Проектирование процесса управления организацией (на примере ООО «Happy Story»)

     Выделяют  два основных типовых подхода  к формированию организационной  структуры:

1. Иерархический. При таком подходе главное внимание уделяется разделению работ на отдельные функции и ответственности предоставляемых работникам полномочий.
2. Органический. Его характерной чертой является групповая и индивидуальная ответственность каждого работника за общий результат.

     Структура управления ООО «Happy Story» постоянно приспосабливается к условиям внешней среды, т.е. относится к органическому типу. Поскольку прослеживаются характерные черты этого типа: гибкость, ориентация на проблемы и возможности, временное закрепление функций за группами. 

     Согласно  этому типу можно сделать вывод  о том, что организационная структура  ООО «Happy Story» является матричная. Поскольку временные проектные группы создаются для организации свадьбы, написания определённого сценария в рамках постоянно существующих подразделений. С одной стороны, непосредственный руководитель базового подразделения (службы) выделяет ресурсы и иную помощь руководителю проекта. С другой, руководитель целевой группы наделяется необходимыми полномочиями для организации работ по конкретной программе. В состав команды входят постоянные члены: директор, бухгалтер, администратор, менеджер по организации (руководитель проекта) и другие работники и специалисты.

     Преимущества  данной организационной структуры:

• Улучшение и рост информационного обмена в организации;
• Сбалансированная ориентация развития.

     Недостатки  структуры:

• Возможный рост конфликтности;
• Двойственность полномочий и подчинения.

     Организационная структура ООО «Happy Story» представлена схемой (приложения 4). 
 
 

     2.2.2 Организация взаимодействия  и полномочий 

     Управление  представляет собой многогранный процесс. Он включает в себя выработку и доведение решений до исполнителей, координацию их действий, получение и анализ информации о результатах, корректировку и другое. Всё это происходит в рамках постоянного взаимодействия субъектов управленческой деятельности: подразделений, должностных лиц. [1, с.233]

     По  характеру такое взаимодействие может быть прямым или косвенным. Если при контактах между элементами управленческой структуры отсутствует  промежуточное звено, то говорят  о непосредственном взаимодействии.

     Взаимодействие  может быть связано с решением главных либо второстепенных проблем, осуществляться постоянно или эпизодически, как преднамеренно, так и случайно. По содержанию оно бывает:

• Техническое (имеет место в рамках процессов, не относящихся к принятию решений);
• Информационное (субъекты обмениваются сведениями, необходимыми для ориентирования в ситуации выработки решений);
• Административное (передача высшими звеньями низшим полномочий и ответственности; контроль их работы; координация действий и т. д.)

     Управленческое  взаимодействие в ООО «Happy Story» основано на делегировании полномочий и является административным, так как происходит интеграция всех звеньев и уровней управленческой структуры путём их подчинения руководящему центру, то есть директору агентства. Естественно, взаимодействие между элементами управленческой структуры осуществляется посредством коммуникационных каналов. Причём осуществление взаимодействия происходит через центральные звенья: администратор, менеджер, бухгалтер, и тем самым структура является централизованной.

     Под полномочиями подразумеваются совокупность официальных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и выполнять  те или иные действия в интересах  организации. Ими наделяется подразделение  или отдельная должность в связи с выполнением возложенных на них функций. [1, с. 242]

     Какими  же полномочиями обладают сотрудники ООО «Happy Story»?

     Директор:

• организует всю работу предприятия;
• несет полную ответственность за его состояние и состояние трудового коллектива;
• представляет предприятие во всех учреждениях и организациях;
• распоряжается имуществом предприятия;
• заключает договора;
• поиск поставщиков материала;
• издает приказы по предприятию в соответствии с трудовым законодательством, принимает и увольняет работников;
• применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия;
• открывает в банках счета предприятия.

     Администратор несёт ответственность за:

• выпуск высококачественной продукции и ее совершенствование;
• разработки новых видов услуг;
• внедрение в предоставление услуг новейших достижений науки и техники;
• осуществляет контроль за комплексностью и качеством проведения услуг;
• организует контроль за качеством поступающего на предприятие сырья, материалов, так как качество  продукции является  не последним в общей оценке результатов деятельности свадебного агентства.

     Менеджер  по организации:

• поиск ресторанов (не менее чем за 4 недели до торжества);
• общение с VIP клиентурой;
• ведёт бюджетные заказы;
• в дальнейшем будет координировать работу руководителей проектов;
• является заместителем руководителя по работе с клиентами и персоналом фирмы в отсутствие руководителя;
• координирует работу поставщиков.

     Бухгалтер:

• составление отчётов и учётов;
• разработка календарных графиков работы.

     Делегирование полномочий и ответственности требует чёткого разграничения ответственности исполнителя и руководителя и определения случаев, когда работники могут принимать решения сами.

     Таким образом, успех управления определяется следующими важными обстоятельствами:

1. оптимальное количество членов группы;
2. правильный подбор участников с учётом их социального статуса, профессионального и образовательного уровня;
3. хорошим пониманием задач;
4. активным обменом информации;
5. своевременным поощрением;
6. наличием руководителя, стимулирующего творчество, которому группа всецело доверяет.

 
 
 

3. Организация реализации стратегии

 

     Стратегию, которая была поставлена перед ООО  «Happy Story»: комплексная стратегия по предоставлению услуг более высокого качества и расширение ассортимента дополнительных услуг, следует разделить на ряд тактических задач:

• комплексное изучение рынка данного региона, включая виды товара, аналогичные производимой фирмой, и структуры сбытовой сети;
• изучение потребителя в данном регионе;
• ценовая политика;
• изучение неценовых факторов конкурентной борьбы;
• создания положительного имиджа агентства;
• стимулирования объема оказываемых услуг;
• выполнение мероприятий по продвижению товара к потребителю.

     Стратегия ООО «Happy Story» имеет свой план реализации, в который входят:

• перечень основных этапов работы: создание сценариев, работа с поставщиками услуг;
• их временные рамки: от 3 до 5 дней (после обговоренных аспектов, предложений и пожеланий);
• распределение ответственности: делегирование полномочий;
• описание механизма привлечения и использования ресурсов;
• требования к персоналу и методам его мотивации;
• перечень обстоятельств, которые необходимо постоянно контролировать: сезонность бизнеса, риск, связанный с реализацией услуг, риск, связанный с политической обстановкой в стране и другие;
• ключевые критерии, позволяющие судить об успехе стратегии: положение на рынке, имидж в глазах потребителей, прибыль.

       Успех стратегии организации  определяется такими обстоятельствами, как её активность, степень открытости  организации и характер будущих  изменений.  

     2.3 Мотивация 

    Содержание  того, что в принципе способно мотивировать человека, буквально безгранично, так  как все, что произведено и  производится обществом, как в материальной, так и духовной сферах, в конечном счете, людьми, которые к неисчислимым видам деятельности побуждаются столь же разнообразной мотивацией. Описывать данный, содержательный, аспект мотивации человека, – значит воспроизводить в мотивационных терминах все разнообразие его бытия, тех задач и ролей, которые он воспроизводит, а это значит, что здесь будет отражено только частное, что само по себе не выделит существенные черты мотивации как таковой. Не намного сужает эту проблему ограничение всей многогранности мотивационного процесса мотивацией лишь трудовой деятельности.

     Человека  побуждает к активным действиям, в том числе и труду, необходимость удовлетворения различных потребностей. Одно из самых простых и распространенных определений мотивации: мотив – это внутренняя ценность выполняемой деятельности. Мотивация - это совокупность движущих сил, которые побуждают человека к деятельности, имеющей определенную целевую направленность. [1, с. 129]

    Мотивирование - это процесс воздействия на человека с целью побуждения его к определенным действиям путем пробуждения в нем определенных мотивов. [3, с. 79]

    Существует  материальная мотивация, т. е. зависит  от объёма продаж и производства, а  также от льгот, пособий; и нематериальная мотивация – продвижение по службе.

    В целом к функциям системы мотивации  в организационной структуре  можно отнести:

• интеграционная, позволяющая работать различным людям в рамках одной организации;
• обучающая, которая формирует у сотрудников навыки наиболее эффективного труда;
• адаптирующая, т.е. способствующая быстрому включению новых работников в организационные процессы.

     Основная  задача менеджера - создавать и(или) активизировать те потребности персонала, которые могут быть удовлетворены в рамках системы управления предприятия (подразделения).

    Таким образом, удалось выяснить, что мотивация выступает в организации как раз тем стержнем, который пронизывает все ее уровни, позволяет всем органам взаимодействовать между собой и обеспечивает нормальную жизнедеятельность системы в целом. 

    2.3.1. Исследование системы  мотивации в организации 

     ООО «Happy Story» уделяет внимание мотивации своих сотрудников. Действующая в организации система качества услуг предусматривает документальное оформление системы мотивации, т. е. разработана методологическая инструкция под названием «Мотивация трудовой деятельности персонала».

     Конкретная  ответственность за общее руководство трудовыми ресурсами и формирование системы мотивации в ООО «Happy Story» возложена на менеджере и бухгалтере организации. Бухгалтер  занимается определением заработной платы и льгот, т.е. разрабатывает структуру заработной платы и льгот в целях привлечения, найма и сохранения сотрудников. Менеджер является заместителем руководителя по работе с клиентами и персоналом фирмы в отсутствие руководителя.