Отчет по практике на материалах общества с ограниченной ответственностью «Миника»

В организации используются  два  вида бланков,  разработанные    в соответствии с СТБ 6.38-2004: бланк письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) согласно приложениям 1 – 2.

При  разработке  бланка  документа  используются  стандартные  листы бумаги форматов А4 (210 х 297 мм).

На бланк письма наносятся  реквизиты:

- Государственный  герб Республики Беларусь;

- код организации: код по ОКРБ 004-2001 «Государственные  органы»; наименование вышестоящей организации;

- наименование ООО«Миника»; 

- почтовый адрес ООО«Миника»;

- коммуникационные и коммерческие  данные.

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов:

- дата;

- регистрационный  индекс;

- ссылка на регистрационный  индекс и дату входящего документа.

На общий бланк наносятся реквизиты:

Государственный герб Республики Беларусь;

- код организации: код  по ОКРБ 004-2001 «Государственные органы»;

- наименование  вышестоящей организации;

- наименование ООО«Миника»;

- место составления  или издания;

- наименование  документа.

На бланк приказа наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов:

- дата;

- регистрационный  индекс.

Бланки документов разрабатываются на основе продольного расположения реквизитов. В бланк приказа и бланк для письма изготавливаются с продольным расположением реквизитов на двух языках.

При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа центрованным способом вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией. На них типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости серии этих номеров.

 

 

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2004.

Реквизит «Государственный герб Республики Беларусь» 
Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается  в  центре  верхнего  поля. Диаметр изображения - не более 17 мм.

Реквизит «Код организации».

Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.

Организация проставляет код по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (далее - ОКОГУ).

Реквизит «Код документа»

Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации.

При составлении конкретных документов код проставляется только на тех их них, унифицированные формы которых включены в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (далее - ОКУД».

Реквизит «Наименование вышестоящей организации». 
Указывается полное официальное  наименование  вышестоящей организации – Государственный комитет по стандартизации  Республики Беларусь.

Реквизит «Наименование организации».

Наименование организации обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ.

Наименование указывается в точном соответствии с уставом о нём.

Документ, подготовленный совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги. Наименование организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне.

 

Например:

 

Государственный комитет Министерство архитектуры и

по стандартизации строительства

Республики Беларусь Республики Беларусь

 

Реквизит «Почтовый адрес отправителя».

Почтовый адрес отправителя оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи.

 

Например:

 

Долгиновский тракт, 160, 220053, г. Минск

 

Реквизит «Коммуникационные и коммерческие данные» 
Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера   телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению предприятия.

Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и т.д. и располагаются ниже коммуникационных данных.

Реквизит «Название вида документа».

Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции, содержанию документируемого управленческого действия. На письмах название вида документа не указывается. Название вида документа печатается прописными буквами без пробелов на двух языках.

Реквизит «Дата документа».

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) - дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) - дата утверждения.

Датой совместного документа является дата его подписания последней организацией.

При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Гриф приложения», «Отметка о наличии приложения», «Отметка о поступлении», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии» оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

 

Например:

 

08.07.2013

При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа.

Реквизит «Регистрационный индекс».

Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

 

Например:

 

05-39/1875

 

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату  входящего документа».

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается на бланке для писем и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

 

Например:

 

На № 01-08/2215 от  10.09.2013

 

Реквизит «Место составления или издания».

Место составления или издания документа располагается под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».

Реквизит «Гриф ограничения доступа».

Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

Реквизит «Адресат».

Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные и частные лица.

При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.

 

Например:

Министерство архитектуры и строительства Республики Беларусь

 

При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже - наименование структурного подразделения.

 

Например:

Управление делами Президента Республики Беларусь

 

Главное  хозяйственное управление

 

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

 

Например:

Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь

                                                            

Начальнику управления

контроля, делопроизводства и                      

материально-технического

обеспечения Кондакову Н.В.

 

При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

 

 

 

 

Например:

Директору Государственного архива Минской области Кушновой Е.В.

 

При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже.

 

Например:

Республиканские органы государственного управления, иные государственные органы, подчиненные Правительству Республики Беларусь (по списку)

 

При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже.

 

Например:

Руководителям республиканских органов государственного управления

 

Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. Почтовый адрес входит в состав реквизита «Адресат» при адресовании документа разовому корреспонденту.

Почтовый адрес в реквизите «Адресат» оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.

 

Например:

Министерство  торговли Республики Беларусь

ул. Мясникова, 39

220048, г. Минск

На документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей системы адрес не проставляется. Для отправки таких документов могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

При адресовании документа частному лицу вначале указываются фамилия и инициалы (имя, отчество) получателя, затем - почтовый адрес.

Например:

Столяровой Н.М.

ул. П.Глебки, д. 15, кв. 26,

223120, п/оЛогоза

Логойского р-на, Минской обл.

Реквизит «Адресат»   не  должен  содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку по форме. На каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.

Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

При направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации.

Реквизит «Гриф утверждения».

Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

Например: 

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО«Миника»

Подпись В.Л.Петруша

15.08.2014

 

При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.

 

Например:                                                     

УТВЕРЖДАЮ

Первый заместитель Министра

торговли

Республики Беларусь

Подпись Д.Л. Пиневич

25.08.2014

 

Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется  должностным   лицом,   утвердившим  документ.  Месяц  и год допускается печатать с помощью технических средств. Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением, а также при утверждении нормативных правовых актов Республики Беларусь.

При утверждении распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса.

 

Например:       

УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора

ООО«Миника»

Подпись В.Л.Окольчик

22.06.2014 № __

или

УТВЕРЖДЕНО

Протокол заседания экспертной

комиссии ООО

«Миника»

22.06.2014 №15

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и закрепляется в табеле и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, определен согласно приложению 3 .