Пути повышения информационного и коммуникационного обеспечения управления маркетингом УФПС Амурской области - филиала ФГУП «Почта Росси

Коммуникационный процесс маркетинговой деятельности, проявляясь через обмен информацией между отдельными ее субъектами, пронизывает все стадии информационного процесса МИС предприятия. В наибольшей степени его значение и особенности проявляются в процессах сбора, регистрации, передачи, а также реализации функции обратной связи при регулировании рыночной и производственной деятельности предприятия.

На выбор источников первичных  данных, методов, технологии и техники реализации коммуникационного процесса влияют следующие факторы:

- поставленные цели управления маркетингом на предприятии;

- особенности информационной системы обследуемой среды. Как отмечалось, информационная база маркетинговых исследований формируется на основе трех составляющих: рынка товаров и услуг, производственной сферы и внешней макросреды.

Каждый из этих источников характеризуется собственной, отличной от других, системой информации:

- стоимость проведения исследования и выделенные на эти цели ресурсы;

наличие опыта в проведении исследований и специалистов соответствующей  квалификации;

- уровень развития инфраструктуры рынка;

- наличие средств вычислительной техники и другого специального оборудования;

- необходимость обеспечения объективности и конфиденциальности результатов исследования.

Коммуникационное обеспечение маркетинга заключается в создании системы обмена информацией на всех этапах МИС. Эта система включает источники получения первичной информации, методы представления первичных данных, создание баз данных и экспертные оценки.

Коммуникационное обеспечение необходимо как для внутренних, так и для внешних контактов.

- Внутренние контакты. Сообщения, полученные и отправленные внутри организации, образуют ее внутренние контакты, которые могут быть формальными или неформальными.

Сообщения, связанные с  формальными коммуникациями, посылают по каналам, установленным руководством. Однако множество коммуникаций в  любой организации минует официальные  каналы. Эти неформальные коммуникации состоят из обмена новостями между  людьми, которые общаются по телефону, на собраниях или случайных встречах. Ярким примером организации внутренних контактов являются мероприятия  корпоративной культуры.

- Внешние контакты. Большая часть коммуникаций осуществляется с отдельными людьми или группами за пределами организации. Большинство организаций имеет наибольшее количество общественных контактов через рекламу. Годовые отчеты, обзоры новостей, публичные выступления руководителей и вообще все методы PR - это типичный пример внешних коммуникаций.

Внешние коммуникации не всегда являются запланированными и целенаправленными. В течение дня работники организации  могут играть самые разные роли, и подчас эти роли трудно разделить. По этой причине любой служащий - это неофициальный «рупор» для  своих работодателей. Даже если вы почти  не говорите со сторонними людьми о  своей работе или о своем работодателе, вы все равно представляете свою организацию. Развитие коммуникативных  навыков. Без специальной подготовки человек не может полностью реализовать  весь потенциал общения.

Многие руководители часто  жалуются на недостаток коммуникативных  навыков выпускников университетов. Работники же часто указывают  на неспособность к общению как  на главный недостаток их начальника. Коммуникативная компетентность высоко оценивается наряду с другими  чертами, которые работодатели хотят  видеть у своих потенциальных  сотрудников. Однако слишком много коммуникаций - это все равно, что полное отсутствие коммуникаций. Необходимо избавлять организацию от «информационного мусора». Убедитесь, что информация первостепенной важности обрабатывается в первую очередь.

Взаимосвязь между уровнем  развития коммуникаций и эффективностью работы организации. Трудовая мораль в  коллективе является важным показателем  здоровья организации. Чем лучше  коммуникации, тем лучше и моральное  состояние работников. Необходимо создавать  дополнительные возможности для  общения своих работников. Когда  сотрудники реально ощущают себя настоящей командой, они испытывают большее удовлетворение, нежели когда  они чувствуют, что каждый из них  сам по себе. Работники также наверняка  будут более удовлетворены своей  деятельностью, если они удовлетворены  тем объемом информации, которую  они получают на работе.

- Практика вовлечения работников. Понятие управления, основанного на «выходах в народ», было нацелено на то, чтобы руководители могли увеличить время, предназначенное для контактов с подчиненными, поставщиками и клиентами, и усовершенствовать коммуникации между этими группами. Это привело к развитию неформальных коммуникаций с обратной связью со всеми людьми, вносящими вклад в успехи организации;

- Информационная магистраль и коммерческая организация. Современная интернет-технология внесла большой вклад в то, чтобы руководство фирм имело доступ к информации. Она также усовершенствовала возможности топ-менеджеров быстро и без больших затрат распространять информацию. Однако современная технология не заменила специалистов по коммуникациям. Как никакой другой фактор, компьютеризация повысила роль специалистов по коммуникациям, поскольку именно менеджеры должны, в конце концов, определять, какую информацию отыскивать и кому ее направлять.

Все возрастающее число компаний нанимают директора по коммуникациям - должность, о которой никто до недавнего времени даже не слышал. Директор по коммуникациям отвечает за потоки информации в организации и за решение коммуникационных проблем.

Виды информационных коммуникаций:

1) Традиционная почта.

Преимущества традиционного  способа печатания письма и отправки его по почте:

- обеспечивает адресанту (отправителю) надежный твердый подписанный экземпляр документа для отправки. Как правило, финансовые документы принимают только в виде бумажных оригиналов или их копий, заверенных у нотариуса.

- почтовое отправление (конверт и письмо) может иметь оригинальную форму в фирменном стиле, способствующем лучшему узнаванию отправителя;

- почта, отправленная с доверенным курьером и отданная под расписку персонально адресату, исключает риск вскрытия посторонними лицами;

- корпоративная, имиджевая функция почтового отправления заключается именно в его относительно высокой стоимости. Например, заказное, красиво оформленные конверт и письмо, музыкальная открытка приобретают дополнительную ценность для адресата, потому что показывают степень уважения к нему. А личная подпись отправителя несет тепло человеческой руки в отличие от бездушного факсимиле или сканированной подписи E-mail;

- письмо незаменимо, когда у адресата нет других средств принятия печатного сообщения (факса и ПК);

- возвращенное почтой письмо свидетельствует, что отправитель дал неправильный адрес получателя.

Недостатки почтового  отправления:

- дорого с точки зрения затрат на доставку;

- большие временные затраты,  связанные с тем, что письмо  долго идет до адресата;

- если документ требует дополнений от экспертов, находящихся на другой территории, и отправляется почтой, затраты на отправку быстро нарастают;

- письмо может затеряться на почте;

- не заказное письмо может быть изъято из почтового ящика;

- письмо может измяться по дороге, потерять «товарный вид»;

- в отличие от телеграммы письмо может не прийти в точно требуемое время;

- конфиденциальная информация может быть прочитана посторонними людьми.

2) Телекоммуникации:

Телефон.

Преимущества телефонной коммуникации:

- относительно невысокая стоимость эксплуатации и ремонта;

- оперативность связи;

- интерактивность связи;

- возможность прочувствовать настроение партнера по невербальным признакам;

- возможность невербального влияния на партнера через интонации (давление, внушение, убеждение, соблазнение, очарование, психологическая подстройка под партнера);

- удобство при использовании автоответчика;

- возможности определителя номера;

- все преимущества мобильной связи.

Недостатки телефона:

- не у всех адресатов есть телефон;

- не все базы данных содержат номера телефонов;

- по экспертным оценкам, примерно от 50 до 70% телефонных переговоров не достигают цели;

- телефонный разговор может быть подслушан и записан;