Модели проектирования работы в организации

     Степень, в которой работники удовлетворены внутриорганизационными    факторами работы, влияет на их желание или способность положительно реагировать на обогащение работы. Заметное влияние оказывают факторы, как управление организацией, техническое руководство, политика заработной платы, межличностные отношения, условия работы (освещение, отопление, техника безопасности и т. п.). отмечается, что работники, сильно неудовлетворенные этими факторами, имеют меньшую склонность положительно относится к обогащенной работе. Другие внутриорганизационные факторы, такие как организационная культура, власть и влияние на отношение работника к обогащению работы.

     В дополнение к изучению возможностей человека адекватно воспринять обогащенную работу необходимо диагностировать саму работу с точки зрения, нужно ли ее обогащать, а если нужно, то принесет ли эта модель проектирования работы успех. Существуют два метода такой диагностики: метод структурных решений и метод обследования.

     Метод структурных решений связан с выявлением тех внутриорганизационных компонентов, которые отражают недостатки в проектировании работы. Анализ пяти специфических структурных компонентов дает возможность определить наличие проблем в самой работе и уровень желательности для работника ее обогащения.

       Инспекторы, или проверяющие. Когда содержание работы проверяется посторонними людьми, то это снижает уровень таких ее характеристик, как автономность и непосредственность обратной связи.

       Разрешители проблем. Если в организации существуют специальные люди, которые занимаются только разрешением проблем, возникающих на разных работах, это означает, что из работ изъят ряд важных характеристик, таких как волнение при ее освоении и вызов, который она ставит перед исполнителем. В этом случае теряется смысл в ответственности за последствия ее выполнения, а также ослабляются законченность, автономность и обратная связь в работе.

       Коммуникация и связь с потребителем. Осуществление коммуникации и связи с потребителем через специальные структурные подразделения удаляет работника от потребителя результатов его работы и тем самым отрицательно влияет на эффект обратной связи и отождествление с конечным результатом.

       Комплексные бригады. Соединение разнородных работ исполнителей в замкнутые структурные подразделения нередко обусловлено желанием повысить эффективность и способность справляться с меняющимся объемом рабочей нагрузки. Вместе с тем такое «группирование» работ может влиять на такое чувство работника, как собственник процесса работы, и снижает ее законченность.

     Узкий масштаб управляемости. Руководитель, имеющий небольшое число подчиненных, имеет склонность вмешиваться  их повседневную работу. Такая ситуация ведет к централизации в принятии решений и сверхконтролю за действиями подчиненных. В результате страдает автономность в работе. 
 
 
 

     2.2 Диагноз моделей работы

       Как все школы управления, наука  управления стремится быть полезной в разрешении организационных проблем реального мира.  Может показаться странным, что возможности человека повышаются при взаимодействии с реальностью с помощью ее модели. Но это так, поскольку реальный мир организации исключительно сложен и фактическое число переменных, относящихся к конкретной проблеме, значительно превосходят возможности любого человека и постичь его можно, упростив реальный мир с помощью моделирования.

     Хотя  некоторые модели, используемые наукой управления, настолько сложны, что  без компьютера обойтись невозможно, концепция моделирования проста. По определению Шеннона: «МОДЕЛЬ – это представление объекта, системы или идеи в некоторой форме, отличной от самой целостности». Схема организации, к примеру, это и есть модель, представляющая ее структуру. Все теории управления, описанные в данной книге, суть модели работы организации или какой-либо ее подсистемы. Вы  скоро убедитесь, что существует много других примеров модели, с которыми вы уже знакомы.

     Главной характеристикой модели можно считать  упрощение реальной жизненной ситуации, к которой она применяется. Поскольку  форма модели менее сложна, а не относящиеся к делу данные, затуманивающие проблему в реальной жизни, устраняются, модель зачастую повышает способность  руководителя к пониманию и разрешению встающих перед ним проблем. Модель также помогает руководителю  совместить свой опыт и способность к суждению с опытом и суждениями экспертов.

     Существует  ряд причин, обусловливающих использование  модели вместо попыток прямого взаимодействия с реальном миром. К ним относятся естественная сложность многих организационных ситуаций, невозможность проведения экспериментов в реальной жизни, даже когда они необходимы, и ориентация руководства на будущее.

     Невозможно  наблюдать явление, которое еще  не существует и может быть никогда  не состоится, как и проводить  прямые эксперименты. Однако многие руководители стремятся рассматривать только реальное и осязаемое, и это, в  конечном счете, должно выразиться в  их повороте к чему-то видимому. Моделирование – единственный к настоящему времени систематизированный  способ увидеть варианты будущего и определить потенциальные последствия альтернативных решений, что позволяет их объективно сравнивать. 
 

     2.2.1 Типы моделей

     Прежде  чем рассматривать широко используемые современными организациями модели и задачи, для решения которых они наиболее пригодны, необходимо вкратце описать три базовых типа моделей. Речь идет о физических, аналоговых и математических моделях.

     ФИЗИЧЕСКАЯ  МОДЕЛЬ. Физическая модель представляет то, что исследуется, с помощью увеличенного или уменьшенного описания объекта или системы. Как указывает Шеннон: «Отличительная характеристика физической (называемой иногда «портретной») модели состоит в том, что в некотором смысле она выглядит как моделируемая целостность».

     Примеры физической модели - синька чертежа  завода, его уменьшенная фактическая модель, уменьшенный в определенном масштабе чертеж проектировщика. Такая физическая модель упрощает визуальное восприятие и помогает установить, сможет ли конкретное оборудование физически разместиться в пределах отведенного для него места, а также разрешить сопряженные проблемы, например, размещение дверей, ускоряющее движение людей и материалов. Автомобильные и авиационные предприятия всегда изготавливают физические уменьшенные копии новых средств передвижения, чтобы проверить определенные характеристики типа аэродинамическогo сопротивления. Будучи точной копией, модель должна вести себя аналогично разрабатываемому новому автомобилю или самолету, но при этом стоит она много меньше настоящего. Подобным образом строительная компания всегда строит Миниатюрную модель, прежде чем начать строительство производственного пли административного корпуса или склада.

     АНАЛОГОВАЯ  МОДЕЛЬ. аналоговая модель представляет исследуемый объект аналогом, который ведет себя как реальный объект, но не выглядит как таковой. График, иллюстрирующий соотношения между объемом производства издержками (Рис. 2.2.1.), является аналоговой моделью. График показывает, как влияет уровень производства на издержки.

     Рис. 2.2.1. Аналоговая модель

     Другой  пример аналоговой модели – организационная схема, выстраивая ее,  руководство в состояние легко представить себе цепи прохождения команд и формальную зависимость между индивидами и деятельностью. Такая аналоговая модель явно более простой и эффективный способ восприятия и проявления сложных взаимосвязей структуры крупной организации, чем, скажем, составление перечня взаимосвязей всех работников.

     МАТЕМАТИЧЕСКАЯ  МОДЕЛЬ. В математической модели, называемой также символической, используются символы для описания свойств или характеристик объекта или события. Пример математической модели и аналитической ее силы как средства, помогающего нам понимать исключительно сложные проблемы, - известная формула Эйнштейна Е = тс² Если бы Эйнштейн не смог построить эту математическую модель, в которой символы заменяют реальность, маловероятно, чтобы у физиков появилась даже отдаленная идея о взаимосвязи материи и энергии.

     Вероятно, математические модели относятся к  типу моделей, чаще всего используемых при принятии организационных решений. Рис. 5.1. иллюстрирует зависимость между объемом производства и издержками, описываемую с помощью модели: С = РV(0,1) + 2500. Согласно этой модели, издержки (С) равны объему Производства (PV), умноженному на 0,1, плюс 2500. Ниже в данной главе мы рассмотрим некоторые распространенные математические модели. Сначала же исследуем основные этапы построения модели.

     2.2.2 Процесс постраения модели

     Построение  модели, как и управление, является процессом. Основные этапы процесса - постановка задачи, построение, проверка на достоверность, применение и обновление модели.

     ПОСТАНОВКА  ЗАДАЧИ. Первый и наиболее важный этап построения модели, способный обеспечить nравuльное решение управленческой проблемы, состоит в постановке задачи. Правильное использование математики или компьютера не принесет никакой пользы, если сама проблема не будет точно диагностирована. Согласно Шеннону: «Альберт Эйнштейн однажды сказал, что правильная постановка задачи важнее даже, чем ее решение. Для нахождения приемлемого или оптимального решения задачи нужно знать, в чем она состоит. Как ни просто и прозрачно данное утверждение, чересчур многие специалисты в науке управления игнорируют очевидное. Миллионы долларов расходуются ежегодно на поиск элегантных и глубокомысленных ответов на неверно поставленные вопросы».

     Рассматривая  эту тему, Чарлз Дж. Хитч, работавший ранее в министерстве обороны, указывает: «По опыту знаю, что самое трудное для специалиста по системному анализу - не техника анализа. По сути дела, методы, используемые нами в бюро министра обороны, как правило, просты и старомодны. Полезного и продуктивного аналитика отличает умение сформулировать (спроектировать) задачу».

     Далее, из того только, что руководитель осведомления о наличии проблемы, вовсе не следует факт идентификации истинной проблемы. Руководитель обязан уметь отличать симптомы от причин. Рассмотрим для примера фармацевтическую компанию, получающую множество жалоб от аптек из-за задержек с выполнением их заказов. Истинная проблема, как оказалось, не в этой задержке. Изучение вопроса показало, что заказы задерживаются из-за производственных затруднений на трех химических предприятиях фирмы. Это было вызвано нехваткой исходных химических реагентов и запасных частей к оборудованию, что в свою очередь было обусловлено некачественным: прогнозированием потребности в материалах и запасных частях.

     ПОСТРОЕНИЕ  МОДЕЛИ. После правильной постановки задачи следующим этапом процесса предусмотрено построение модели. Разработчик должен определить главную цель модели, какие выходные нормативы или информацию предполагается получить, используя модель, чтобы помочь руководству разрешить стоящую перед ним проблему. Если продолжить приведенный выше пример, нужная выходная Информация должна представлять точные нормативы времени и количества подлежащих заказу исходных материалов и запасных частей.

     В дополнение к установлению главных целей, специалист по науке управления должен определить - какая информация требуется для построения модели, удовлетворяющей этим целям и выдающей на выходе нужные сведения. В нашем случае необходимой информацией будет точный прогноз потребности по каждому исходному реагенту, сведения о характере закупаемых материалов в каждом виде продукции, ожидаемой долговечности деталей оборудования, сроке службы каждой детали и т.п.

     Может случиться, часто с известной долей вероятности, что эта необходимая информация разбросана по многим источникам.

     К другим факторам, требующим учета  при построении модели, следует отнести  расходы и реакцию людей. Модель, которая стоит больше, чем вся  задача, требующая решения с помощью модели, конечно, не внесет никакого вклада в приближение к целям организации. Подобным образом, излишне сложная модель может быть воспринята конечными пользователями как угроза и отвергнута ими. Таким образом, для построения эффективной модели руководителям и специалистам по науке управлеиия следует работать вместе, взаимно увязывая потребности каждой стороны. Школа научного управления признает эти потенциальные проблемы. 

     ПРОВЕРКА  МОДЕЛИ НА ДОСТОВЕРНОСТЬ. После построения модели ее следует проверить на достоверность. Один из аспектов проверки заключается в определении степени соответствия модели реальному миру. Специалист по науке Управления должен установить - всели существенные компоненты реальной ситуации встроены в модель. Это, конечно, может оказаться непростым делом, если задача сложна. Проверка многих моделей управления показала, что они несовершенны, поскольку не охватывают всех релевантных переменных. Естественно, чем лучше модель Отражает реальный мир, тем выше ее потенциал как средства оказания помощи руководителю в принятии хорошего решения, если предположить, что модель не слишком сложна в использовании.