Отчет по практике на материалах общества с ограниченной ответственностью «Миника»

Документы на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.) принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Копия сопроводительного письма помещается в дело на общих основаниях;

Обработка и отправка документов осуществляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Документы, направляемые более чем в четыре адреса, передаются для отправки со списком на рассылку, оформляемым в соответствии с требованиями пункта 45 настоящей Инструкции.

На заказную корреспонденцию составляется реестр рассылки, в котором отправителем проставляются должность, фамилия и дата отправки. При этом на соответствующих документах исполнители проставляют в верхнем правом углу надпись «заказная». Надпись «заказная» переносится на конверт.

Документы на иностранных языках представляются на отправку вместе с переводом в обязательном порядке.

Подготовленные к отправке конверты с документами сдаются предприятию связи.

Регистрация и исполнение внутренних документов:

Работа с внутренними документами на этапах подготовки и оформления ведется по правилам, установленным для работы с исходящими документами;

Внутренние документы регистрируются в журналах регистрации внутренних документов после их подписания (утверждения).

Регистрация внутренних документов осуществляется отдельно по каждому виду в журналах.

Регистрация распорядительных документов и протоколов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов.

Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно.

Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно.

Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно. Например, отдельно могут регистрироваться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании, о предоставлении отпусков и др.;

Регистрационным индексом распорядительного документа, протокола является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года.

Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный буквенным обозначением.

Регистрационными индексами докладных записок, справок и других информационно-справочных документов являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года.

Рассмотрение и исполнение внутренних документов осуществляется в соответствии с установленным порядком обработки входящих документов. Документы, требующие контроля исполнения, передаются в канцелярию для постановки их на контроль.

Создана автоматизированная система документационного управления «Медиум» (далее - АС ДОУ  «Медиум»).  АС  ДОУ  «Медиум» строится  на  основе  РКК,   которые   объединяются в базы регистрационных данных.  Отдельные базы данных формируются на входящие, исходящие и внутренние документы, обращения граждан.

Учет документооборота.

Объем документооборота - количество документов полученных (входящие) и созданных (внутренние, исходящие) организацией за определенный период времени.

Подсчет количества документов производится в автоматизированной системе ведения делопроизводства.

За единицу учета принимается один экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается один раз. Приложения к документу учитываются с ним как один документ.

Отдельно учитываются полученные (входящие) и созданные (исходящие и внутренние) документы, обращения граждан.

Может производиться полный и выборочный учет объема документооборота (по структурным  подразделениям,   по группам документов и т.д.).

Учет и анализ объема документооборота осуществляет канцелярия, результаты представляются руководству для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Сведения об объеме документооборота используются для, определения степени загруженности работников канцелярии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.2. Виды документов, система документации. Соблюдение правил оформления документов согласно требованиям ГОСТа.

 

 

Издаются следующие виды  распорядительных документов: приказ, распоряжение.

Приказ - правовой акт, издаваемый директором ООО«Миники» для разрешения основных задач, стоящих перед ООО«Миникой» (приложение 1).

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

Приказы, издаваемые в ООО«Минике», подразделяются на следующие виды: по  основной деятельности, по личному составу  (приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении,  поощрении,  премировании,    продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма,    установлении надбавок, доплат,  временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении    тарифных окладов, длительным (более месяца) служебным командировкам в пределах Республики Беларусь и за границу, о предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени,   отчества работников); по личному составу аспирантов; по административно-хозяйственным вопросам; о предоставлении трудовых отпусков, о служебных командировках в пределах Республики Беларусь. Не допускается объединение в одном распорядительном документе  вопросов  основной  деятельности  и  по личному составу.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично директором   ООО «Миники»   для   решения   оперативных  вопросов   основной деятельности.

Не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным принципиальным задачам. В этих случаях издаются приказы.

Текст  распорядительного документа,  как правило, состоит   из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа.

При издании распорядительного документа на основании (во исполнение, в соответствии) нормативного правового акта Республики Беларусь или распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка.

Констатирующая  часть   в   распорядительном    документе   может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

В приказах по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», распоряжения, указания - «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», решения - «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Распорядительное  слово  печатается  прописными   буквами   от  гр левого поля, без кавычек и пробелов. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в случае, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

При оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать. В этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а исполнитель (должностное лицо или структурное подразделение) указывается в дательном падеже.

В приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть   начинается   словом,   точно   обозначающим   предписываемое   действие («ПРИНЯТЬ»,  «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может  использоваться  в  текстах  сложных  по   структуре приказов по личному составу.

Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагаются в следующей последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.

Распорядительная часть распорядительного документа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль над исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Не допускается использование формулировки «Контроль над исполнением приказа оставляю за собой».

Если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ ... от ... № ......

В распорядительный документ не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения ...». Перечень должностных лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на оборотной стороне последнего листа документа.

При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников , то пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.

Проекты распорядительных документов подлежат   согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке распорядительные документы согласовываются с юридической  службой . Согласованный проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

Дата в приказе, распоряжении проставляется лицом, его подписавшим. Датой приказа, распоряжения, указания является дата подписания. Датой решения является дата заседания коллегиального органа, принявшего решение. Дата в решениях печатается или проставляется от руки.

Подписанный  директором приказ передаётся в канцелярию для регистрации, за исключением приказов по личному составу работников. Данные приказы поступают на регистрацию в отдел кадров.

Распорядительный документ вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан иной срок.

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях.

Протоколы по полноте освещения хода заседания делятся на протоколы полной формы, краткой формы и сокращенной формы (приложения 2, 3).

Протокол составляется секретарем заседания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании      рукописных, стенографических,   аудио-   или   других   записей   хода   заседания, а также документов,  подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.).

Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, и вопрос (тема) заседания, если он один.

Датой протокола является дата проведения заседания.

Текст протокола делится на вводную и основную части.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке. Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки.

Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки, если количество приглашенных более 10 человек. В протоколах дополнительно может указываться количество присутствующих, необходимое для правомочности принятия решения.

В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие  рассмотрению,  указываются  формы  их  изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.

При вынесении на заседание двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу.

В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы докладчика, и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклад) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». В этот раздел записываются вопросы к докладчику и ответы на них.

В разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» записываются принятые решения по вопросу.

В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текста выступлений. В разделе «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки дня, в разделе     «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» - принятые решения.

В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания.

В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения.

Решение коллегиального органа в протоколах любых форм приводится полностью. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами, если их несколько. Нумерация не производится, если по вопросу принято только одно решение.

Постановляющая часть  протокола заканчивается указанием   лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пунктов решений.

Протокол совещания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем.

Акт – документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.), согласно приложению 4.

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном («акт - о чем?») или родительном падеже («акт - чего?»).