Проектирование процесса управления организацией (на примере ООО «Happy Story»)

      Рассмотрим  важные для системы мотивации  функции:

     1. Планирование потребности в трудовых ресурсах.

     При определении целей своей организации  руководство должно также определить необходимые для их достижения ресурсы. Необходимость в деньгах, оборудовании и материалах является вполне очевидной. Потребность в людях тоже кажется  вполне очевидной.

     2. Набор

     Набор заключается в создании необходимого резерва кандидатов на все должности  и специальности, из которого организация  отбирает наиболее подходящих для нее  работников. Необходимый объем работы по набору в значительной мере определяется разницей между наличной рабочей силой и будущей потребностью в ней (будущая потребность в людях зависит от плана производства автомобилей).

     3. Определение заработной платы и льгот

     Несомненно, различные вознаграждения влияют на решения людей о поступлении  на работу, на прогулы, на решения о том, как работать, или может быть стоит вообще уйти из организации.

      Заработная  плата – это денежное вознаграждение, выплачиваемое организацией работнику  за выполненную работу.

      На  ООО «Happy Story» согласно методологической инструкции «Мотивация трудовой деятельности персонала»,  действуют виды и условия применения поощрений, помимо оклада согласно штатному расписанию, премии по итогам работы за месяц, районного коэффициента.

      Помимо  заработной платы ООО «Happy Story» предоставляет своим работникам различные дополнительные льготы. Это:

• оплаченные отпуска;
• оплата больничных;
• страхование здоровья;
• пенсионное обеспечение;
• оплата декретных отпусков;
• выделение материальной помощи нуждающимся (в случае болезни, смерти близких родственников работника и т.п.);
• предоставление льготных условий оплаты путевок в куротно-санаторные и лечебно-оздоровительные учреждения.

     4. Профессиональная ориентация и  социальная  адаптация в коллективе

     Организации используют целый ряд способов, как  официальных, так и неофициальных, для того, чтобы ввести человека в свое общество.

      Формальный  способ заключается в беседе с  директором. Он объясняет вновь поступившему служащему его обязанности, права, рассказывает о системе вознаграждения труда, в свою очередь, интересуется навыками работника, рассказывает о своих ожиданиях относительно работы нового служащего.

      В процессе работы новому служащему приходится сталкиваться с другими сотрудниками. Из неофициального общения новые  работники узнают каковы реальные шансы  на продвижение по службе и рост вознаграждения.

      5. Оценка результатов деятельности

     Следующим шагом после того, как работник адаптировался в коллективе и  получил необходимую подготовку для эффективного выполнения своей  работы, будет определение степени  эффективности его труда: насколько эффективно каждый работник выполняет делегированные ему обязанности.  

     2.3.2. Рекомендации по  совершенствованию  процесса мотивации  при реализации  стратегии

     Мотивация играет важнейшую роль в структуре  организации. Она пронизывает все сферы организационных взаимодействий, ее можно представить в качестве кровеносной системы организации, которая позволят всем остальным органам нормально функционировать, снимая противоречие между общественными и индивидуальными потребностями в организации, она исполняет такие значимые функции в организации, как интеграционная, обучающая и адаптирующая.

      Пассивность и равнодушие персонала не в последнюю  очередь связаны с недостаточной  психологической компетентностью  самих руководителей, недооценивающих  важность мотивирования подчиненных, а главное — практически не владеющих приемами мотивирования.

     Для того, чтобы ООО «Happy Story» развивалась по направлению выбранной стратегии нужно использовать следующий мотивационный механизм:

     1. Мотивировать сотрудников, зная их мнение, нужно учитывать их представление об эффективной работе. Желательно, чтобы сотрудникам предоставлялась при этом возможность профессионального развития и творческого таланта, ведь каждое свадебное представление должно быть индивидуальным.

     2. Повышение поощрений, таких как премии, увеличение количества  ценных подарков, а также предоставление дополнительных льгот: оплачиваемые отпуска, оплата больничных, страхование здоровья, пенсионное обеспечение, выделение материальной помощи нуждающимся (в случае болезни и другое). Тем самым будет расти положительный имидж агентства.

     3. За счёт эмоциональной поддержки  руководителя, в частности, признание и похвала за выполненную работу.

     4. Не в зависимости от спроса  клиентов придать уверенность сотрудникам в том, что спрос не повлияет на их работу. Тем самым уверенность способствует успеху, а пришедший успех закрепляет и усиливает профессиональную уверенность.

      Рассмотрев  систему мотивации на ООО «Happy Story», удалось выяснить, что при хорошо проработанной системе внешних стимулов, имеет место малый успех мотивации. Таким образом, задача руководства — сделать структуру профессиональной мотивации работающих в организации людей более зрелой и устойчивой, способствовать гармонизации интересов компании и отдельных работников, посредством усиления внутреннего мотивирования людей. 

     2.4  Контроль 

     Контроль - это процесс, обеспечивающий достижения целей организации. Он необходим  для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем  они станут слишком серьёзными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности. Контроль является процессом установления отклонений от предусмотренных величин и действий людей в процессе труда. Контроль имеет двоякий характер, с одной стороны – это элемент каждой общей функции менеджмента, с другой - это самостоятельная функция управления, так как деятельность по контролю представляет собой её  самостоятельный вид. Как и другие функции управления, контроль подразделяется на несколько видов:

1. По времени осуществления контроль делится на: предварительный, текущий и заключительный.
2. По масштабам контроля: полный и выборочный.
3. По целям контроль различают на оперативный и стратегический.

     Контроль  оказывает сильное влияние на поведение системы. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированным на них, т. е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. [1, с. 371]

     Технология  контроля осуществляется по следующей  схеме:

• выбор концепции контроля (система, процесс, частная проверка);
• определение целей контроля (целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля);
• установление норм контроля (этические, производственные, правовые);
• выбор методов контроля (диагностический, терапевтический, предварительный, текущий, заключительный);
• определение объема и области контроля (сплошной, эпизодический, финансовый, качества продукции).

 

1. Исследование  системы контроля в организации

 

     Организация знает, как важно качество услуг, предоставляемых клиентам. Свадебное агентство следит за качеством этих услуг, никогда не ставит эксперименты на клиентах, предлагают только проверенные товары и услуги на свадебном рынке.

     ООО «Happy Story» имеет сертификат качества предоставляемых свадебных услуг.

     Руководители  проектов агентства регулярно участвуют в контрольных сборках, имеют возможность увидеть все существующие недостатки и принять оперативные меры для их устранения. Все претензии от клиентов проходят тщательный анализ, выявляются общие замечания и по ним принимаются решения. Агентство всегда подписывает с клиентами сразу после окончания торжества акт сдачи-приёма по всем заказанным позициям: цветам, ведущему, фейверку и другое, что является неотъемлемой частью контроля в организации.  С этим документом в непредвиденных ситуациях смело можно требовать от клиента оставшуюся часть стоимости оказанных услуг. Так, например, бывают случаи, что в момент, когда на сцене был артист, клиент был занят чем-то другим, а потом просит вернуть назад деньги, доказывая, что номер исполнен не был. В этом случае, документ, подписанный представителем заказчика, на празднике будет доказательством правоты агентства.

     По  итогам контроля в агентстве обязательно  следует поощрение, а если необходимо, то и наказание.

     В ООО «Happy Story» предварительный контроль используется в 3-х ключевых областях: по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. В области человеческих ресурсов предварительный контроль достигается за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и профессиональных людей. Основными средствами предварительного контроля в области человеческих ресурсов являются следующие: установление среднего допустимого уровня образования и стажа работы в данной области, проведение тестов и собеседований с целью определения профессиональной пригодности и психологических качеств нанимаемого работника в период перед его наймом.

     Кроме человеческих ресурсов, ООО «Happy Story» осуществляет обязательный предварительный контроль используемых им материальных ресурсов. В данной области контроль осуществляется на основе разработанных стандартов минимально допустимых уровней качества. С целью обеспечения данного соответствия в данной организации используется аккредитивная форма расчетов с поставщиками, позволяющая не оплачивать и возвращать некачественные материальные ресурсы.

     Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов, используемым ООО «Happy Story», является бюджет.

     Для осуществления текущего контроля деятельности магазинов в ООО «Happy Story» используется специальная компьютерная система, позволяющая осуществлять учет материальных запасов, прослеживать объем продаж по каждой услуге.

     В ООО «Happy Story» может быть принята практика заключительного контроля результатов работы организации за год, в соответствии с которой в конце каждого года проводится расширенное совещание руководителя компании администратором, менеджером по организации и бухгалтером по поводу достижения намеченных годовых целей, обеспечивающих поддержку целей стратегического плана. Эта процедура позволяет руководству агентства оценить, насколько реалистичны составленные планы, а также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.

     Таким образом, контроль осуществляется прежде всего не ради выявления проблем как таковых, а для их успешного разрешения и достижения конкретных результатов. 

     2.4.2. Рекомендации по  совершенствованию  контроля над реализацией стратегии 

     Для того, чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу в ООО «Happy Story» предлагаются следующие рекомендации по совершенствованию контроля над реализацией стратегии, для того, чтобы обеспечить достижение целей организации:

     1. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, то есть основываться на стратегию организации: расширение рыночной доли. При этом должны учитываться отзывы и предложения клиентов.

     2. Контролируя спрос на рынке свадебных услуг необходимо пересмотреть цены на услуги и качество обслуживания. Контроль должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.

     3. Контроль должен быть своевременным. Проведение свадебного мероприятия должно проходить в назначенные сроки для того, чтобы не было жалоб и претензий со стороны клиентов.

     4. Экономичность - как одна из характеристик эффективности контроля. Контролировать увеличение эффективности деятельности свадебного агентства необходимо, чтобы затраты, совершаемые организацией, приводили к увеличению преимуществ организации и её доходов. Затраты средств должны приближать организацию к поставленным целям.