Планирование работы коммерческой фирмы

При создании конкретной фирмы учредители должны насыщать бизнес-план только теми сведениями, которые ведут их к поставленной цели. Естественно, что состав информации и подробность расчета экономического обоснования зависят от многих факторов. Например, если будет создаваться бизнес-план для привлечения инвесторов к развитию действующей коммерческой фирмы, то в нем должны превалировать не только прогнозные оценки рынка, но и конкретные результаты работы и подробные характеристики самой фирмы с указанием оборота, прибыльности, текущего финансового положения и ближайших перспектив.

Если действующая коммерческая фирма выступит с предложением заключить соглашение о сбытовой кооперации, то состав содержащейся в ней информации будет иным и после предварительного согласия партнера на такую кооперацию, скорее всего, обе стороны вместе разработают бизнес-план, включающий совместный расчет экономической целесообразности такой кооперации.

1.2 Текущее финансовое планирование работы коммерческой фирмы

Текущее планирование работы коммерческой фирмы осуществляется планово-аналитическим отделом и состоит обычно из следующих направлений:

1) Составление и контроль исполнения годовых планов по реализации принятого пятилетнего бизнес-плана.

Годовые планы, как правило, имеют поквартальные или помесячные контрольные цифры. Чем быстрее оборачиваемость товаров, входящих в номенклатуру фирмы, тем короче плановые сроки и сроки проверки исполнения контрольных цифр.

За основу разработки вариантов текущих годовых планов следует брать принятый собранием учредителей вариант экономического обоснования создания фирмы, входящий в первоначальный бизнес-план. Практически неизменными до очередного собрания акционеров или пайщиков должны оставаться величина уставного капитала и обязательства по выплате дивидендов.

Планово-аналитический отдел в ходе реализации текущего плана должен выявлять те объективные причины, которые не позволяют выполнить намеченные цифры, просчитывать и давать на рассмотрение руководству свои предложения. Среди таких предложений могут быть достаточно кардинальные: изменить структуру номенклатуры товаров за счет увеличения объемов тех, перепродажа которых дает большую разницу цен, или тех, которые пользуются более высоким спросом. Планово-аналитический отдел может обосновать необходимость сокращения численного состава или изменения структуры самой фирмы для снижения издержек. Руководству может быть предложено созвать внеочередное собрание пайщиков или акционеров с целью, например, увеличения уставного капитала и эмиссии дополнительных акций, преобразования закрытого акционерного общества в открытое, найма на работу опытных внешних директоров и т. д.

Следует заметить, что инициаторами корректировок могут выступать и отдел маркетинга, рекламы и цен, реагируя на изменения текущей или ожидаемой рыночной конъюнктуры, и отдел координации закупок и продаж, непосредственно связанный с работой на рынке.

2) Компьютеризация финансового планирования.

При создании компьютерной системы финансового планирования фирмы необходимо соблюдать логическую последовательность следующих основных действий:

- исследование организационно-управленческой модели фирмы с определением функциональных назначений отдельных ее подразделений и взаимной увязки их функций;

- выбор интервалов планирования, обеспечивающих возможность анализа текущих показателей выполнения плана и предсказания будущих событий;

- определение комплексности текущего и перспективного планирования;

- выбор степени укрупнения плановых и контрольных показателей плана, который обычно вызывает серьезные противоречия между бухгалтерскими службами, привыкшими вести учет с максимальной детализацией, и службами, решающими управленческие задачи, причем последним чаще всего отдается предпочтение, поскольку нелогично дублировать систему бухгалтерского учета;

- разработка необходимого числа вариантов моделей компьютерного планирования с целью максимального приближения к заранее утвержденным исходным данным и ожидаемым результатам на конец планируемого периода, а часто, при необходимости, и на промежуточные даты или события;

- тестирование модели с помощью специально выбранных в программе контрольных позиций по отдельным главным показателям, которые могут быть проверены наиболее простыми расчетами.

С самого начала следует проверить возможность использования и целесообразность приобретения уже готовых программ. Если такой возможности нет, то следует или обратиться к специализированной фирме, или принять на работу достаточно квалифицированного программиста.

Текущее планирование работы фирмы должно сочетаться с постоянным планированием финансового обеспечения деятельности фирмы, т.е. с финансовым мониторингом.

3) Финансовый мониторинг.

Одним из основных принципов работы коммерческих и всех других предпринимательских образований должно быть максимально эффективное использование оборотного капитала с минимальными размерами и сроками банковских кредитов, естественно, если их ставки не более благоприятны, чем эффективность использования капитала в деятельности самой фирмы.

Чтобы соблюсти указанные условия, необходим финансовый мониторинг (cash flow) доходов, расходов, наличия средств, получения и погашения кредитов, для ведения которого также могут быть использованы готовые компьютерные программы или по заданию фирмы разработаны новые.

Принцип составления программ следующий.

В компьютер ежедневно или еженедельно вводятся все планируемые реализационные и внереализационные доходы с разнесением их на планируемые даты поступления средств на счет фирмы с указанием шифров их статей. В результате на мониторе должен появиться график, суммирующий доходы фирмы на любой момент планируемого периода. Одновременно в компьютер вводятся все планируемые расходы фирмы с указанием статей расходов, и также на мониторе будет изображен график расходов на любой момент того же планируемого периода, и кроме того суммирующий график — сальдо доходов и расходов.

Далее в ходе ведения коммерческой деятельности ежедневно (или еженедельно) в компьютер следует вводить поправки, реально отражающие фактическое поступление средств на счета фирмы или списание средств с ее счетов. Например, если фирме стало известно, что через три месяца ей предстоят внеплановые расходы, то в компьютер следует ввести соответствующую сумму на предстоящую дату списания средств с ее счета с указанием шифра расходов. В результате этой операции, возможно, окажется, что ранее намечавшееся положительное сальдо на определенное время станет отрицательным и у фирмы не будет средств на запланированные в тот же период платежи на иные цели. Тогда планово-аналитическому отделу придется или переносить запланированные платежи, или искать для них источники дополнительных средств. Если будет принято решение взять в банке кредит, то заранее уже известно, на какую сумму и на какой срок должен быть взят такой кредит. При этом сумма этого кредита должна быть учтена не в доходах, поскольку она немедленно расходуется на внеплановый платеж, а в расходах, как его погашение с начислением процентов. На практике фирмами в компьютер вносятся сотни корректирующих поправок, каждый раз меняющих общую картину соотношения доходов и расходов.

В принципе введение в компьютер данных может осуществляться по поступлении информации о наступившем или будущем событии. Если фирма поставила для себя задачу получения за определенный период результирующей величины дохода, то получаемая картина динамики доходов и расходов позволит заранее принять меры для обеспечения ее получения. Чтобы более наглядно пояснить изложенную систему планирования и корректировки, будет показано минимальное число предельно упрощенных графиков доходов и расходов с введением вынужденной корректировки и изменений, связанных с принятым решением, целью которого является создание условий для получения заранее запланированного результирующего дохода.

Поскольку вынужденные корректировки финансового плана могут случаться в течение планируемого периода многократно, то требуются большие усилия, чтобы скорректировать план в соответствии с принятыми решениями. На практике такая работа российскими фирмами или не проводится совсем, или проводится время от времени при серьезных изменениях финансовой ситуации, однако, обычно с запозданием и неизбежными потерями.

Сейчас применение компьютерной техники до предела упрощает возможности моделирования финансовых последствий заблаговременно принимаемых решений, причем не только для коммерческих, но и для производственных фирм, т.е. позволяет вести непрерывный мониторинг их финансового состояния. Составление такой программы с использованием весьма распространенных математических таблиц под силу среднему программисту. При этом планово-аналитический отдел должен дать программисту накопленные практикой закономерности влияния затрат на динамику доходов.

Работа по составлению и корректировке текущих планов неразрывно связана с мониторингом финансового состояния фирмы, поскольку любые изменения плана, направленные на достижения заданных параметров деятельности фирмы, всегда должны проверяться с точки зрения их финансового обеспечения, а любые сигналы об отсутствии необходимых средств в нужные периоды времени, которые выявляет непрерывный мониторинг, должны, как в приведенном примере, находить отражение в корректировке плана коммерческих мероприятий.

Иными словами, работа над текущим планом и мониторинг финансового состояния должны производиться непрерывно с момента начала работы фирмы. При этом параллельно должны накапливаться данные о закономерностях влияния различных видов расходов на динамику доходов, которые специфичны для каждой фирмы.

1.3 Комплексное планирование

1.3.1 Механизм комплексного планирования

Если к исполнению предложений, одобренных руководством фирмы, необходимо одновременно или последовательно привлечь несколько отделов и оперативных коммерческих групп, то обычно в обязанность автора принятых предложений входит составление проекта комплексного плана координации работы всех структур, участвующих в их выполнении. Проект согласовывается с участвующими в его исполнении подразделениями, утверждается руководством фирмы и берется на контроль исполнения руководством или через отдел, инициировавший принятие такого плана. В плане устанавливается последовательность, сроки и фамилии руководителей подразделений, ответственных за его исполнение.

Комплексное планирование наряду с финансовым планированием и мониторингом предусматривает доведение плановых заданий до исполнителей всех уровней, самостоятельное планирование работы оперативным составом, координацию работы структурных подразделений фирмы, а также контроль исполнения плановых заданий и оперативных мероприятий на всех уровнях.

С этой целью можно закупить на рынке готовые программы, отвечающие указанным задачам, а в случае их отсутствия — поручить их разработать специализированным фирмам или принять на работу квалифицированного программиста.

Результаты выбранного варианта плана принимаются за основу перспективного и годовых планов по основным показателям работы фирмы. Они вводятся в компьютерную систему с доступом к ним каждого работника. На их основе все отделы создают свои перспективные и годовые проекты планов мероприятий, обеспечивающих, с их точки зрения, выполнение полученных плановых заданий. Эти проекты также вводятся в единую компьютерную систему фирмы под определенным кодом для каждого подразделения и являются доступными для изучения всеми отделами и сотрудниками. Цель такого изучения — определение достаточности мероприятий по выполнению заданий, взаимная их увязка между подразделениями фирмы, участвующими в их исполнении. Проекты планов мероприятий при необходимости согласовываются между отделами и анализируются планово-аналитическим отделом, который просчитывает разные варианты с использованием финансового мониторинга с точки зрения их обеспечения финансовыми средствами. Подготовленные варианты комплексных планов рассматриваются по основным позициям советом директоров фирмы обычно с приглашением руководителей специализированных отделов. Совет директоров либо утверждает сводный проект комплексного плана, либо возвращает его на доработку. В конце концов утвержденный вариант сводного комплексного плана вводится в общую компьютерную сеть под единым шифром. На его основе каждое подразделение составляет свой календарный план мероприятий с учетом необходимой синхронизации работы между отделами и оперативно-коммерческим группами. Синхронизация заключается в обеспечении логической последовательности действий всего состава фирмы по выполнению комплексного плана.

Последними в цепочке выполнения комплексных планов являются отдел координации закупок и продаж, а также руководимые им оперативно-коммерческие группы, которые составляют календарные пооперационные планы, включающие названия фирм — перспективных покупателей, даты направления им коммерческих предложений, контрольные даты ожидания от них ответов, сроки утверждения расчетов цен, предельные даты подготовки проектов контрактов, поставок товаров и получения выручки для обеспечения плановых заданий.

Процесс планирования коммерческой работы фирмы непрерывен. Практика показывает, что реализация комплексных планов практически всегда происходит с большим или меньшим отклонением от контрольных сроков и цифр в ту или иную сторону, это вызывает необходимость их периодической корректировки.

Инициатива в корректировке планов может исходить из любого подразделения фирмы, ее целесообразность проверяется планово-аналитическим отделом, который предлагает внесение комплексных корректировок в планы отделов и оперативных групп, участвующих в их реализации. При несогласии с предлагаемой корректировкой хотя бы одного из руководителей отделов компромиссное решение принимают курирующие эти отделы директора.