Отчет по практике на материалах общества с ограниченной ответственностью «Миника»

Дата  акта  должна  соответствовать  дате  актируемого   события  и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.

Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт Республики Беларусь, распорядительный документ директора Центра или вышестоящей организации, плановое задание и др.

При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей указываются наименования организаций, которые они представляют.

Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются отдельно.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты. В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, акты проверки, акты   приема  объектов  в эксплуатацию и др.). Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.

Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта.

Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Лица,  имеющие  замечания  по  содержанию  акта,  подписывают  его  с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.

Акты, предписывающие выполнение определенных    действий, подлежат утверждению. Акт утверждается должностным  лицом,  чей распорядительный  документ  (устное  распоряжение)  явился  основанием  для составления акта.

Акты проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности подписываются проводившим проверку (ревизию) работником контролирующего органа (руководителем проверки (ревизии)) и уполномоченными лицами   проверяемой организации в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.

Докладная записка - информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

В госэкспертизе составляются внутренние докладные записки. Докладные записки  регистрируются  в  канцелярии   в  журнале  регистрации внутренних документов. После рассмотрения их   руководством докладные записки с резолюцией руководителя   возвращаются в канцелярию. Далее   докладные записки направляются исполнителям, определенным в резолюции руководства госэкспертизы.

Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей. Во вводной части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ. В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.

Датой докладной записки является дата ее подписания.

Справка - информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение   тех   или   иных   фактов   служебного   или   биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.

Служебная справка - официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.).

Личная справка - официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной плате и др.).

В зависимости от  адресата справки  делятся на внутренние и внешние.

Внутренние справки адресуются генеральному директору госэкспертизы и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Внешние справки адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или частному лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 с использованием углового штампа.

Текст  служебной  справки  может  оформляться  в   виде  таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.

Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.

Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов «выдана настоящая», «действительно работает».

Внешние справки подписываются директором, внутренние - их  составителями. Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями.

При  необходимости  служебная  справка  может  заверяться  печатью. В  обязательном  порядке печатью  заверяются    личные   справки.

Датой справки является дата ее подписания.

Разновидностью     служебных     справок     являются     сводки     (об исполнении документов, сводка предложений и т.д.). Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.

Письмо - обобщенное название различных  по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).

В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы,   письма сопроводительные,  рекламационные,   гарантийные,   напоминания,   извещения, приглашения и др.

Письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.

Письма подписываются руководителями структурных подразделений согласно их компетенции и  распределению   обязанностей,   закрепленных  в локальных  правовых  актах  .  Датой   письма   является   дата  его подписания.

 

Общество с ограниченной ответственностью «Миника» руководствуется Инструкцией по делопроизводству которая устанавливает общие требования к документированию   управленческой деятельности   и   организации   работы с документами.

В соответствии  с системой организационно-распорядительной документацией СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - СТБ 6.38-2004); Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4; Инструкцией   о порядке формирования,  ведения  и хранения  личных дел работников,  утвержденной постановлением Комитета по архивам и   делопроизводству  при  Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г.№2 и обязательна для выполнения всеми работниками.

Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) определяет правила приема, учета, подготовки, оформления, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче документа в архив, осуществляемые с помощью ручных и автоматизированных (компьютерных) технологий.

Положения Инструкции распространяются  на организационно-распорядительную  документацию независимо от вида носителя, в состав которой входят:

- организационные  документы (устав  ООО«Миники»,  структура  и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностная инструкция работника), распорядительные документы (приказ; распоряжение);

- справочно-информационные  документы (протокол, акт, письмо, докладная  и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.).

Особенности оформления, обработки и хранения   организационно-распорядительных документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики    Беларусь,  содержащих    государственные  секреты  и  иную охраняемую законодательством     информацию, обращений граждан  и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений лиц, обращающихся за   осуществлением   административной   процедуры,   и   иных документов, связанных с осуществлением административных  процедур, регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

Положения настоящей Инструкции распространяются на  организацию работы с документами, не относящимися к системе    организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная  и  другие  системы  документации),   независимо  от  вида  носителя, хранение, в том   числе   осуществляемые   с   помощью   автоматизированных (компьютерных) технологий.

Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от общего делопроизводства в соответствии с положением, утвержденным   приказом г директора ООО«Миники».

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в   структурных подразделениях, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений. Приказом директора назначаются работники, ответственные за ведение делопроизводства, которые осуществляют в своем структурном подразделении учет и контроль прохождения   документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др.

Документирование управленческой  деятельности заключается в создании   управленческих   документов - фиксации на бумаге или  других носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности  может  осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств.

Юридическим основанием создания организационно-распорядительных документов в процессе деятельности ООО «Миники» являются:

- акты законодательства  Республики Беларусь;

- решения судов;

- предписания государственных  органов и должностных лиц;

- поручения вышестоящих  организаций;

- осуществление  исполнительной организационно-распорядительной  деятельности в целях выполнения госэкспертизой возложенных на неё функций и задач в соответствии с ее компетенцией.

Ход обсуждения вопросов на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, деловых встречах (далее - заседания) фиксируется в протоколах.

ООО«Миника» ведет переписку с вышестоящими организациями, сторонними организациями, предприятиями, гражданами в целях выполнения поставленных перед ней задач и реализации возложенных на неё функций.

Переписка между структурными подразделениями запрещается.

ООО«Миника» на основании нормативных правовых актов, определяющих её задачи и функции, издаёт (составляет) также планы, отчеты, докладные записки, справки, акты и другие управленческие документы.

Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости - согласование (визирование),утверждение.

Составитель документа несет ответственность за правильность его содержания, оформления, своевременность подготовки, а также за доведение его до заинтересованных лиц.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное   их исполнение и поиск. Проверка соответствия документов действующему законодательству возлагается на юридическую службу.

Для придания документу юридической силы необходимо  наличие следующих обязательных реквизитов:

- наименование  организации - автора;

- дата;

- регистрационный  индекс;

- подпись.

Для отдельных документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

Документы оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) оформляются не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

При оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов допускается использовать угловой штамп .

Каждый лист документа должен иметь поля:

- левое - 30 мм;

- правое - не менее  8 мм;

- верхнее и  нижнее - не менее 20 мм.

 

БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ. УГЛОВОЙ ШТАМП

Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем    реквизитами,    содержащими    постоянную    информацию,    и    местом, отведенным для переменной.

На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.