Отчет по практике на материалах общества с ограниченной ответственностью «Миника»

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

 

Например:

 

Начальник отдела кадров Подпись О.Б. Боровец 19.08.2013

 

Начальник планово-экономического отдела

Подпись П.Ю. Лакизо

19.08.2013

 

Ведущий юрисконсульт

Подпись М.В.Борщевская

19.08.2013

 

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным 55 пунктом настоящей Инструкции.

Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.

Реквизит «Печать».

Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Применяются следующие виды печатей: гербовая печать; печать, указывающая на ее целевое назначение (для справок и т.п.).

Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства Республики Беларусь. Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

 

Например:

 

Директор ООО«Миника»    (печать)     Подпись     В.Л.Петруша

 

Реквизит «Отметка об исполнителе».

Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об  исполнителе включает фамилию  и  номер  служебного  телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.

 

Например:

 

 Рак  289 86 13

 

Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился документ (на первой строке), первыми буквами имени и фамилии лица, отпечатавшего проект документа, датой создания документа, именем файла (на второй строке) и другими поисковыми данными.

Например:

 

01 Рак 289 86 13 21.08.2013 Инструкция-doc

 

При оформлении документа на компьютере реквизит «Отметка об исполнителе» вьполняется шрифтом TimesNewRoman обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал - точно 9 пунктов.

Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.

Реквизит «Отметка о заверении копии».

Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена.

Копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа. Выписки из документов оформляются на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа.

Например:

 

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

 

Отметка о  заверении копии  оформляется  ниже  реквизита  «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

 

Например:

 

Верно

Начальник отдела кадров                    Подпись                           О.Б. Боровец

28.08.2013

 

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки физическому лицу заверительную надпись удостоверяют печатью. На копиях исходящих документов, остающихся в деле ,реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой  допускается  не указывать   дату    заверения   и   должность   лица, заверившего   копию.

 

Например:

 

Верно

Подпись О.Б. Боровец

 

          Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь.

Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

          Снятие копий с документов  сторонних организаций для представления третьим лицам допускается с разрешения этих организаций.

Без разрешения сторонних организаций допускается изготавливать и заверять копии документов при решении вопросов приема граждан на работу, подтверждения их трудового стажа, формирования личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.)

Можно заверять копии только тех документов, документов, полученных в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.), документов, предусмотренных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2012 г. №1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц».

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело.

Например:

 

В дело 11-10

Подготовлен ответ

15.02.2013 № 01-09/130

Подпись

15.02.2013

При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, в отметке указываются краткие сведения об исполнении.

 

Например:

 

В дело 03-21

Произведен перерасчет Подпись 22.02.2013

 

Реквизит «Отметка о поступлении».

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования Центра, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.

 

Например:

Общество с ограниченной ответственностью «Миника»

_________________________ 2014г.

Вход. №___________________________

 

 

На   документах,   требующих   срочного   исполнения,   вместе   с   датой допускается указывать время поступления (часы, минуты).

 

ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТАМ ДОКУМЕНТОВ

 

Текст документа должен  быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением  полноты  информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований.

Текст документа излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.

Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и  русский.

Тексты документов, направляемых за пределы Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке.

Предложения строятся согласно общепринятым   грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского        языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений.

В  документах  применяют  термины  и   определения,   установленные действующими стандартами и терминологическими словарями. Многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений.

В тексте документа не допускается употребление: 
просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;

иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;

нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;

ненормативной лексики.

Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты - на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы.

Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.

 

Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов - сквозной для каждого пункта.

Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.

В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.

Тексты  документов  оформляются  в  виде  связного  текста,   анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.

В распорядительных документах  организаций,  действующих   на принципах единоначалия, текст излагается от первого лица единственного числа: «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» и др.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ» и др.

 

 

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,

ИЗГОТОВЛЯЕМЫХ С ПОМОЩЬЮ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ

 

Текст документов на бланках формата А4 печатается на компьютере через одинарный межстрочных  интервал, на бланках формата А5 - точно 14 пт на компьютере.

При наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта TimesNewRoman в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Выравнивание текста производится по ширине листа.

При подготовке таблиц с использованием средств  вычислительной техники межстрочный интервал допускается уменьшать до 11 пт.

При оформлении документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения»,    «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф    приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

 

Максимальная длина строки многострочных реквизитов на компьютере 73 мм.

При печатании документов на компьютере:

0. — граница левого поля;

1. — после 5 печатных знаков от границы левого или 12,5 мм;

2. — после 16 печатных знаков от границы поля или 40 мм;

3. — после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;

4. — после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм;

5. — после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм;

6. — после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм;

7. — после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм;

8. — после 64 печатных знаков от границы левого поля или 160 мм.

От нулевого положения  печатаются:

реквизит «Название вида документа»;

реквизит «Заголовок к тексту»;

реквизит «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);

реквизит «Отметка о наличии приложения»;

реквизит «Отметка об исполнителе»;

реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;

реквизит «Отметка о заверении копии»;

реквизит «Гриф согласования» и наименование должности в реквизите «Подпись»;

слова «Верно», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ»,«ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

От первого положения печатается начало абзацев в тексте.

От четвертого положения печатается реквизит «Адресат».

От пятого положения печатаются реквизиты «Гриф ограничения отступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

От шестого положения печатается расшифровка подписи в реквизите «Подпись».

От седьмого положения печатаются коды по ОКУД, ОКОГУ и ОКЮЛП.