Учет заработной платы на предприятии (организации, фирме): состояние и совершенствование

     Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в филиале ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района» применяется Штатное расписание (форма № Т-3). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) директора филиала ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района» или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

     Для осуществления табельного учета  и контроля трудовой дисциплины в  филиале ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района» используется табель учета рабочего времени (ф. № Т-13) (Приложение Е). Форма № Т-13 применяется для учета использования рабочего времени в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля с заполненными реквизитами создаются с помощью средств вычислительной техники. Табельный учет охватывает всех работников филиала. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин. Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов — справок о вызове в военкомат, суд, листов о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам; время простоев устанавливают по листкам о простое, а часы сверхурочной работы — по спискам ответственных лиц – начальников отделов.

     При оформлении и учета отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, трудовым договором и нормативными актами организации применяется Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику форма № Т-6. Ежегодно, обычно в ноябре (по законодательству  - до 01.01 следующего года) месяце, в филиале ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района» для каждого отдела  составляется график отпусков (форма Т-7). Данный график предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений филиала на календарный год по месяцам. График отпусков – сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника. График отпусков визируется руководителями структурных подразделений, руководителем кадровой службы и утверждается руководителем филиала ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района». Перенос срока отпуска на другое время осуществляется только с согласия работника и руководителя структурного подразделения, в этом случае в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

     Записка-расчет об исчислении среднего заработка при  предоставлении отпуска, увольнении и  других случаях (форма № Т-60) применяется для расчета среднего заработка и исчисления сумм оплаты за отпуск, компенсации при увольнении и других случаях в соответствии с действующим законодательством. Сведения о виде отпуска, дате начала и конца отпуска, его продолжительности, периоде, за который предоставляется отпуск, заполняются на основании приказа. Номер записки-расчета соответствует номеру приказа, являющемуся основанием для предоставления отпуска. В заголовочной части документа заполняются все необходимые реквизиты, указывается, за какой период предоставляется отпуск. Следует указать количество дней основного, дополнительного или (в свободной графе) иного вида отпуска. Таблица «Заработная плата по месяцам» записки-расчета заполняется на основании карточки-справки. В записке указывается сумма начислений за отпуск, удержаний и причитающаяся на руки работнику.

     Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка  работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Особенностью ведения документального учета в филиале ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района» является то, что данные табельного учета передаются в головную организацию ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района», где производят начисления, удержания и перечисление денежных средств работникам филиала на пластиковые карточки.

     Выдача  заработной платы производится с  использованием пластиковых карточек Visa - elektron на основании договора о перечислении заработной платы сотрудникам филиала ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района». Отдел внутрибанковских операций ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района» предоставляет в банк расчетную ведомость, которая содержит следующие сведения: Ф.И.О. работника, сумму выплаты. Банковские счета карт работников открываются на основании паспортных данных, на них осуществляется зачисление средств.

     Для более наглядного представления проиллюстрирован график документооборота по учету труда и заработной платы в филиале ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района» на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 – Схема документооборота по оплате труда

на примере филиала ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района»

     В целом первичный учет труда и  заработной платы в филиале ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района» соответствует предъявляемым требованиям, ведется в соответствии с законодательством и нормативно – правовой базе по данному участку учета. В качестве недостатков необходимо отметить, что применяемая форма Табеля учета рабочего времени, не соответствует типовой форме.  В целях получения более полной и точной информации рекомендуется включить в используемый документ данные о специальности и профессии сотрудников организации, графы «Отработано за половину месяца (дни, часы)», «Отработано за месяц (дни, часы)», «Неявки по причинам (код, дни, часы)». В этом случае содержащаяся информация в Табеле учета рабочего времени позволит регулировать фонд рабочего времени и фонд заработной платы филиала ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района».

     2.3 Синтетический и аналитический учет труда и его оплаты

     Синтетический учет расчетов с персоналом (состоящим  и не состоящим в списочном  составе организации) по оплате труда (по всем видам заработной платы, премиям, пособиям и другим выплатам) в филиале ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района» осуществляется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Счет активно-пассивный. По кредиту счета отражают начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, пенсий и других аналогичных сумм, а по дебету — удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов.

     Сальдо  счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», как правило, кредитовое и показывает задолженность филиала перед работниками и служащими по заработной плате и другим указанным платежам. Но оно может быть и дебетовым, при этом оно показывает задолженность работников и служащих перед организацией по заработной плате и другим платежам, в случае выплаты внепланового аванса в счет будущего заработка или при выплате излишне начисленных сумм (переплата)[13].

     Как уже было отмечено выше, систематизация сумм заработной платы для отражения  в регистрах бухгалтерского учета  производится в головной организации ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района».

     В филиале ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района» для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года применяют лицевые счета работников (форма № Т – 54а), которые  являются регистрами аналитического учета по каждому работнику по учету расчетов с ними.

     Форма № Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. Экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе. На оборотной стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов (по системе кодирования, принятой в организации) различных видов выплат и удержаний.

     В целом синтетический и аналитический учет труда и его оплаты в филиале ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района» осуществляется в соответствии с установленными правилами и отражает точную информацию по каждому работнику филиала в достаточном объеме. 

     2.4 Виды и учет удержаний из заработной платы

     В соответствии со ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы работников могут производиться только в случаях, непосредственно предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами. В зависимости от оснований различаются следующие виды удержаний:

     - обязательные;

     - удержания по инициативе работодателя;

     - удержания, производимые по согласованию  между работником и работодателем (рисунок 2.2)

     В процессе изучения видов удержаний  было выявлено, что не все они  имеют место в филиале ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района». Рассмотрим конкретные виды удержаний, встречающиеся в изучаемой организации.

     Производимые  из выплачиваемых в пользу физических лиц сумм удержания должны оформляться  надлежащим образом. То есть они должны отражаться в издаваемых приказах (распоряжениях) работодателя (администрации), рассчитываться в строго установленной последовательности и учитываться в регистрах бухгалтерского и налогового учета. В соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение о производстве удержаний из заработной платы работников не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного соответственно для возвращения аванса, погашения неправильно исчисленных выплат, погашения задолженности. При этом должно соблюдаться условие, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. 

Рисунок 2.2 – Схема удержаний из заработной платы работников 

     Так, в филиале ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района» формирует информацию для исчисления налоговой базы по НДФЛ на основе данных бухгалтерского учета. Для отражения данных о доходах каждого работника, используется налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц форма № 1-НДФЛ. Карточка содержит персональную информацию о физическом лице - получателе дохода, необходимую для правильного исчисления налога и предоставления сведений в налоговые органы о доходах этого лица. В разделе 3 данной карточки производится расчет налоговой базы налога на доходы физического лица по всем налогооблагаемым доходам, кроме дивидендов и доходов, облагаемых по ставке 13 и 35 %.

     При определении налоговой базы из общей суммы доходов исключаются доходы, освобожденные от налогообложения в соответствии со статьей 217 НК РФ, а также сумма налоговых вычетов, полагающихся налогоплательщику. Налоговые вычеты, которые предоставляются работнику, делятся на два вида: вычеты, предоставляемые в течение отчетного периода (стандартные налоговые вычеты), и вычеты, предоставляемые в конце года при сдаче налоговой декларации. При определении размера налогооблагаемой базы для удержания налога на доходы физических лиц в филиале ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района» в 2009 году налогоплательщики получали вычет в размере 400 руб. за каждый месяц налогового периода. Предоставление такого вычета осуществляется на основании заявления работника и действует до месяца, в котором его доход, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода, превысит 20000 рублей. Также у работников филиала ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района» в 2009 году имел место налоговый вычет в размере 600 рублей за каждый месяц налогового периода, на обеспечении которых находится дети. Налоговый вычет действует до месяца, в котором доход превысил 40000 руб. Далее налоговый вычет на ребенка не предоставляется. Налоговый вычет на детей предоставляется на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося дневной формы обучения, аспиранта, студента, курсанта в возрасте до 24 лет у родителей и (или) супругов, опекунов или попечителей. Вдовам, одиноким родителям, опекунам или попечителям налоговый вычет производится в двойном размере. Доход у физических лиц учитывается помесячно нарастающим итогом с начала года, таким же образом идет учет сумм налоговых вычетов, облагаемых налогом сумм, налога исчисленного и фактически удержанного. В настоящее время стандартные вычеты при расчете НДФЛ изменились. Предоставление вычета в размере 400 рублей осуществляется уже до месяца, в котором доход, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода, превысит 40000 рублей, а вычет в размере 1000 рублей за каждый месяц налогового периода на каждого несовершеннолетнего ребенка действует до месяца, в котором доход превысил 280000 руб.