики со стороны сотрудников. Главным достоинством данного метода является то, что все участники могут высказать все, что думают по этому поводу, при этом они не могут критиковать мнения друг друга, и вообще не имеют права говорить «нет». В этом случае руководитель выслушивает точки зрения всех участников и выбирает самые подходящие варианты, после чего анализирует их и принимает единое решение. Примером мозгового штурма может служить вопрос о том, как провести презентацию, вечеринку или другое мероприятие, и сколько денег уйдет на это.

     Обсуждение – любой участник может взять на себя ответственность по принятию решения, но не обязательно должны высказываться все. Такой метод обычно используется при повторном решении этой проблемы, когда первый созыв оказывается недостаточным.

     Также для проведения совещания необходимо определить его характер. Выделяют следующие типы совещаний:

• Учебное – его цель: дать ученикам определенные навыки и знания, повысить их квалификацию.
• Информационное – дает необходимую информацию по текущей проблеме, изучаются различные точки зрения.
• Разъяснительное – в его ходе руководство убеждает сотрудников в правильности выбранной ими тактики поведения.
• Проблемное – созывается для решения возникшей проблемы.

     В современных рыночных условиях последний  вид совещаний считается наиболее популярным. О нем и поговорим. 

     Структура совещания, этапы проведения совещания

     Структура совещания включает в себя множество компонентов. Это основные задачи и проблемы, решаемые на совещании, процесс прохождения совещания, типы коммуникаций между его участниками, способы решения проблем, результат совещания, что от этого получает руководитель, а что организация.

     Подготовку  совещания нужно  начать с определения  цели проведения совещания, его необходимости. Для этого необходимо выявить основные проблемы организации, которые требуют своевременного решения, определить задачи совещания, провести анализ и сделать вывод о том, нужно ли это совещание вообще, стоит ли его проводить, или данный вопрос можно решить более простым путем. Если совещание может оказаться бесполезным, то лучше от него отказаться. После принятия решения о проведении совещания нужно перейти к вопросу о повестке дня и о составе участников.

     При подготовке повестки дня необходимо определить цель совещания, его тему, основные вопросы и проблемы, подлежащие решению, примерные результаты, которые ждет руководство, сотрудники и организация в целом. Также на этом этапе нужно решить, кто какие роли будет выполнять, какую подготовительную работу должен провести. Можно, например, провести дополнительные совещания в подразделениях. Это тоже своеобразная подготовка к основному совещанию, благодаря которой будет легче процесс решения проблем.

     Во  время решения  вопроса о составе  участников важным критерием является компетентность участников в решаемых вопросах, то есть их осведомленность в данной области знаний. Не стоит приглашать на совещание столько людей, сколько свободных стульев в зале. Участники должны понимать, зачем их зовут и чего от них хотят. То есть приглашать нужно только тех участников, которые непосредственно относятся к кругу решаемых задач. Это значит, что ими могут быть не только руководители подразделений. Наиболее оптимальным вариантом считается соответствие количества участников количеству людей, активно принимающих участие в обсуждении вопроса. Также необходимо заранее узнать основные черты характера участников, так как среди них могут быть «молчуны», из которых порой информацию «клещами не вытянешь», но иногда мнение именно такой категории личности может оказаться самым важным, поэтому им нужно предоставить время для выражения своих мыслей. Приглашения специалистам для участия в совещании следует посылать как можно раньше. Из текста должно быть ясно видно, каковы тема и цель совещания, чтобы они могли понять, в чем суть проведения совещания, с какими проблемами им придется столкнуться.

     Следующим этапом является определение дня и недели. О дате и времени проведения совещания необходимо сообщить заранее, чтоб участники не строили других планов. Деятельность людей является самой эффективной в такие дни недели, как среда и четверг, в понедельник же и в пятницу наблюдается общий спад работоспособности. По биологическим часам в течение дня человек способен проявлять свою активность  с 11 до 12 часов в первой половине дня, и с 16 до 18 часов во второй половине дня. По данным критериям руководитель должен принять решение о дате и времени проведения совещания и сообщить об этом участникам.

     Теперь  нужно выбрать  место проведения совещания. В основном это рабочий кабинет руководителя. Однако заседание лучше созвать в специально оборудованных для этой цели помещениях. Обычно совещания проводят за квадратным столом, но это крайне неудобно. Более удобной является трапециевидная форма стола. Так все друг друга видят, а руководитель видит всех. Помещение должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и относительную влажность воздуха, а также удобную для работы мебель. На создание деловой атмосферы большое внимание оказывает размещение участников в зале. Каждый из присутствующих должен иметь возможность без труда видеть и слышать выступающего.

     Последний этап в подготовительной работе совещания  – подготовка участников совещания. Здесь предусматривается предварительное ознакомление участников с повесткой дня. Также участники должны познакомиться друг с другом, чтобы не было противоречий, так как на совещание могут прийти представители разных отделов, выражающие свои интересы. Могут присутствовать элементы борьбы за самосохранение. Чтоб таких дискуссий было меньше, участников необходимо подготовить.

     Перейдем  к продолжительности  совещания. Она не должна составлять более 1 часа, так как умственная деятельность людей способна сохраняться в течение 40 – 60 минут, после чего начинает постепенно снижаться. Участники начинают шуметь, отвлекаться, разговаривать на посторонние темы, их внимание заметно снижается. После 90 минут работы интерес к обсуждаемому вопросу исчезает полностью, люди теряют способность к адекватности. Данный этап совещания специалисты называют периодом негативной активности. Поэтому в данном случае стоит сделать 10 – 15 – минутный перерыв после 40 минут работы.

     И вот участники мероприятия собрались  в одном помещении. Совещание  еще впереди, а взаимодействие уже  началось. Люди начинают приглядываться друг к другу. И уже в первые секунды начинают складываться определенные образы. Все говорит о характере человека и о его настроении: жесты, мимика, походка, речь. Поэтому еще перед совещанием нужно проявить себя должным образом.