Информационная база принятия управленческих решений на примере Департамента БО

     ВВЕДЕНИЕ 

     Актуальность. Информатизация общества коснулась сегодня всех сфер общественной жизни, в том числе и сферы управления. Информация становится основным ресурсом общества, следовательно, составной частью управленческой деятельности становится информационное обеспечение, как необходимое условие эффективной деятельности организаций и общества.

     Органы  государственного управления также  строят свою деятельность на огромном массиве информации о социальной, экономической и политической конъюнктуре  не только в собственной стране, но и во всем мире¹. Органы государственного управления ежедневно получают, обрабатывают и отправляют огромное количество различной информации, но при этом данные многочисленных исследований показывают, что 60% информации поступающей в организацию остается невостребованной, поскольку нет четкой системы работы с информацией, нет механизмов информационного обеспечения деятельности организации. Качественные показатели данной деятельности невысоки, ее социальные последствия не всегда эффективны, следовательно, неэффективна и деятельность органов государственного управления.

     Таким образом, налицо противоречие между  количеством и качеством информации. Преодоление данного противоречия лежит в плоскости повышения  эффективности деятельности органов государственного управления. Чтобы органы государственного управления эффективно функционировали как система, информационное обеспечение должно быть встроено во все виды управленческой деятельности, становиться основой принятия управленческих решений, поэтому сегодня как никогда актуализируется проблема формирования информационной базы принятия управленческих решений в органах государственного управления.

     В условиях информатизации эффективность  деятельности органов государственного управления, в стратегическом плане, все более будет определяться состоянием информационного обеспечения процесса управления и тем, насколько оно будет интегрировано в управленческую деятельность.

     Степень изученности темы. Исследование теоретико-методологических проблем формирования информационной базы принятия управленческих решений в органах государственного управления опирается на широкий спектр научных взглядов отечественных и зарубежных ученых и практиков. Проблемы формирования информационной базы стали объектом пристального внимания разных наук: теории организаций, менеджмента, социологии управления, юриспруденции, политических и экономических наук.

     Информационное  обеспечение в организационных  системах управления рассматривается  в работах Клепцова М.Я.², Ильиной О.П³. Исследованию функций современного государственного управления посвящены работы Морозовой Л.А.⁴ Значительный вклад в разработку критериев эффективности информационного обеспечения управления внес Афанасьев Э.В.⁵

     В исследование проблем формирования информационной базы управленческой деятельности существенный вклад внесли специалисты разных направлений. Основополагающие положения о сущности информации, информатизации и управленческой информации содержатся в работах Козбаненко В.А., Иванова П.Ф.⁶  Проблемы информационного общества рассматриваются в работах Белла Д., Кастельса М., Ракитова А.И., Тоффлера Э. информационной безопасности рассматриваются в работах Корнеева И.К., Степанова Е.А., Степановой Е.Е. ⁷

     Изучение  данной литературы показывает, что  сущность информационного обеспечения как нового вида управленческой деятельности, проблемы формирования информационной базы принятия управленческих решений  в органах государственного управления прописаны не достаточно основательно. Поиск разрешения противоречий в данной сфере диктуют необходимость дополнительных научных исследований с позиций структурно-функционального подхода как основного принципа исследований социальных явлений и процессов.

     Проблема  исследования заключается в противоречии между теоретическими разработками в области формирования информационной базы принятия управленческих решений в органах государственной власти и их практическим применением в Управления государственным имуществом Департамента имущественных и земельных отношений Белгородской области.

     Объект - информационное обеспечение управленческой деятельности органов государственного управления.

     Предмет - современное состояние процесса формирования информационной базы принятия управленческих решений в Управления государственным имуществом Департамента имущественных и земельных отношений Белгородской области.

     Цель – сформировать представление о современном состоянии формирования информационной базы принятия управленческих решений в деятельности органов государственного управления, как важнейшего фактора повышения эффективности принятия управленческих решений в государственном управлении на примере Управления государственным имуществом Департамента имущественных и земельных отношений Белгородской области.

     Задачи:

     1. Определить сущность и изучить реальное состояние формирования информационной базы принятия управленческих решений в деятельности органов государственного управления.

     2. Предложить способы совершенствования формирования информационной базы принятия управленческих решений в Управления государственным имуществом Департамента имущественных и земельных отношений Белгородской области.

     Теоретико-методологические основы исследования проблем формирования информационной базы принятия управленческих решений в органах государственного управления опирается на широкий спектр наук: теории организаций, менеджмента, социологии управления, юриспруденции, политических и экономических наук. Методами исследования являются методы эмпирического исследования (наблюдение, опрос, сравнение, измерение, эксперимент).

     Эмпирическая база исследования включает в себя наблюдение за процессом формирования информационной базы принятия управленческих решений в Управления государственным имуществом Департамента имущественных и земельных отношений Белгородской области, а также сравнение состояния рассматриваемого объекта до и после принятия тех или иных управленческих решений.

     Структура работы. Курсовой проект состоит из введения, двух глав, заключения и списка источников и литературы.

      РАЗДЕЛ I. СУЩНОСТЬ ИНФОРМАЦИОННОЙ БАЗЫ ПРИ ПРИНЯТИИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ 

     Информация  является одним из основных элементов  социального управления. С позиции кибернетики как науки об общих принципах управления «процесс управления всегда и в любом случае сводится к передаче и обработке информации»⁸.

     В общеупотребительном  смысле под информацией понимается любое сообщение, содержащее какие-либо сведения о предметах, явлениях, событиях и т.д. Однако, несмотря на видимую простоту и очевидность, общепринятого определения понятия информации пока еще нет.

     В литературе по социальному управлению различают понятия  «данные» и  «информация».

     Данные  означают первичные сведения, получаемые методом прямого наблюдения за событиями в объекте управления  или процессе, фиксируемые в виде чисел, символов, знаков и слов. Под информацией понимаются сведения, полученные в результате  переработки  данных⁹. Другими словами, понятия «данные» и «информация» являются близкими по содержанию, но не тождественны. Данные представляют собой сигналы, из которых извлекается информация. Следовательно, информация является продуктом управленческой деятельности.

     В теории информации она определяется как конечные сведения, являющиеся объектом хранения, передачи, преобразования. При этом теория информации изучает информационные процессы как вероятностные, используя методы математической статистики.

     Важное  значение для понимания сущности социальной информации имеет ее смысловое  содержание. Не всякое знание может  рассматриваться как информация.

     С точки зрения классической теории информации понятие информации определяется через меру уменьшения неопределенности знания о совершенствовании какого-либо события.

     Информация  выступает связующим звеном  между объектом и субъектом управления, характеризуя состояние объекта управления в статике и динамике, и обеспечивая подготовку управляющего воздействия  в виде  управленческого решения и характеристику результата его реализации. Чем полнее и объективнее информация, тем эффективней принимаемые управленческие решения и, следовательно, результаты от их реализации.

     Информационное  обеспечение  является  базой, на которой строится управленческая  деятельность государственного аппарата. Информацию здесь следует рассматривать как некую совокупность различных сообщений, сведений, данных о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях и т.д. Эти сведения будучи собранными, систематизированными и преобразованными  в пригодную для использования форму играют в управлении исключительную роль.

     Как научная категория  информация в управленческих структурах характеризуется рядом признаков (свойств), к числу которых относится известная самостоятельность данных; возможность их многократного использования, охранения у передающего или получающего субъекта; пригодность к обработке, интеграции и «сжатию» объема за счет изживания дублирующей, повторной и параллельной информации; допустимость математического анализа; системность, коммуникативность.

     Информация, циркулирующая в органах государственного управления, разнородна и разнообразна. Она может относится к внешнеполитической, экономической, социально-политической и экологической обстановке. Информация этих видов имеет самостоятельную ценность также для соответствующих региональных управленческих структур, когда они выступают как органы, принимающие решения в пределах своей  компетенции. Кроме того, она служит в качестве основы для нормативных документов.

     Необходимые сведения могут содержаться законах, иных нормативных актах, юридических  решениях, письмах, справках, сводках, обзорах, информационных бюллетенях, сознании работников госаппарата и т.д.

     Информацию  в органах государственного управления можно классифицировать по разным основаниям и признакам. В литературе уже делались попытки классификации социально-управленческой информации при изучении проблем информатизации и технологизации социального пространства (Г. Атаманчук, М. Рассолов, Т. Закупень и другие)¹⁰.

     Поскольку управленческая информация представляет собой определенное отражение социальной действительности (а также природной  в той мере, в какой она вовлечена в орбиту общественной человеческой  деятельности), признано, что ее следует классифицировать прежде всего в зависимости от степени соотнесения с этой действительностью, реальными процессами, протекающими в ней.

     Например, информацию разделяют на официальную и неофициальную, общую и отраслевую, горизонтальную и вертикальную, по содержанию и целевому назначению, возможным социальным последствиям, степени доступности, а также на основе ее соотношения со временем (информация о прошлом, настоящем и будущем). В рамках управленческой системы информация, рассматривающаяся с точки зрения актуальности, достаточности и адекватности для принятия соответствующего управленческого решения, является информационной базой принятия управленческих решений¹¹.

     При разделении информации по объектам распределения внутри органа управления на первое место ставится информация для руководителя или руководящего звена (или исходящая от них), на второе – для должностных лиц. При этом рекомендуется сведения, заслуживающие особого внимания, направлять параллельно или перекрестно двум – трем независимым друг от друга работникам, чтобы обеспечить большую объективность анализа и оценки.

     Указанные подходы к проблеме систематизации управленческой информации, несмотря на их различную направленность и некоторую обособленность, могут быть полностью перенесены на деятельность всех управленческих структур. Классификация информации в государственных органах необходимо проводить на основе учета всех особенностей, черт, признаков, присущих ее различным видам. Естественно, что классификация должна быть единой, целостной и основываться на комплексном, системном подходе. Это предполагает выделение рассмотрения всех возможных видов и типов  социально-управленческой информации. Классификацию следует также ориентировать на всестороннее исследование проблем регулирования и управления. Только в этом случае можно говорить об эффективной информационной подготовленности всех органов государственной власти и управления в стране, и структурных подразделениях и сотрудников.