Организация секретарского обслуживания на примере ООО «Практика»

- определено суммарное количество времени, затраченное на выполнение суммарного объема конкретного вида (элемента) работы.

На основе полученных данных производился расчет численности работников, осуществляемый в несколько этапов (приложение №10). Расчет показал - фактическая численность работников секретариата (4 человека) соответствует расчетной численности (4,43 человека) [14, 15, 40].

Определение должностного состава и распределение должностных

обязанностей

Определение должностного состава и распределение должностных обязанностей работников секретариата проведено на основе рассчитанной явочной численности работников и с учетом требований Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37 (в редакции от 21.01.2000 №7, 04.08.2000 №57, 20.04.2001 №35, от 31.05.2002 №38, 20.06.2002 №44) [8, 16]. В основу построения справочника положен должностной признак: должностные обязанности обусловливают наименование должности и определяют требования к квалификации работников. Квалификационный справочник выделяет три категории служащих: руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей). С учетом функций, возложенных на секретариат, и при условии выполнения функций по документационному обеспечению управления в полном объеме, а также в соответствии с Квалификационным справочником должностной состав работников представлен следующим образом:

Руководители	Наименование должности руководителя службы (в Квалификационном справочнике  отсутствует); заведующие архивом, машинописным бюро, канцелярией, копировально-множительным бюро
Специалисты	Документовед, инспектор по контролю за исполнением поручений, переводчик, переводчик синхронный
Технические исполнители	Архивариус, делопроизводитель, машинистка (секретарь-машинистка), секретарь руководителя               _

Должностное наименование «старший» применяется в том случае, когда работ-ник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных занимаемой должностью, осуществляет руководство подчиненными или руководит самостоятельным участком работы. Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Требования к квалификации».

Должностные функции и обязанности работников секретариата, состав которых утвержден в соответствии со штатным расписанием, установлены в организационно-распорядительном документе типовой должностной инструкции, их краткое содержание изложено в таблице 4.1 приложения №11.

Главная цель должностных инструкций заключается в регламентации профессиональной деятельности отдельных работников, с тем, чтобы избежать дублирования отдельными работниками одних и тех же должностных обязанностей. Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работника, квалификационные требования к нему: к образованию, опыту работы, профессиональным знаниям.

Наличие должностной инструкции позволяет объективно оценивать деятельность каждого работника делопроизводственной службы, а также является основанием для применения объективных мер административного воздействия в случае неисполнения или некачественного исполнения функций и должностных обязанностей, закрепленных за работником в должностной инструкции [33].

2.1.2. Правовая основа  секретарской деятельности

Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления (ДОУ) - совокупность законов, нормативных правовых актов, методических доку-ментов, государственных стандартов, регламентирующих технологию создания, обра-ботки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методические документы по ДОУ разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Нормативно-методическая база ДОУ включает:

1. Правовые акты, издаваемые: высшими органами государственной власти и управления; федеральными органами исполнительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами как общеотраслевого, так и ведомственного характера; органами законодательной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

2. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по документационному обеспечению управления, издаваемые руководством предприятий и организаций. Регламентация документирования и организации работы с официальными документами; создания и обработки конфиденциальных документов; создания и обработки международных документов; нормирования и охраны труда; обработки данных на машинных носителях изложены в приложении №12 работы.

Регламентация документирования и организации работы с официальными

документами

Документирование информации (создание документов) осуществляется на основе правил, устанавливаемых органами различных уровней управления. Требования к оформлению документов носят универсальный характер, т. е. распространяются на все виды управленческих документов, или имеют ограниченное действие применительно к отдельным видам, формам, бланкам документов.

Нормативные документы по нормированию труда являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объемов выполняемых ими заданий, создания благоприятных условий труда. К нормативным документам по труду относятся нормативы по труду (нормативы времени, численности, времени обслуживания), единые и типовые нормы (времени, выработки, обслуживания) [4, 5, 17-19, 22, 29, 36].

 

3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ

 

     3.1.  Административные и организационные функции секретаря

        3.1.1. Бездокументационное обслуживание офиса

Секретарь  - хозяин приемной. Именно он обязан контролировать создание ин- 
терьера, следуя при этом простому правилу: интерьер - реклама деятельности фирмы.

Именно интерьер офиса и внешний вид сотрудников говорят о статусе, престиже организации, являются ее «красочной упаковкой», а значит, напрямую влияют на успех и процветание дела.

Рабочее место секретаря - приемная - помещение, как правило, смежное с каби-нетом руководителя, оснащенное необходимыми средствами для выполнения долж-ностных обязанностей. Помимо приемной в офисе размещены комната отдыха и комната-кухня.

Рациональная организация рабочего места

Основными факторами при разработке планировки рабочего места являются технология и характер выполняемых работ, взаимосвязи в процессе труда, правила пожарной безопасности и промышленной санитарии, специфические требования органов государственного надзора к специальным помещениям и службам.

Рабочие места сотрудников секретариата организованы согласно рекоменда-циям ученых для рациональной организации рабочих мест, а именно:

1. В размещении рабочего места учтена нормативная площадь на одного работающего; выбрана правильная освещенность (естественный свет падает слева или спереди); приемные пространны, незагромождены ненужными для непосредственных рабочих операций предметами; свободный и безопасный доступ к местам включения средств оргтехники в сеть обеспечен; отвлекающее неблагоприятное воздействие уличных раздражителей исключено; теплового излучения от приборов отопления и светового излучения от экранов мониторов, телевизоров и других аудиовизуальных средств исключено.

2. Для обеспечения удобного положения корпуса работниц при работе, создания хорошего зрительного восприятия и свободного положения выбраны формы и габариты мебели с учетом антропометрических показателей.

3. Оргтехника, средства механизации подобраны с максимально возможной степенью их типизации.

4. Рабочие места сотрудников  организованы в соответствии с технологическим 
процессом выполняемых ими работ.

5. Созданы благоприятные санитарно-гигиенические условия труда.

Основным документом, регламентирующим организацию рабочих мест, осна-щенных компьютерной и иной офисной техникой, являются Санитарно-эпидемио-логические правила и нормативы «Гигиенические требования к персональным элект-ронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03».

В соответствии с постановлением главного государственного санитарного врача РФ от 13 июня 2003г N118 «О введении в действие санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03» руководители предприятий (вне зависимости от формы собственности и  подчиненности) в порядке обеспечения производственного контроля обязаны соблюдать основные требования санитарных правил и норм к рабочим местам пользователей ПЭВМ, в т.ч. секретаря руководителя.

Эти требования относятся к помещениям, в которых работает секретарь; микроклимату помещений; шуму и вибрации внутри и в непосредственной близости от помещения; освещению помещения и непосредственно рабочего места секретаря; организации и оборудованию рабочего места секретаря; организации режима труда и отдыха секретаря; организации медицинского обслуживания секретаря. В документе также изложены комплексы упражнений для глаз, комплекс упражнений физкультурных пауз, даны сведения о расположении рабочих мест относительно освещения, характеристики светильников общего освещения [30].

Перечисленные требования направлены на обеспечение безопасных условий труда секретаря, на предприятии ООО «Практика» в основном они выполнены. Исследование исполнения требований к нормативной площади и схемы размещения рабочих  мест, освещению рабочего места, цветовому оформлению, уровню шума на рабочем месте, микроклимату на рабочих местах сотрудников секретариата, проводи-мые специалистами службой охраны труда, изложены в приложении №13 [1, 24].

Оформление офиса

Респектабельность, функциональность, дорогие отделочные материалы и модная мебель - основные требования к интерьеру современного офиса. Он должен не только раскрывать характер деятельности, подчеркивать солидность и стабильность фирмы, но и создавать благоприятные условия для деловой жизни. Выбор деталей для офиса должен отражать не частный, а корпоративный вкус.

Проанализировав интерьер кабинетов работников секретариата можно сделать вывод о том,  что в приемных рационально размещены: мебель, канцелярские принад-лежности, размещение их в помещении, оформление интерьера. В основном действия по размещению оборудования офиса  согласованы с непосредственным  руководителем. Задача секретаря – чтобы приемная выглядела достойно,  поэтому интерьер приемных не перенасыщен сувенирами, они помещены  вне ближайшего поля зрения. Декоративное обустройство стен закончено картинами, приоритетным жанром в области оформления офисов является пейзаж.

Озеленение служебных помещений

Озеленение служебных помещений хорошо влияет на состав воздуха, так как растения не только выполняют декоративную функцию, но и улучшают состав воздуха, снижают нервное и зрительное утомление.

Выбор растений для офиса и уход за ними возложен, как правило, на секретаря. В приемных секретариата создана приятная рабочая атмосфера для руководителей, сотрудников и посетителей.

Влияют на работоспособность и запахи. Исследования показали, что запах лимона в большинстве случаев понижает производительность труда, а запах розы - повышает. В офисах используется компромиссный вариант: добавляется капелька хвойного экстракта в кондиционер. Хвоя прекрасно действует на дыхательные органы, что особенно полезно зимой, аромат слегка бодрит и улучшает настроение.

Таким образом, грамотное выполнение рекомендаций по озеленению и организацию офиса помогает секретарям чувствовать себя на работе комфортно и уютно [11].

Режим труда и отдыха

Режим труда и отдыха работников определяется Правилами внутреннего трудового распорядка предприятия, которые введены в действие приказом генерального директора. В них определены начало и окончание рабочего дня, перерыв на обед, но кратковременный отдых в течение рабочего дня (помимо обеденного перерыва) в документе не регламентируется.

Сотрудникам секретариата, деятельность которых связана с долговременным пребыванием на рабочем месте, предоставляются 5-8-минутные перерывы через каждые 2 часа работы в соответствии с требованиями Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления.

В соответствии с требованиями санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 работа секретарей с персональным компью-тером занимает не более 4 часов подряд с 10-15-минутным перерывом после каждого часа, а при менее интенсивной работе - 10-15-минутным через каждые 2 часа.

В работе сотрудников секретариата используются физкультурные паузы продолжительностью 5-10 минут, которые проводятся один-два раза в день: за 1-1,5 часа до обеда и за 1-1,5 часа до окончания работы.