Организация управления строительной фирмой

            Попытаемся рассмотреть основные  тенденции в разработках АСУД.     Прежде всего отметим, что для  создания полноценного продукта  важен именно системный подход, который позволяет после внедрения  АСУД говорить о комплексном  решении задачи документационного обеспечения управления в организации.

            Вторая характеристика системы  - специализированная это система  или система общего назначения? То есть, разработана ли система  специально для ДОУ или же  наряду с другими назначениями  она может быть приспособлена для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ?

            В третьих, важное значение  для потребителя имеет стоимость  системы и масштаб организации,  в которой ее можно применить,  объем документооборота.

            При выборе потребителями необходимой системы прежде всего следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД. На наш взгляд, можно выделить такие категории потребителей:

     1) сложные иерархические структуры  (министерство, ведомство, корпорация, банк и т.п.);

     2) территориальные органы управления (администрации городов, субъектов  федерации, муниципалитета и т.п.)

     3) коммерческие и некоммерческие  организации среднего и низшего  уровня.

            Разумеется, вышеприведенная систематизация  носит условный характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей АСУД. Для каждой из названых групп потребителей существует целый ряд предложений.

            Например, для министерств и ведомств  предназначаются разработки компаний "Электронные офисные системы", "Весть", "Анкей", "Ланит" и других, для второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании "Гранит-Центр", НТЦ Института развития Москвы. Больше всего разработок предназначено потребителям третьей категории организаций. Здесь можно обратить внимание на продукты фирм "Интертраст", "АйТи", "Оптима", "Центринвестсофт" и других⁴.

            Одним из продуктов, отвечающим  практически всем требованиям  делопроизводственной практики, является  система Дело-96 и ее последующие  модификации, разработанные компанией "Электронные офисные системы". Эта система отвечает традициям отечественного делопроизводства и учитывает существующие нормативно-методические требования, предъявляемые к такого рода системам.

            Несколько другой подход к  проектированию АСУД выбрали специалисты Inter Trust, которые используют в своих разработках технологии Lotus. В широкой гамме разработок фирмы достойное место занимают системы документационного обеспечения управления. Первым продуктом компании этого направления стала система документационного обеспечения "Office Media".

            Комплект баз данных "Office Media" работает в среде Lotes Notes и обеспечивает  автоматизацию делопроизводства  и организационно-управленческой  деятельности предприятий и организаций.  Пользователями системы могут выступать такие подразделения государственных и коммерческих структур, как службы: документационного обеспечения, контроля исполнения документов, информационной поддержки внешних контактов организации, управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции и другие.

            Новым словом компании Inter Trust является  недавно разработанная так называемая "корпоративная система электронного  документооборота и автоматизации  делопроизводства".

            Еще одним примером АСУД можно  назвать разработку Государственного научно-производственного предприятия "Гранит-Центр" системы автоматизированного документооборота и делопроизводства организации "Гран-Док", которая достаточно хорошо известна в московских муниципальных структурах управления.

            Назначением системы является автоматизация основных процессов обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации до списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота организации.

            Использование оригинальной технологии  обработки документов помогает  более рационально вести документооборот  в организации и обеспечивает  мониторинг исполнительской дисциплины.

       Требования  к системе управления документации.     Можно сформулировать определенные требования к современной системе управления документации в организации.

            Прежде всего, АСУД должна выполнять  все задачи документационного  обеспечения управления в полном  объеме: подготовку документов, их  регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.

            Система должна быть построена  на единых методологических принципах,  программно-технических и технологических  решениях и в рамках действующих  организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

            АСУД должна обеспечить полноценное  использование (интегрирование) накопленного  информационного ресурса и реализовывать  принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

            АСУД в современных условиях  должна быть способна к расширению  по определенным компонентам  (количество технических устройств  и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей)  и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

            Актуальной остается задача организационного  и кадрового обеспечения решения  многоаспектной проблемы ДОУ. 

            В значительной степени эта  задача может быть решена путем  системы повышения квалификации специалистов и выработки соответствующих образовательных стандартов (программ). Целесообразно создание базового центра повышения квалификации при ВНИИДАД, а также укрепить профессиональное объединение документоведов в секции документоведения и делопроизводства Российского общества историков-архивистов⁵.

            Первостепенным является также  вопрос об усилении координирующей  роли Росархива и его структур  как органов, ответственных за  состояние управленческой документации, обеспечение сохранности, научного и практического ее использования, в том числе за счет более точного определения компетенции и полномочий Росархива по координации научно-исследовательских работ в области ДОУ, а также иных федеральных органов власти по отношению к упорядочиванию собственной документации; соблюдению действующих нормативов; обеспечению своевременной передачи документов постоянного срока хранения в государственные архивы, обеспечению соответствующего нормативам управления документацией в учреждениях и предприятиях своей системы.  

       2.1 Структура организации  управления строительной  фирмы. 

       В   современной   социально-экономической  обстановке в   условиях   поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в  мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения   управления   , при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты.

       Строительные    тресты и управления являются основными  производственными организациями    строительного    комплекса  и соответственно основными звеньями информационной цепи. К строителям поступает основной объем информации от заказчиков, проектных организаций и субподрядчиков, в    строительных    организациях формируются показатели фактического выполнения работ, которые служат основой для финансовых взаиморасчетов.

       Упрощенная  схема информационного обмена выглядит следующим образом. В генподрядную организацию, ответственную за возведение объекта, поступает проектно-сметная  и другая техническая документация. Центральное место в ней занимает смета, содержащая перечень работ на объекте, необходимые для их выполнения ресурсы с нормативами использования и стоимость работ в базовых ценах. Полученная из проектной организации смета, как правило, требует корректировки (уточнения состава и объема работ, привязки к конкретным условиям объекта). Такая корректировка выполняется силами специалистов    строительных    организаций. В последнее время    строительные    организации разрабатывают своими силами сметы на относительно простые объекты. На основании составленных смет формируются акты выполненных работ, заказываются и списываются материалы, составляются разнообразные плановые и фактические сводные показатели, производится учет оплаты авансов и выполненных работ, осуществляются взаиморасчеты с заказчиком и соисполнителями. Следовательно, составление (корректировка) смет, их последующая обработка и передача полученной информации в другие прикладные программы является основой для планирования и управления производственной и финансовой деятельностью    строительной    организации.

       Таким образом, автоматизированная система  составления смет должна обеспечивать решение следующих основных задач: получение и корректировка готовых  смет; выпуск смет собственными силами; составление и ведение нормативно-сметной  базы данных по выполняемым работам; выпуск актов выполненных работ с пересчетом цен в текущие.

       Для решения этой задачи НТЦ "Гектор" разработал программу "Сметчик-строитель", которая успешно эксплуатируется  во многих    строительных    организациях.

       Программа использует индексный и ресурсный методы формирования смет с возможностью определения стоимости работ и материалов в текущих ценах. Основное отличие данной программы от распространенных систем автоматизированного выпуска смет АВС-РС, АВеРС, СВС, РИК и т.п.- связь с задачами поставок и списания материалов, календарным планированием, учетом фактического выполнения работ, взаиморасчетами с заказчиками и субподрядчиками. В программе реализована возможность непосредственной загрузки смет, рассчитанных в проектных организациях в системах АВС-РС, АРС, АВеРС, что значительно облегчает строителям последующую корректировку смет, выпуск актов выполненных работ, индексацию стоимости работ и т.д. Программа проста в эксплуатации и позволяет пользователю формировать собственную нормативную базу, учитывающую специфику выполняемых работ.

       Программа позволяет:

• создавать, хранить и корректировать нормативную базу сметных расценок, используемых в данной организации; при поставке системы обеспечивается предварительная загрузка нужными заказчику разделами нормативной базы - московской, московской областной, российской; в процессе составления смет эта база может пополняться;

• формировать, рассчитывать, корректировать сметы одноуровневой структуры (локальные сметы); возможна разбивка смет на разделы;

• формировать объектные сметы на основании составленных локальных смет;

• формировать акты выполненных работ за месяц на основании составленных смет или без них (расчет по факту); выводить остатки сметной стоимости;

• формировать ведомости потребности или списания материалов;

• учитывать стоимость материалов по договорным ценам (сверх или вместо сметной расценки);

• использовать при расчете смет или актов выполненных работ индексы (коэффициенты) стоимости работ по отношению к ценам 1984 г.; коэффициенты могут применяться как к работам, так и к разделам сметы и акта; коэффициенты пересчета сметной стоимости для Москвы, выпускаемые Моспроектом-1, могут автоматически загружаться в программу с дискет; возможна индексация в цены 1991 г.