Информационная база принятия управленческих решений на примере Департамента БО

     Представляется, что информацию, циркулирующую в  органах государственного правления, надо классифицировать в начале на уровне структурных подразделений. За тем следует выделить и рассмотреть  специфические виды социальных сведений, данных, сообщений и фактов, которые характеризуют информацию, проходящую через органы управления. Далее, основываясь на так называемых конкретных, частных классификациях, можно ставить вопрос о классификации информации на уровне всех управленческих структур.

     Главная цель систем информационного обеспечения государственного управления состоит в том, чтобы на базе собранных исходных данных получить вторичную, обработанную информацию, которая служит основой для управленческих решений. Достижение этой цели складывается из решения ряда частных задач, таких, как сбор первичной информации, ее хранение, распределение между структурными подразделениями органа управления и их работниками, подготовка к переработке, собственно переработка, предоставление органу управления в переработанном виде, обеспечение прямых и обратных связей в ее циркуляции и т.д.

     Исходя  из этого информацию, необходимую для формирования информационной база принятия управленческих решений в структурных подразделениях органа управления, можно классифицировать по следующим основным признакам:

1. функциональному назначению и характеру деятельности структурных подразделений;
2. отношению сообщения к субъекту управляющему структурным подразделением;
3. типу связи структурного подразделения и внешней среды.

      Выделяется  информация, циркулирующая в прямой и обратной связи между отделами органа управления, отделами и самим органом управления, между отделами и внешней средой. Анализируются взаимосвязи региональных структур и СМИ, органов государственной власти и т.д. Например, администрациями субъектов РФ в ходе подготовки мероприятий устанавливаются тесные контакты с представителями ведущих отечественных, зарубежных агентств, теле- и радиокомпаний, газет, центрами общественных связей министерств и ведомств. В большинстве случаев это позволяет доводить до общественности информацию о деятельности администраций, содержании принимаемых ими решений. В свою очередь указанные организации выступают как постоянные источники информации для самих управленческих структур. Иначе говоря, осуществляется прямая и обратная связь по обмену информацией путем налаживания постоянных контактов, проведения пресс-конференций, брифингов, информационных встреч;

4. отношению к целевой функции структурного подразделения; из всего объема пришедшей в подразделение  информации необходимо выделить ту, которая наиболее полно соответствует его целям и задачам;
5. логическому содержанию. Информация структурного подразделения может подразделяться на три самостоятельных подмножества – о субъектах  органа управления, объектах его управленческого воздействия (регионах, предприятиях и организациях, гражданах и т.д.) и присущих им свойствах и отношениях;
6. физической форме представления (устный доклад; сообщение на бумаге в виде текстов, анкет, таблиц, графиков и т.д.; электронный вариант – поступление по электронной почте, факсу, телексу, из информационных систем, на дискетах и т.д.; в виде аудио- и видеокассет, постраничная, сброшюрованная, книги, газеты, журналы и т.д.);
7. процедурам преобразования (вероятностные, социологические, моделирующие, аналитические, вычислительные и т.д.);
8. степени преобразования (основная, или вновь поступающая); обработанная в аналитические и прогнозные записки, теле-радио-фотоматериалы;
9. сгруппированная в информационные еженедельники и бюллетени.

     С позиций социального управления существуют и другие основания  и признаки классификации информации в структурных подразделениях госаппарата:

1. пределы фиксации (подлежащая не подлежащая регистрации);
2. степень дополнительной переработки перед использованием;
3. сфера применения (универсальная, используемая во всех управленческих структурах – сводки, справки, положения, приказы руководства и т.д.;
4. специализированная, применяемая только в тех или иных структурах;
5. степень комплектности (комплектная  документальная, т.е. пригодная для использования в первичном виде; некомплектная, т.е. применяемая лишь в связи с другими видами данных и сведений);
6. емкость и стабильность, исчерпывающая, нуждающаяся в дополнении;
7. требующая дополнения; постоянная; переменная; характеризующая вероятность наступления события;
8. форма и способ получения (получаемая из органа управления, посредством изучения статей и других публикаций, проведения мониторингов, исследования общественного мнения, обмена опытом работы различных информационных подразделений органов государственного управления);
9. упорядоченность (систематизированная; сведения о нормативно-правовых актах, принимаемых государственными структурами);
10. строго регламентированная  во времени, пространстве, по лицам, источникам опубликования и содержанию)¹².

     Информация и ее потоки в государственном управлении могут разбиваться также в зависимости от источников (правительство и государственные  органы, администрации регионов, представители президента, республиканские и региональные государственные структуры, пресса, информационные агентства, коммерческие структуры, население, зарубежные информационные каналы); качественного содержания (вычленение ценной по содержанию информации, от которой зависят определенные управляющие воздействия, исходящие от структурных подразделений); количественных характеристик (целесообразно выделять вероятностны, семантические и иные меры информации, используемые при управленческом регулировании и обеспечении других управленческих потребностей).

     Информацию  можно классифицировать и по признаку адресности (кому направляется и от кого исходит) и характеру носителя. Здесь целесообразно различать следующие ее виды: официальную не для передачи, официальную для передачи, документальную для почты, документальную для других средств связи, появляющуюся в ходе личного общения, горизонтальную и вертикальную, прямую и косвенную.

     Среди  классификационных признаков следует  также назвать способ передачи информации (телефон, телеграф, человек, почта, электронная  почта, факс, радио, телевидение), вид  преобразователя (человек, машина, человек  и машина), степень достоверности (достоверные и недостоверные сообщения), вовлеченность в вычислительные процессы (вычисление исходной, постоянной, переменной, промежуточной, конечной информации), алфавит (буквенная, цифровая, буквенно-цифровая) и другие.

     На  основе так называемых конкретных, частных классификаций информации в структурных подразделениях органов управления возможна  ее систематизация на уровне всей управленческой системы. Подходы здесь могут быть разные – с точки зрения дифференциации официальной и неофициальной управленческой информации в структурах госаппарата; с позиций анализа общих и функциональных показателей; на базе взаимодействия подразделения с другими структурами органа управления и вне его и т.д. При этом надо исходить из того, что госаппарат является сложной динамической системой, оказывающей сильное управляющее воздействия не только на отдельные организации и учреждения, но на общество в целом. В информации, циркулирующей в государственном управлении, можно выделить сведения, сообщения и данные, относящиеся к его основным целям и задачам.

     Важное  основание для классификации представляет источник информации, причем в этом качестве выступают как объект, отражением которого является информация, так и субъект, создающий и распространяющий ее.

     В зависимости от субъекта (конкретного органа управления или его работника, получающего, распространяющего и обрабатывающего информацию) различают аналитическую, прогнозную, справочную, ознакомительную, рекомендательную и другую информацию.

     Основаниями для классификации могут служить  также  функции информации в государственном  управлении, направления движения, периодичность возникновения и  передачи и другие.

     Подобная  классификация весьма относительна. Все виды информации взаимосвязаны, взаимодействуют между собой, трансформируются друг в друга. Одна и та же информация порой выступает в различных видах. Она может усложняться и изменяться, иметь многоступенчатое строение, причем отдельные группы, выделенные в пределах основного классификационного признака, могут дополнительно разбиваться на подгруппы по частным основаниям и свойствам. Кроме того, не всегда можно четко дифференцировать информацию по тем  или иным основаниям и признакам, а затем сводить ее в классы. Эта работа осложняется, если в ходе обобщения и классификации будет использоваться электронно-вычислительная техника¹³.

     В целом классификация позволяет  получать весьма ценные  сведения об информации, содержащейся в структурных подразделениях госаппарата, способствует решению многих принципиальных вопросов проектирования информационной системы  государственного управления и анализа соответствующего обеспечения структурных подразделений. Не располагая исчерпывающими данными о важнейших свойствах и характеристиках информации, нельзя оптимизировать ее, обеспечивать заданную точность, надежность и эффективность использования при формировании информационной базы принятия управленческого решения.

     Особо надо остановиться на качественном содержании и количественных потребностях в информации, циркулирующей в органах государственного управления. Эти аспекты имеют важнейшее значение для повышения эффективности информационного обеспечения.

     Прежде  всего, к информации, требующейся государственным структурам для конкретных воздействий на объекты управления, следует подходить как к стратегическому ресурсу. Она должна быть полной, актуальной, достоверной, охватывать весь спектр интересующих государственную структуру проблем, собираться регулярно, с определенной периодичностью и необходимых объемах.

     Ее  качественность и достоверность  позволяет государственной структуре иметь перед собой действенный план, определить реальные и точные цели управленческих воздействий.

     В этой связи проработать механизм взаимодействия органа управления с  поставщиками информации на основе правовых норм, рациональной организации информационных потоков, упорядочения процессов ее сбора и распространения (передачи). Наряду с этим следует предусмотреть ответственность за достоверность, полноту и оперативность информации.

     Исходя  из того, что система государственного управления представляет собой вид социальной системы, можно сказать, что эффективность данной системы  находится в прямой  зависимости от накопления, обработки и использовании информации, налаженной  инфраструктуры доведения ее до различного рода потребителей.

     Значения  информации в функционировании органов  государственной  власти определяется как внешними, так и внутренними  факторами.

     Внешние факторы связаны с необходимостью повышения жизнеспособности общества, обеспечения его устойчивости. Для этого необходимо всесторонне учитывать информационные законы человеческой цивилизации и направлять стихийные потоки информации на организацию и созидание. В свою очередь решение созидательных задач невозможно без наличия достоверной информации обо всех процессах, происходящих в обществе, и свободы использования информации всеми заинтересованными общественно-политическими силами и рядовыми гражданами. Как заявлял основатель кибернетики Н. Винер, «действенно жить – это значит жить, располагая правильной информацией».

     Внутренние  факторы связаны с иерархическим  построением органов государственной  власти, управленческим характером их деятельности, потребностью постоянной связи между субъектами и объектами  управления, что и предопределяет значение информации в управлении. Отсутствие достоверной информации приводит к параличу всю систему государственного управления. Она начинает работать вхолостую и в итоге  умирает как организм, лишенный кислорода.

     Все это свидетельствует об огромном значении информации в системе государственного управления, органов государственной власти.

     Говоря  о системе государственного управления как о информационной системе, можно сказать что она представляет собой разветвленную сеть линий коммуникаций и  баз  данных, обеспечивающих циркулирование информации, поступление ее во все структуры, подразделения государственных органов.

     В обществе в целом и в государственном  управлении в частности всегда существовала и в каждый данный момент существует определенная информационная система, охватывающая саму информацию (ее совокупный массив), формы методы и средства ее обработки и людей, включенных в информационные процессы. Поэтому когда говорится о создании и совершенствовании информационной системы государственного управления, то имеется в виду не просто система, функционирование которой связано с формированием, регистрацией, сбором, обработкой и хранением информации, отражающей состояние определенных объектов и субъектов в их динамике, а качественно и принципиально новое явление. Проблема не сводится к простому внедрению в управление новейшей вычислительной техник, создание сетей и программ ЭВМ. Она гораздо объемнее, сложнее, глубже и труднее в разрешении. Применение микроэлектроники, информатики, микропроцессоров, роботов и других современных обслуживающих средств открывает возможности  перевода всей работы с информацией  на новые научные  и технические уровни, создания рациональных и эффективных информационных технологий.