Организация управления строительной фирмой

       Анализ  системы планирования:

• Взаимодействие планов: продаж - производства - прибыли - финансов - инвестиций;
• Оценка эффективности существующего механизмов формирования бюджета и контроля исполнения бюджета, адекватность системы сбора и обработки данных и первичных форм;

       В зависимости от сложившейся ситуации количество блоков исследования может  быть различным. По желанию клиента  может быть проведен углубленный  анализ по любому из представленных блоков вопросов. 

       Служба маркетинга может быть организована в четырех основных вариантах структур - функциональная структура, структура , ориентированная на товары, на рынки и региональная структура. Выбор той или иной структуры опосредован особенностями производственной и сбытовой деятельности предприятия, ассортиментом выпускаемой продукции, расположением обслуживаемых клиентов предприятия и т.п. Однако, на практике наибольший интерес представляет взаимодействие службы маркетинга с другими службами предприятия и ее роль и место в структуре управления предприятием.

       Создание  на предприятии службы маркетинга потребует  соответствующего изменения организационной  структуры управленческих служб  и установления новых функциональных связей между подразделениями предприятия. Возможный вариант структур управленческих служб предприятия, ориентирующего свою деятельность на маркетинг, представлен на рис⁷.

       Организационно  служба маркетинга должна быть подчинена  непосредственно директору предприятия, что обеспечивает независимость  ее положения по отношению к другим подразделениям и объективную оценку возможностей предприятия при разработке его маркетинговой политики. В своей деятельности служба маркетинга должна взаимодействовать с подразделениями предприятия, участвующими в достижении его производственно-коммерческих целей.

       Рис. 1.  Взаимодействие службы маркетинга с  подразделениями  предприятия

       При взаимодействии с отделом главного конструктора и главного технолога служба маркетинга предоставляет следующие данные:

       - количественные и качественные  требования потенциальных и существующих  потребителей новой продукции;

       - план мероприятий по коммерческой  реализации и техническому обслуживанию  продукции;

       - стоимостные ограничения на цену изделия, определяемые рынком и производителями аналогичной продукции.

       Конструкторские и технологические отделы взаимодействуют  со службой маркетинга по всем вопросам, связанным с оценкой продуктивности новых решений по разработке и производствуперспективной продукции, и обеспечивают службу маркетинга сведениями:

       - о реальном состоянии и возможностях  предприятия в области конструирования  новой техники и технологии;

       - об уровне квалификации специалистов;

       - о конструкторских, ресурсных и прочих ограничениях;

       - о прочих факторах, влияющих на  эффективность работы службы  маркетинга.

       Взаимодействие  службы маркетинга с отделом технического контроля осуществляется по вопросам повышения качества и надежности продукции.

       С экономическими    отделами    и бухгалтерией служба маркетинга предприятия взаимодействует при:

       - разработке планов внедрения  передовой техники;

       - организации производства;

       - определении экономической эффективности  новой продукции и технологии;

       - анализе работы предприятия;

       - разработке перспективных и текущих  планов социально-экономического  развития предприятия.

       Взаимодействие  службы маркетинга с    отделом    материально-технического    снабжения    осуществляется при подготовке договоров  на приобретение необходимой для производства материально-технической продукции и управления ее запасами.

       Взаимодействие  с ОАСУП (   отдел    автоматизированных систем управления производством) осуществляется по вопросам организации и ведения  автоматизированных коммерческих баз  данных, проведения расчетов, обеспечивающих процесс конъюнктурно-экономических исследований.

       C юридическим    отделом    служба маркетинга взаимодействует  по вопросам правового обеспечения  производственно-коммерческой деятельности  предприятия.

       В соответствии с основными направлениями деятельности служба маркетинга ряд функций своих подразделений может выполнять во взаимодействии с внешними предприятиями и организациями (специализированные организации по маркетинговым исследованиям и т.д.).

       В последнее время в строительстве нашли широкое применение программы автоматизации сметных расчетов, однако управление финансами в строительстве далеко не исчерпывается составлением и расчетом   строительных   смет и выпуском на их основе актов выполненных работ (процентовок).

       Строительство является весьма специфической отраслью, и автоматизированные системы управления должны учитывать основные его особенности. Как правило, расчеты в строительстве происходят за возводимый объект. На одном объекте может быть несколько организаций-исполнителей работ, одна   строительная   организация может выполнять работы на нескольких объектах, по разным объектам данная организация может быть как генподрядной, т.е. отвечать за объект в целом и вести с заказчиком и с другими исполнителями все расчеты, так и субподрядной - выполнять определенный набор работ и получать оплату за них от генподрядной организации, в том числе и от своей вышестоящей. Заказы на возведение объектов определенным образом ранжируются (федеральные, муниципальные, ведомственные, контрактные) и сведения о их выполнении должны формироваться в соответствующих разрезах. По объектам могут быть получены авансы (например, для оплаты материалов), полученные авансы необходимо учитывать в дальнейших взаиморасчетах между участниками строительства.

       Планово-экономическим  и финансовым подразделениям   строительных   организаций необходимо разбираться в этой довольно запутанной картине, проводить учет, анализ и  на этой основе принимать рациональные решения по управлению финансовыми  операциями. Представляется, что значительно облегчить эту работу могут автоматизированные системы, реализующие следующие основные функции.

       В разрезе возводимого объекта  необходимо обрабатывать все составленные сметы, расшифровывать сметную стоимость  по отдельным работам, отслеживать выполненные в соответствии с оформленными актами объемы работ с их возможной расшифровкой по отдельным работам, составлять суммарные акты по выполненным объемам работ за месяц в разрезе генподряда и субподряда. Должен формироваться план выполнения работ с учетом фактически произведенной оплаты. Показатели по объекту необходимо получать в разрезе субподрядных организаций, причем все акты по данному субподрядчику должны попадать в общий список актов по объекту и, наоборот, если данные по субподрядчику введены в общие акты по объекту, то должна быть возможность сформировать акты по этому субподрядчику. Необходимо сортировать виды выполняемых заказов и типы пообъектных договоров: генподрядных, прямых и субподрядных.

       При работе с организациями следует выделять вышестоящих заказчиков, заказчиков просто, подрядчиков вышестоящих и подрядчиков на выполнение определенных комплексов работ.

       Для планово-экономических и финансовых служб   строительных   организаций  необходимо оперативно формировать  акты выполненных работ за месяц на основании составленных смет или без них (расчет по факту) по собственным силам и по субподрядчикам в базовых и реальных ценах с учетом аванса, услуг, выпускать суммарные акты по всем выполненным за месяц работам; составлять реестр выполненных работ (генподряд, субподряд, собственные силы); определять фактически произведенную оплату по авансам и актам выполненных работ; формировать планы выполнения по объектам, по субподрядчикам и в целом по организации; составлять справки о стоимости выполненных работ по заказчику, расшифровывать выполненные на объекте работы и т.д.

       На  основании обработки полученных документов должны формироваться как  плановые, так и фактические сводные  показатели: объемы работ по объектам и исполнителям, фактическая оплата работ по организации за период, данные по взаиморасчетам с заказчиками и субподрядчиками, распределительные письма, показывающие, какие суммы из причитающихся генподрядчику за данный период времени, необходимо перечислить субподрядным организациям-соисполнителям, накопительные ведомости, показатели задолженности подрядчиков и заказчиков и т.д.

       Автоматизация поставленных учетных задач и  последующий анализ всей информации по выполняемым   строительной   организацией работам позволит службам   управления   подготовить, а руководителям на этой основе принять своевременные и обоснованные решения, и в результате добиться даже в сложных   современных     условиях   стабилизации своего финансового состояния⁸.

       Планирование  и учет фактического выполнения работ  по строительству объектов на различных уровнях управления (СУ, трест) можно осуществлять с помощью программы "С-План", разработанной НТЦ "Гектор". В программу вводятся данные актов выполненных работ, рассчитанных в программе "Сметчик-строитель" в разрезах генподряда, субподряда, а также полученные авансы, удерживаемые с субподрядчиков услуги, данные по фактической оплате.

       Программа позволяет:

• выпускать суммарные акты по всем выполненным за месяц работам;
• настраиваться на различные способы расчета дополнительных начислений (накладные расходы, плановые накопления и др. по желанию пользователя);
• отслеживать фактически произведенную оплату по авансам и актам выполненных работ;
• составлять реестр выполненных работ (генподряд, в том числе субподряд, собственные силы);
• формировать планы выполнения по объектам, по субподрядчикам и в целом по организации;
• составлять справки о стоимости выполненных работ по заказчику, распределительные письма, расшифровывать выполненные на объекте работы;
• проводить расшифровку стоимости выполненных работ. На основании обработки полученных документов можно формировать как плановые, так и фактические сводные показатели: объемы работ по объектам и исполнителям, фактическую оплату работ по организации за период, данные по взаиморасчетам с заказчиками и субподрядчиками и т.д.

       Получаемые  финансовые показатели могут быть увязаны  с информацией, обрабатываемой в  системе бухгалтерского учета.

       Многообразие  применяемых в строительстве  отчетных форм приводит к необходимости  разработки программ, ориентированных на применение в тех или иных структурных подразделениях организации. Так, для нужд плановых служб на различных уровнях управления (СУ, трест) разработана программа "Учет выполнения". В программу вводятся характеристики возводимых объектов, включая структуру выполняемых работ (госзаказ, прямые договора, капитальный ремонт, новое строительство и т.д.), объемы фактического выполнения по генподряду и субподряду, данные по проведенной оплате (в том числе по оплате выполнения работ, оплате материалов по счетам). Программа позволяет получать следующие основные выходные формы:

• сведения о задолженности заказчиков и подрядчиков;
• ведомости выполнения работ в соответствии со структурой работ;
• накопительные ведомости выполнения, оплаты работ и задолженности заказчиков .

       Получаемая  в программе информация также  связана с системой бухгалтерского учета.

       С точки зрения теории управления проектами  современное строительство представляет собой сложную динамическую систему, нуждающуюся в постоянном регулировании  в связи с изменяющимся состоянием. Управление инвестиционно -  строительной   деятельностью в настоящее время у нас в стране сильно осложнилось из-за неразвитости цивилизованных рыночных отношений, экономической нестабильности, несоответствия старой организационной структуры новым экономическим отношениям и т.д. К числу таких негативных факторов следует отнести и недостаточную информационную поддержку и несогласованность информационных потоков на разных стадиях инвестиционно -  строительной   деятельности.

       На  стадии реализации проекта состав обрабатываемой информации определяется в основном уровнем управления, по сути нет передачи и агрегирования информации от уровня к уровню, т.е. отсутствует мониторинг проекта. 

       Для решения задач проектирования и  управления строительством необходимо использовать современные методы управления сложными инвестиционными проектами на основе иерархических систем моделей, позволяющих получать и обрабатывать информацию о текущем состоянии проектов и выполняемых программ на данный момент, прогнозировать их возможное развитие и вносить корректирующие изменения на всех уровнях управления.