Организация управления строительной фирмой

Анализ   разработанных   автоматизированных   систем,   функционирующих    в строительной   отрасли показал, что в большинстве случаев разработанные системы управления "зависали" на верхних  уровнях  руководства  министерств, объединений, трестов и   строительно  -монтажных управлений,  не  доходя  до рабочих мест и   строительных   бригад. Интеграция верхних и нижних  уровней управления,  реализация  всех  функций  управления   (планирования,   учета, оценки, регулирования и стимулирования) и целенаправленное воздействие  всей системы управления на рабочие места долгие  годы  не  находили  комплексного внедрения  на  всех  этапах  создания   бригадами   готовой     строительной продукции, что "распыляло" информационные ресурсы при управлении и  создании АСУ. В то же время  информационные  ресурсы    строительного    производства являются таким же богатством, как и материальные  ресурсы  (металл,  цемент, лес  и  др.)  и  эффективность  промышленной   эксплуатации   информационных ресурсов, как  одной  из  интегрированных  систем,  все  в  большей  степени определяет экономическую эффективность капитального строительства  в  целом. С.о.т.   и   разработка   новой   информационной   технологии     управления строительными   бригадами  в    условиях      современных    организационно- экономических  преобразований  и   технологических   инноваций   на   основе комплексной увязки функций    управления   ,  планирования,  учета,  оценки, регулирования  и  стимулирования  производства,   применения   разработанных методов и моделей подготовки и   управления    производством    строительных

 работ,  а  также  рациональной  интеграции  с  верхними  уровнями  иерархии управления     строительством   обеспечивает    возможность    качественного повышения эффективности капитального строительства.

             С  проблемой  электронного  документа  тесно  связана   проблема

электронного документооборота, автоматизации ДОУ.

            В настоящее время  различными  фирмами  разработано  и   внедрено

большое число автоматизированных  систем  управления  документацией  (АСУД), характеризующихся специфическими подходами  и  компьютерно-коммуникационными средствами  реализации.  К  сожалению,  в   этих   разработках   отсутствует унифицированная  терминология.  Продукция  фирм  разработчиков  носит  такие названия как: система автоматизации документооборота,  компьютерная  система автоматизации  делопроизводства  и  документооборота,   система   управления делопроизводством,   распределенная    система    управления    документами,

электронный  архив  и  т.п.  Разнообразие  в   названиях   разработанных   и

разрабатываемых  систем  говорит  лишь  о  том,  что  сегодня  эта   область

информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно  сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие  разработки  или побочный продукт при решении других более сложных задач.

            Тем не менее, число АСУД  растет достаточно быстро. Примерно  30-

40 компаний  регулярно участвуют в конференциях  DOCFLOW  и  предлагают  свои разработки потребителям. Это, конечно самые крупные  разработчики,  задающие уровень технико-технологических решений. Известно  также,  что  многие  АСУД разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и  на  рынок  не выставляются.

            К сожалению, в этом секторе  информационной  индустрии,  несмотря

на  очевидную необходимость,  не  отлажена  система  мониторинга  разработок, появляющихся  на  рынке,  нет  также  и  четко  функционирующей  системы  их лицензирования и  сертификации.  Редкими  являются  обзоры  специалистов  по системам данного типа в ведущих компьютерных и информационных  изданиях,  не говоря  уже  об  изданиях  для   делопроизводства   и   архивов.   Последние опубликованные обзоры заслуживают одобрения, хотя  и  критериальный  ряд,  и

оценочные показатели, и применяемая терминология с  точки  зрения  теории  и практики  документоведения  не  оптимальны.  Ни  одна   из   участвующих   в сравнительном анализе систем  не  тестируется  на  соответствие  действующим стандартам и правилам работы с документами,  не  сопоставляются  затраты  на внедрение той или иной системы с получаемыми прямыми и  косвенными  выгодами (не говоря уже об экономическом эффекте).

             Очевидно,  что  этой  работой   следует  заниматься  независимым

экспертам, например ВНИИДАД, для более квалифицированной  оценки  достоинств или недостатков той или иной АСУД.

            Попытаемся рассмотреть основные  тенденции  в  разработках   АСУД.

 Прежде  всего отметим, что для создания полноценного продукта  важен  именно системный  подход,  который  позволяет  после  внедрения  АСУД  говорить   о комплексном  решении  задачи  документационного  обеспечения  управления   в организации.

            Вторая характеристика системы  - специализированная  это  система

или система  общего назначения? То есть, разработана  ли  система  специально

для ДОУ  или же наряду с другими назначениями она  может  быть  приспособлена для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ?

            В третьих,  важное  значение  для  потребителя  имеет   стоимость

системы  и  масштаб  организации,  в  которой  ее  можно  применить,   объем

документооборота.

             При  выборе  потребителями   необходимой  системы  прежде  всего

следует учесть, для  какого типа управленческой структуры  подбирается  АСУД.

На наш взгляд, можно выделить такие категории  потребителей:

           1) сложные иерархические структуры (министерство,  ведомство,

       корпорация, банк и т.п.);

            2) территориальные  органы  управления  (администрации  городов,

       субъектов федерации, муниципалитета  и т.п.)

            3) коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего

       уровня.

             Разумеется,  вышеприведенная   систематизация   носит   условный

характер, однако она в основном поглощает  основные типы  потребителей  АСУД.

Для каждой из названых групп потребителей существует целый ряд  предложений.

            Например, для министерств и ведомств  предназначаются  разработки

компаний "Электронные офисные системы", "Весть", "Анкей", "Ланит" и  других, для второй категории  потребителей  наиболее  известны  разработки  кампании "Гранит-Центр", НТЦ Института развития  Москвы.  Больше  всего разработок предназначено  потребителям  третьей  категории  организаций.  Здесь   можно обратить  внимание  на  продукты  фирм   "Интертраст",   "АйТи",   "Оптима", "Центринвестсофт" и других.

            Одним из  продуктов,  отвечающим  практически  всем  требованиям

делопроизводственной  практики, является система  Дело-96  и  ее  последующие модификации, разработанные  компанией  "Электронные  офисные  системы".  Эта система  отвечает  традициям  отечественного  делопроизводства  и  учитывает существующие  нормативно-методические  требования,  предъявляемые  к  такого рода системам.

             Несколько  другой  подход   к   проектированию   АСУД   выбрали

специалисты Inter Trust, которые используют в своих разработках технологии Lotus. В широкой гамме разработок фирмы достойное место занимают  системы документационного обеспечения управления. Первым  продуктом  компании  этого направления стала система документационного обеспечения "Office Media".

            Комплект баз данных "Office Media" работает в среде Lotes  Notes

и   обеспечивает   автоматизацию    делопроизводства    и    организационно-

управленческой  деятельности  предприятий  и   организаций.   Пользователями системы могут выступать такие подразделения государственных  и  коммерческих структур, как службы:  документационного  обеспечения,  контроля  исполнения документов,  информационной   поддержки   внешних   контактов   организации, управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции и другие.

            Новым словом компании Inter Trust является  недавно разработанная

так  называемая  "корпоративная  система  электронного  документооборота   и автоматизации делопроизводства".

              Еще   одним   примером   АСУД   можно    назвать    разработку

Государственного   научно-производственного    предприятия    "Гранит-Центр" системы автоматизированного документооборота и делопроизводства  организации "Гран-Док", которая достаточно хорошо известна  в  московских  муниципальных структурах управления.

            Назначением системы является  автоматизация  основных  процессов

обработки документов: учет, фиксация  пути  прохождения  от  регистрации  до списания в дело, контроль каждого этапа  рассмотрения  документа,  получение справочной информации о документах, анализ документооборота организации.

             Использование  оригинальной  технологии  обработки   документов

помогает  более  рационально   вести   документооборот   в   организации  и

обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.

       Требования   к    системе    управления    документации.        Можно

сформулировать  определенные  требования  к  современной  системе  управления документации в организации.

            Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения  управления  в  полном   объеме:   подготовку   документов,   их регистрацию, контроль  за  исполнением,  поиск  документов,  их  хранение  и справочную работу по массиву документов.

             Система должна  быть  построена на  единых   методологических

принципах, программно-технических  и  технологических  решениях  и  в  рамках действующих   организационно-правовых   условий   в   виде    отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

               АСУД    должна    обеспечить    полноценное     использование

(интегрирование)  накопленного  информационного   ресурса   и   реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного  использования  как подокументно,   так   и   фактически.   Система   также   должна    помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри  организации, обеспечивая необходимую степень защиты  информации  от  несанкционированного доступа.

            АСУД в современных условиях  должна быть способна к расширению  по определенным компонентам (количество  технических  устройств  и  технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и  уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

             Актуальной  остается  задача   организационного   и   кадрового

обеспечения решения  многоаспектной проблемы ДОУ.

            В значительной  степени  эта   задача  может  быть  решена  путем

системы повышения  квалификации  специалистов  и  выработки  соответствующих образовательных  стандартов  (программ).  Целесообразно  создание   базового центра   повышения   квалификации   при   ВНИИДАД,    а    также    укрепить профессиональное объединение  документоведов  в  секции  документоведения  и делопроизводства Российского общества историков-архивистов.

            Первостепенным является также  вопрос об усилении  координирующей роли Росархива и  его  структур  как  органов,  ответственных  за  состояние управленческой   документации,   обеспечение   сохранности,    научного    и практического  ее  использования,  в  том  числе  за  счет   более   точного определения  компетенции  и  полномочий  Росархива  по  координации  научно-исследовательских работ в области ДОУ,  а  также  иных  федеральных  органов власти по отношению к упорядочиванию  собственной  документации;  соблюдению действующих  нормативов;  обеспечению  своевременной   передачи   документов

постоянного   срока   хранения   в   государственные   архивы,   обеспечению

соответствующего  нормативам  управления  документацией  в   учреждениях   и предприятиях своей системы.

 

          1.2. Структура организации управления строительной фирмы.

 

       В   современной    социально-экономической   обстановке  в    условиях

поиска  оптимальных  путей  информатизации  общества  и  вхождения  России  в мировое  информационное  пространство  первостепенное  значение  приобретает решение многоаспектной проблемы документационного  обеспечения    управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов  и документооборота  приобретают  нормативный   или   упорядоченный   характер. Приоритетными  следует  сегодня   признать   документоведческие,   правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты.