Отчет по практике на материалах общества с ограниченной ответственностью «Миника»

Реквизит «Резолюция».

Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

Реквизит «Резолюция»  включает  фамилию    исполнителя,    содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована.

Поручение, содержащееся в резолюции, должно быть изложено конкретно.

 

Например:

 

Петрова Л.М.

Прошу подготовить приказ.

Срок - 25.10.2013

Подпись. Дата.

 

При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.

Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа).

При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа.

Изменить резолюцию имеет право только руководитель — автор резолюции.

При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:

для формата А6: верхнее и нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм;

для формата А5: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм;

для формата А4: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм.

Реквизит «Заголовок к тексту».

Документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.

Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.

 

Например:

 

приказ (о чем?) «О внесении изменений в фонд бригады»; положение (о чем?) «О канцелярии»;

протокол (чего?) «премиальной комиссии»;

правила (чего?) «внутреннего трудового распорядка»; должностная инструкция (кому?) «делопроизводителю»;

акт (о чем?) «О выделении документов к уничтожению»;

акт (чего?) «ревизии»;

письмо (о чем?) «Об изменении сроков выполнения  договора»

 

В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения.

 

Например:

 

О внедрении СТБ 6.38-2004

 

Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

Реквизит «Отметка о контроле».

Отметка о контроле располагается на левом поле документа, на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

Реквизит «Отметка о наличии приложения».

Отметка о наличии приложения располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.

 

Например:

 

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

 

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

 

Например:

 

Приложение:    1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз. 2.                                                                                         

                          2. Отзыв на проект инструкции  на 3 л. в 2 экз.

 

Если к документу прилагается документ,  имеющий  приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложений.

 

Например:

 

Приложение: письмо Министерства экономики Республики Беларусь от 03.09.2013 № 09-13/457 и приложение к нему, всего на 10 л. в 1 экз.

 

Если приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес направляется приложение.

 

Например:

 

Приложение: на 10 л. в 1 экз., во второй адрес.

 

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

В распорядительных документах реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «...представить перечень документов по прилагаемой форме» и др.

Реквизит «Подпись».

Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.

Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации.

 

Например:

 

  Директор

«Миника»     Подпись                             В.Л.Окольчик

 

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации.

 

 

Например:

 

Директор общества с ограниченной ответственностью «Миника»

В составе реквизита «Подпись» могут указываться степени и звания (ученые, воинские и др.).

 

Например:

 

Директор Миники

доктор технических наук

профессор                                       Подпись                                   Г.Я.Боровой

 

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

 

Например:

 

Директор госэкспертизы    Подпись                     В.Л. Окольчик

Главный бухгалтер    Подпись                     В.А. Мартынова

 

При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

 

 

 

Например:

 

Министр образования Министр финансов

Республики Беларусь Республики Беларусь

Подпись С.А. Маскевич Подпись А.М. Харковец

 

При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

 

Например:

 

Председатель комиссии           Подпись Е.Д. Расюк

Члены комиссии:           Подпись М.В.Борщевская

           Подпись Т.А. Никанчик

Документы коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем этого органа.

 

Например:

 

Председатель Подпись        А.В.Мороз

Секретарь Подпись        И.С.Журавлев

 

При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается первый экземпляр документа, оформленный на бланке.

При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа.

В реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И.о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

Реквизит «Гриф приложения».

Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.

          Гриф  приложения  состоит  из  слова «Приложение», его  порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака №), названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса.

 

Например:

                                                                                  Приложение 2

                                                                                  к приказу генерального 

                                                                                  директора госэкспертизы

                                                                                  02.09.2013 №38

 

Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.

На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения. Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.).

Согласование документов.

Документы, подготавливаемые в ООО«Миника», до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри - со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее - с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).

Реквизит «Гриф согласования».

Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.

Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.

Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

 

Например:

 

СОГЛАСОВАНО

Директор учреждения «Белорусский государственный архив научно-технической документации»

Подпись А.М. Запартыко

15.09.2014

 

Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется по форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания экспертной комиссии общества с ограниченной ответственностью «Миника»

16.09.2013 №4

 

или

 

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь

19.08.2013 №11-10/1186

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне.

 

Например:

 

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Министр здравоохранения Министр финансов

Республики Беларусь Республики Беларусь

Подпись В.И. Жарко Подпись А.М. Харковец

14.06.2013 16.06.2013

 

Если документ имеет три грифа согласования, то они располагаются в следующем порядке:

Например:

 

СОГЛАСОВАНО                                                      СОГЛАСОВАНО

Министр здравоохранения Министр финансов

Республики Беларусь Республики Беларусь

Подпись В.И.Жарко Подпись А.М.Харковец

16.08.2013 16.08.2013

 

СОГЛАСОВАНО

Министр экономики Республики Беларусь

Подпись Н.П. Зайченко

16.08.2013

Более трех грифов согласования оформляются двумя вертикальными рядами.

При отсутствии места на документе оформляют лист согласования. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:

Лист согласования прилагается

Реквизит «Визы».

Внутреннее  согласование  оформляется   путем  визирования  проекта документа должностным лицом.

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

 

Например:

 

Начальник отдела кадров

Подпись О.Б. Боровец

15.08.2013

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

 

Например:

 

Начальник отдела кадров

Подпись О.Б. Боровец

13.08.2013

С проектом не согласен.

Замечания прилагаются

 

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.