Оценка эффективности предложений по совершенствованию организации труда

 

Содержание

 

Введение

В условиях становления  рыночной экономики в нашей стране особое значение приобретают вопросы  совершенствования организации  труда, позволяющие повысить социально-экономическую эффективность предприятия.

Участие человека в экономической деятельности характеризуется  его потребностями и возможностями  их удовлетворения, которые обусловлены  характеристиками человеческого потенциала: здоровьем, нравственностью, творческими способностями, образованием и профессионализмом. Таким образом, человек в рыночной экономике выступает, с одной стороны, как потребитель экономических благ, производимых организациями, а с другой - как обладатель способностей, знаний и навыков, необходимых организациям, государственным и общественным органам.

Но каждому человеку необходимо знать основы физиологии туда, как необходимо правильно построить режим труда и отдыха, чтобы увеличить производительность труда, не ухудшив свое самочувствие, так как на человека оказывает огромное воздействие условия, в которых он трудится.

Улучшение условий  труда и его безопасности приводит к снижению производственного травматизма, профессиональных заболеваний, что  сохраняет здоровье трудящихся и  одновременно приводит к уменьшению затрат на оплату льгот и компенсаций за работу в неблагоприятных условиях труда, на оплату последствий такой работы (временной и постоянной нетрудоспособности), на лечение, переподготовку работников производства в связи с текучестью кадров по причинам, связанным с условиями труда.

В данной работе проведено исследование организации  труда менеджера продаж рекламного агентства ООО «Рио-Гранде».

1. Анализ  работы

Деятельность  менеджера продаж «Рио-Гранде» регламентируется должностной инструкцией и правилами внутреннего распорядка дня .

В должностной  инструкции содержатся данные о подчинении, о необходимых знаниях, которыми менеджер должен владеть при устройстве на данную должность. Здесь прописаны должностные обязанности, которые должен исполнять менеджер, его права и ответственность.

Правила внутреннего  распорядка дня строго регламентируют рабочее время. Здесь же указаны  данные о том, что разрешается  и запрещается, том что требуется  от сотрудника в период нахождения его в офисе. Определены меры наказания за нарушение правил внутреннего распорядка. Указаны размер и сроки выплаты заработной платы.

Эти два документа  являются основными документами, определяющими  содержание работы менеджера продаж рекламного агентства.

Задачи и функции работы менеджера продаж «Рио-Гранде» изображены в виде схемы, отражающей их взаимосвязь и содержание ( рис.1)

 

Цель  работы: реализация рекламных услуг

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1. Содержание работы менеджера продаж

 

По отношению  к цели работы, выделенные задачи полностью совместимы и соответствуют ей. Все задачи согласованны с целью, так как без согласованности достижение поставленной цели невозможно.

Каждая задача содержит 2-3 функции. Содержание функций  полностью соответствует задаче. Последовательность функций в задаче отражена так, что бы наиболее эффективно выполнить ту или иную задачу.

Таким образом, процесс позволяет достичь общую  цель работы.

Для менеджера  продаж рекламного агентства «Рио-Гранде», характерны следующие контакты:

Внутренние:

• Директор «Рио-Гранде»: при согласовании новых предложений для клиентов; при предъявлении отчета о проделанной работе;
• Бухгалтерия: уточнение информации об оплате рекламных услуг;
• Юрист: согласование условий договора с клиентом;
• Дизайнер: проектирование или корректирование рекламной информации предоставленной рекламодателем;
• Издательство: отправка на печать рекламных постеров;
• Мастерская агентства: согласование и утверждение графика размещения рекламной информации клиентов; поклейка рекламной информации на транспорт; сборка световых коробов.

Внешние:

• Клиенты (компании): должностные лица организаций-клиентов, ответственные за реализацию рекламной деятельности (сотрудники и руководители маркетинговых отделов, сотрудники бухгалтерии, юридических отделов, иногда руководители компаний).

Требуемые ресурсы:

• Оборудование: компьютер с выходом в Интернет, стандартное программное обеспечение, наличие программ Corel D13 или 14 и Photoshop, наличие поисковых программ (например, 2gis) принтер, телефон, факс;
• Материалы: бланки документов, бумага, канцелярские принадлежности;
• Информационные ресурсы: справочная литература, телефонный справочник, база данных клиентов, база данных магистральных щитов по г. Перми и Пермскому краю, портфолио компании, прейскуранты на различные виды рекламы.

Наличие ресурсов, обеспечивающих выполнение работы, позволяет  ускорить процесс достижение цели. Это обусловлено тем, что все  ресурсы указанные выше, всегда доступны и находятся в достаточном  количестве.

Подчиненность и подотчетность:

• Директору ООО «Рио-Гранде».

Полномочия:

• Внесение предложение по совершенствованию работы;
• Внесение предложений по вопросам привлечения внимания клиентов;
• Участие в разработке инновационной деятельности, рекламной стратегии;
• Осуществление анализа спроса на рекламные услуги;
• Контроль за реализацией заключаемых соглашений, договоров и контрактов;
• Контроль за своевременной оплатой рекламных услуг;
• Создание и расширение клиентской базы.

Результаты  работы:

• Количественные: объем продаж в денежном выражении за отчетный период; количество заключенных договоров; соблюдение сроков размещения рекламной информации клиентов;
• Качественные: количество расторгнутых договоров, по вине агентства; количество жалоб со стороны клиентов; число случаев нарушения сроков исполнения договора по вине агентства; число случаев возврата договоров на доработку.

 

 

По результатам  анализа составлен документ «Описание  работы», представленный в таблице.

Должность	Менеджер  продаж рекламного агентства
Руководитель	Директор «Рио-Гранде»
Подчиненные	Нет
Замещение	Другие менеджеры
Цель работы	Реализация  рекламных услуг
Задачи	Определение потребности в рекламных услугах; Организация поиска клиентов; Подготовка и заключение договора о размещении рекламы; Размещение рекламы клиентов.
Функции	Анализ спроса на рекламные услуги; Работа по привлечению клиентов; Ведение переговоров с заказчиками; Заключение договоров с рекламодателями; Сбор заявок на размещение рекламы от рекламодателей; Размещение рекламной информации; Ведение соответствующей документации; Контроль за своевременной оплатой рекламных услуг; Создание, сохранение и расширение клиентской базы; Другие функции, возникающие в процессе работы.
Контакты	Внутренние: Директор «Рио-Гранде»: при согласовании новых предложений для клиентов; при предъявлении отчета о проделанной работе; Бухгалтерия: уточнение информации об оплате рекламных услуг; Юрист: согласование условий договора с клиентом; Дизайнер: проектирование или корректирование рекламной информации предоставленной рекламодателем; Издательство: отправка на печать рекламных постеров; Мастерская агентства: согласование и утверждение графика размещения рекламной информации клиентов; поклейка рекламной информации на транспорт; сборка световых коробов. Внешние: Клиенты (компании): должностные лица организаций-клиентов, ответственные за реализацию рекламной деятельности (сотрудники и руководители маркетинговых отделов, сотрудники бухгалтерии, юридических отделов, иногда руководители компаний).
Результаты	Количественные: Объем продаж в денежном выражении за отчетный период; Количество заключенных договоров; Соблюдение сроков размещения рекламной информации клиентов; Качественные: Количество расторгнутых договоров, по вине агентства; Количество жалоб со стороны клиентов; Число случаев нарушения сроков исполнения договора по вине агентства; Число случаев возврата договоров на доработку.
Требования	Знание законодательства РФ о рекламе; Знание правовых основ; Знание правил деловой этики; Навыки продаж; Умение работать на компьютере: программ MS Office, Corel Drawl, Photoshop, умение пользоваться Интернет; Знание конъюнктуры рынка; Знание основ маркетинга; Знание основ делопроизводства; Умение использовать организационную технику в работе – факс, ксерокс, принтер, системы внутренней связи.
Рабочие условия	График работы: Пн.-Чт. с 9 до 18 часов, Пт. с 9 до 17 часов. Выходные: суббота и воскресенье. Обед: 13-1345. Работа преимущественно  вне офиса, связана с поездками  к клиентам. Рабочее место в  офисе оборудовано средствами связи (телефон, факс, компьютер) и обеспеченно необходимыми материалами и информационными средствами (бланки документов, канцелярские принадлежности, базы данных и прочее)

 

2. Анализ  затрат рабочего времени

Исследование  затрат рабочего времени в организации  является основным источником определения рационального или нерационального использования рабочего времени сотрудниками. На основе этих исследований делаются выводы о рациональности его использования.

Эффективное использование  рабочего времени сотрудником той  или другой компании означает соответствие структуры затрат этого времени, целям и задачам, стоящим перед ним.

В данной курсовой работе проведен анализ затрат рабочего времени менеджера продаж рекламного агентства «Рио-Гранде».

Сбор информации о фактических затратах рабочего времени менеджера продаж проводился с использованием метода фотографии рабочего времени в течение одной недели.

По полученным результатам самофотографии произведен расчет затрат рабочего времени по каждому элементу, на выполнение определенного  вида работ за период наблюдения, определен удельный вес каждого вида затрат. Полученные результаты занесены в таблицу 2.

 

Таблица 2.

Структура фактических затрат рабочего времени  за неделю

Код работ	Наименование  работ (перечень элементов затрат)	Шифр затрат раб. времени	Пн. 09.02.09		Вт. 10.02.09		Ср. 11.02.09		Чт. 12.02.09		Пт. 13.02.09		Всего, мин.	Удел. вес, %
			Всего, мин.	Удел. вес, %	Всего, мин.	Удел. вес,%	Всего, мин.	Удел. вес, %	Всего, мин.	Удел. вес, %	Всего, мин.	Удел. вес, %
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15
01	Подготовка  рабочего места.	Тнр	5	1	-	-	3	0,6	3	0,6	5	1	16	0,6
02	Участие в собрании менеджеров по поводу мониторинга конкурентов	Тндо	65	13,5	-	-	-	-	-	-	-	-	65	2,7
03	Беседа с  клиентом по телефону	Тдо	98	20,4	-	-	55	11,6	33	6,9	15	3,1	201	8,4
04	Подготовка договора	Тдо	30	6	-	-	30	6	-	-	-	-	60	2,5
05	Передача договора юристу	Тдо	5	1	-	-	3	0,6	-	-	-	-	8	0,3
06	Личные надобности	Трп	10	2,1	-	-	8	1,7	3	0,6	5	1	26	1,1
07	Прием заявки на размещение рекламы	Тдо	30	6	15	3	10	2	-	-	-	-	55	2,3
08	Отправка клиенту базы щитов, прейскуранта на различные виды рекламы и т.п	Тдо	3	0,6	-	-	15	3	12	2,5	-	-	30	1,3
09	Проверка электронной  почты	Тдо	4	0,8	8	1,7	10	2	-	-	-	-	22	0,9
10	Обед	Трп	45	9	40	8,3	33	6,9	45	9	45	9	208	8,7
11	Прием договора от юриста	Тдо	5	1	-	-	12	2,5	-	-	-	-	17	0,7
12	Встреча с клиентом (в офисе)	Тдо	60	12,5	-	-	-	-	-	-	-	-	60	2,5
13	Выезд к клиенту	Тдо	20	4	15	3	-	-	97	20,2	-	-	132	5,5
14	Встреча с клиентом	Тдо	30	6	40	8,3	-	-	147	30,6	-	-	217	9
15	Заключение  договора на размещение рекламы	Тдо	5	1	-	-	-	-	-	-	-	-	5	0,2
16	Возвращение в  офис	Тдо	15	3	30	6	30	6	30	6	-	-	105	4,4
17	Чаепитие	Тнп	10	2	-	-	-	-	-	-	12	2,5	22	0,9
18	Передача ранее  заключенного договора директору	Тдо	5	1	-	-	-	-	-	-	-	-	5	0,2
19	Внесение изменений  в базу данных клиентов	Тдо	10	2	-	-	-	-	-	-	-	-	10	0,4
20	Внесение изменений  в базу данных щитов	Тдо	20	4	-	-	-	-	-	-	-	-		0,8
21	Уточнение информации об оплате рекламных услуг у бухгалтера	Тдо	10	2	-	-	-	-	-	-	-	-	10	0,4
22	Отправка на печать утвержденного макета постера	Тдо	12	2,5	-	-	-	-	-	-	-	-	12	0,5
23	Назначение  встречи с клиентом	Тдо	8	1,7	-	-	7	1,5	-	-	-	-	15	0,6
24	Собрание с  директором по поводу расширения базы щитов по краю	Тндо	30	6	-	-	-	-	-	-	-	-	30	1,3
25	Подготовка  документов необходимых для встречи с клиентом	Тдо	-	-	10	2	-	-	-	-	-	-	10	0,4
26	Мониторинг  конкурентов	Тдо	-	-	380	79,2	-	-	-	-	-	-	380	15,8
27	Подготовка  отчета по мониторингу конкурентов	Тдо	-	-	-	-	35	7,3	-	-	-	-	35	1,5
28	Сдача директору  отчета по мониторингу	Тдо	-	-	-	-	32	6,6	-	-	-	-	32	1,3
29	Поиск клиента  по базе данных	Тдо	-	-	-	-	8	1,7	7	1,4	-	-	15	0,6
30	Выезд в город  для подготовки фотоотчета для клиента	Тдо	-	-	-	-	164	34,2	-	-	160	33,3	324	13,5
40	Подготовка  фотоотчета для клиента	Тдо	-	-	-	-	35	7,3	-	-	30	6	65	2,7
41	Отправка дизайнеру  рекламного постера для редактирования	Тдо	-	-	-	-	10	2	-	-	-	-	10	0,4
42	Отправка фотоотчета клиенту	Тдо	-	-	-	-	7	1,4	-	-	7	1,4	14	0,5
43	Разговор с  сотрудниками офиса (не по работе)	Тнп	-	-	-	-	10	2	10	2	-	-	20	0,8
44	Работа с дизайнером по подготовке портфолио компании	Тндо	-	-	-	-	-	-	109	22,7	-	-	109	4,5
45	Консультирование  другого менеджера	Тдо	-	-	-	-	-	-	20	4	-	-	20	0,8
46	Согласование  с директором портфолио компании	Тндо	-	-	-	-	-	-	26	5,4	-	-	26	1,1
47	Попытки самостоятельно устранить неполадки в компьютере	Тнп	-	-	-	-	-	-	-	-	30	6	30	1,3
48	Ожидание программиста для устранения неполадок в компьютере	Тнп	-	-	-	-	-	-	-	-	83	17,3	83	3,4
49	Собрание по поводу организации праздника 23 февраля	Тнр	-	-	-	-	-	-	-	-	65	13,5	65	2,7
50	Уборка рабочего места	Тнр	10	2	5	1	3	0,6	-	-	12	2,5	30	1,3

 

 

Для оценки результативности использования рабочего времени  необходимо рассчитать коэффициент экстенсивности (К_э) по формуле:

К_Э=(Ф-Т_п)/Ф=1-П/Ф

В нашем случае результат таков:

Т_п=363 мин;  Ф=2340 мин. (так как пятница сокращенный день), таким образом:

К_э= 1-365

Теперь определим  показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным  причинам.

Коэффициент затрат рабочего времени на отдых  и личные надобности (К_от):

К_от=Т_от/Ф

К_от=234/2340=0,1 или 10%

Полученный  результат говорит о том, что в организации нарушается режим труда и отдыха.

Коэффициент потерь рабочего времени на нерегламентированные перерывы (К_нп):

К_нп=Т_нп/Ф

К_нп=155/2340=0,066 или 6,6%

Основная часть  таких перерывов связанна с техническими неполадками компьютера, для устранения которых пришлось вызывать программиста.

Так же возникали  такие нерегламентированные перерывы в связи с напряженным рабочим  днем. Такие перерывы использовались для того, чтобы немного отвлечься  от работы, тем самым дать себе отдохнуть.

Как правило, такие  перерывы предусматриваются при планировании работы, но подразумевают, что их недолжно быть вообще.

Уровень затрат времени на выполнение работ  не включенных в план (К_ндо):

К_ндо=Т_ндо/Т_р

К_ндо=230/2340=0,098 или 9,8%

Коэффициент, характеризующий затраты времени на выполнение работ, включенных в план (К_до):

К_до=1-К_ндо

К_до=1-0,098=0,902 или 90,2%

Мы видим, что  большая часть работы менеджера  продаж планируется, но иногда возникают  работы, не учтенные планом. Показатель таких работ невысок, это является хорошим показателем.

Теперь проанализируем затраты времени на выполнение работ, обусловленных должностными обязанностями. В соответствии с принятой классификацией они делятся на:

• Подготовительно-заключительное время - время, необходимое для подготовки к основному виду работы Т_п-з;
• Время основной (оперативной) работы Т_осн;
• Время обслуживания рабочего места – Т_об.

Результаты  исследования приведены в таблице: