Документооборот в организации

Обеспечение строжайшего соблюдения работающими трудовой и производственной дисциплины, чистоты и порядка на рабочих местах. Контроль за своевременной вывозкой отходов и готовой продукции без загромождения проходов и проездов и захламления рабочих мест.

 

5. Информационные технологии на уровне отдела.

  Цепочка по выпуску продукции : заявка - тех. задание – разработка конструкторской документации – проработка технологической карты – комплектация необходимыми материалами и инструментом в настоящее время не мыслится без САПР (систем автоматизированного проектирования).

 Autodesk  Inventor – для проектирования изделий, приспособлений, механизмов. Твердотельное проектирование сложных изделий как снизу вверх:  от детали к сборке, так и сверху вниз: сначала создается эскиз подосновы , он разбивается на функциональные блоки и дальше идет декомпозиция до уровня детали. Подход сверху вниз позволяет идти от функциональной составляющей механизма или машины, причем изменения внесенные в подоснову на поздних этапах автоматически преобразуют весь проект. Проектирование и расчет металлоконструкций, трубопроводов, валов ,  цепных и клиноременных передач, подшипниковых узлов, динамическое моделирование, прочностной анализ,  работа с листовым материалом, построение разверток , оформление технической документации по ЕСКД и это не полный перечень задач, которые позволяет решать данный пакет.

Астра раскрой,  ProNest –прямолинейный и фигурный  раскрой для листового металлопроката с генерацией УП (управляющей программы) для станков с ЧПУ (плазменная, газовая резка).

 

А так же все программные продукты уровня предприятия.

 

Должность сотрудника	Название  документа	Корреспондент (откуда получен)	Способ получения (бумага, факс, e-mail)	Периодичность получения документа (1 раз в час, в день, в месяц, в квартал, в год, по мере необходимости)	Действия с документом (регистрация, составление ответа, визирование, согласование, архивирование, уничтожение)	Способ выполнения действий (вручную, или с помощью ИС)	Адресат (указать, кому передаются результаты деятельности)
Нач. ПТО	заявка	клиент	Бумага, факс, e-mail	По мере необходимости	Составление ответа	Excel, Word	клиент
Конструктор	Тех.задание	Нач. ПТО	бумага		Составление ответа	САПР	Нач. ПТО
Гл.инженер	Калькуляция	Нач. ПТО	бумага		Визирование	вручную	Нач. цеха
Нач. цеха	Конструкторская документация	Конструктор	бумага		Согласование	САПР	мастер
Гл. инженер	Требование	Нач. цеха	бумага		Визирование	вручную	Мастер
Мастер	Наряд- задание	Нач. цеха	бумага		регистрация	вручную	Исполнитель
Нач. Цеха	Отчет производства	мастер	бумага		визирование	вручную	Бухгалтерия
Нач. цеха	Табель раб. времени	мастер	бумага		визирование	вручную	Бухгалтерия
Гл. инженер	Ведомость на зарплату	Нач. цеха	бумага	месяц	визирование	вручную	бухгалтерия
Гл. инженер	Проект приказа по личному составу	Нач. цеха	бумага	По мере необходимости	визирование	вручную	Отдел кадров
Нач. цеха	Заявка на инструмент	мастер	бумага		визирование	вручную	Инженер по снабжению
Нач. цеха	Акт на списание рабочей одежды, инструмента	мастер	бумага		визирование	вручную	бухгалтерия
Гл. инженер	План мероприятий, работ	Нач. ПТО	бумага	месяц	Согласование	вручную	Нач. ПТО
Мастер	Складские документы	Торговый отдел	бумага	По мере необходимости	Визирование	вручную	бухгалтерия

 

 

К рассматриваемому далее бизнес процессу непосредственное отношение имеют следующие документы:

Созданные в системе 1С –предприятие – Счет, требование – накладная, отчет производства за смену, складские документы.

Конструкторская и технологическая документация  в системах САПР.

Калькуляция и наряд задание  в Microsoft Excel.

 

6. Функциональная схема бизнес процесса « Выполнение заказов на металлообработку и производство нестандартных изделий и металлоконструкций» в нотации IDEF0.

 

   Заявки (A1) поступают в произвольной форме, как на бумаге, так средствами ИС. По характеру они могут быть с четко сформулированными  требованиями к товару или услуге, законченными техническими решениями, так и с более общими пожеланиями и хотениями . Во втором  случае согласовывается  Тех. Задание ( А11) на проектирование и расчет. Полученная конструкторская документация (А12) позволяет на основе спецификации (А13) произвести расчет материалов  и комплектующих, чертеж  дает основу для проработки технологических операций (А14).  Являясь руководством к расчету  трудозатрат и базируясь на нормативах вычисляется нормо-час(А15) отдельных операций и всего процесса. Подставляя тариф (А16) получаем сетку расценок в денежном отношении. Калькуляция (А17) дает себестоимость и продажную цену  данного изделия  производства данного изделия или услуги. На основе опыта практической деятельности оцениваются риски(А18) и принимается решение. В положительном случае заказчик получает счет и  договор ,  оплата (А3)  товара или услуги дает сигнал к действию. По калькуляции выписывается требование (А41) на получение материалов и комплектующих.Требуемые операции вставляются в производственную сетку  и выписывается наряд-задание (А42),  содержащие данные об исполнителе, количестве и расценке работы. Они  дополняются необходимыми документами. Осуществляется текущий и  финишный контроль качества. При сдаче продукция ставится на ответ хранение конкретного лица и фиксируется в отчете производства (А43). При отгрузке  товара выписывается товарная накладная, складские документы. Снабжается сертификатом и(или) паспортом изделия.

                                                       7. Глоссарий

  Заявка – намерение приобрести товар или услугу.

  Техническое задание — исходный документ на проектирование технического объекта (изделия). ТЗ устанавливает основное назначение разрабатываемого объекта, его технические характеристики, показатели качества и технико-экономические требования, предписание по выполнению необходимых стадий создания документации (конструкторской, технологической, программной и т. д.) и её состав, а также специальные требования.

Конструкторская документация (КД) — графические и текстовые документы, которые, в совокупности или в отдельности, определяют состав и устройство изделия и содержат необходимые данные для его разработки, изготовления, контроля, эксплуатации, ремонта и утилизации.

Согласно определению, приведенному в Единой системе конструкторской документации (ЕСКД), спецификация — основной конструкторский документ, определяющий состав сборочной единицы, комплекса, комплекта. В спецификации содержится подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т. п., входящих в состав сборочного или рабочего чертежа.

Чертёж- условное графическое изображение какого-либо (обычно материального) объекта, выполненное по установленным правилам, часто — с указанием технических данных (размеров, масштаба, технических требований и т. п.), необходимых для изготовления данного объекта.

Технологическая операция — это часть технологического процесса, выполняемая непрерывно на одном рабочем месте, над одним или несколькими одновременно обрабатываемыми или собираемыми изделиями, одним или несколькими рабочими.

Норма выработки – кол-во операций в единицу времени

Тариф -   система ставок оплаты труда.

Калькуляция - определение затрат в стоимостной (денежной) форме на производство единицы или группы единиц изделий, или на отдельные виды производств. Калькуляция даёт возможность определить плановую или фактическую себестоимость объекта или изделия и является основой для их оценки. В строительных организациях оценка и калькуляция используется для объектов бухгалтерского учёта в денежном выражении. Калькуляция служит основой для определения средних издержек производства и установления себестоимости продукции.

Себестоимость - производственная себестоимость – определяется путем прибавления к цеховой себестоимости общезаводских и целевых расходов;

Розничная цена - применяется при реализации товара конечным индивидуальным потребителям на предприятиях розничной торговли.

Риски- сочетание вероятности и последствий наступления неблагоприятных событий

Счет - счёт на оплату необязательный документ, содержащий платежные реквизиты получателя (продавца), по которым плательщик (покупатель) осуществляет безналичный перевод денежных средств за перечисленные товары и (или) услуги. Документ, который служит для оплаты покупателем купленного товара. Никогда не являлся первичным документом, т.к. не содержался в альбомах унифицированных форм. На него не распространяются требования по хранению первичных документов.

Договор купли-продажи — это договор, по которому одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определённую денежную сумму (цену).

Платёж (синонимы: плата, уплата, оплата, расчёт) - это

расчёт за купленный товар или полученную услугу.

Требование - накладная документ , используемый при передаче товарно-материальных ценностей.

Наряд-заказ  одна из форм документа, имеющего значение договора на выполнение работ или оказание услуг. В бухгалтерском учёте — один из первичных документов.

Исполнитель – физическое лицо непосредственно выполняющее данную операцию.

Расценка  - величина оплаты за единицу работы при сдельной оплате труда, зависящая также от нормы выработки и тарифной ставки.

Отчет производства  - документ является одним из ключевых документов производственного учета в программе "1С:Бухгалтерия 8". Он предназначен для отражения в учете и отчетности выпуска готовой продукции.

Товарная накладная - первичный документ, который применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Унифицированная форма товарной накладной (форма № ТОРГ-12) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132.

Складские – документы необходимые для получения товара или услуги, въезда-выезда с территории предприятия.

Сертификат  соответствия - документ, удостоверяющий соответствие объекта требованиям технических регламентов, положениям стандартов, сводов правил или условиям договоров

Паспорт изделия -  это технический документ, предназначенный, прежде всего, для её потребителей, поскольку в нём содержатся основные технические и эксплуатационные характеристики продукции.

               8.  Анализ документооборота в  контексте процесса «Выполнение  заказов»

 К рассмотренному  бизнес процессу непосредственное отношение имеют следующие документы:

Созданные в системе 1С предприятие : требование – накладная, отчет производства за смену, складские документы. Они отражают движение материалов и изделий в рамках предприятия и используются для контроля производственной деятельности. Итак, если нужен анализ продаж изделия в определенный временной интервал или по определенному клиенту обращаемся к 1С

Конструкторская и технологическая документация  в системах САПР предназначена для внутреннего пользования и освещает техническую сторону изделия.

Калькуляция содержит все необходимые  данные для запуска изделия в работу и отражает все значимые экономические параметры . Но хранение данных в документе затрудняет поиск и анализ . Для более гибкого подхода нужна база данных с возможностью выборки нужной информации. Отношение клиент- предприятие вынесем за рамки исследования, тем более эта связь хорошо прослеживается в системе 1С. В данном описании можно выделить следующие сущности, претендующие на роль таблиц: Изделие (продукт производства), ведомость материалов , технологическая карта ( список операций), материалы и операции, Калькуляция, наряд - задание, исполнитель.

Ниже приведена схема базы данных. Количество полей минимально, чтобы не загромождать восприятие. Возможны следующие  запросы :  список технологических операций по конкретному исполнителю за промежуток времени, перечень  материалов и  изделий в жизненном цикле предприятия, поиск и просмотр информации по изделию и т.д.

  

 

 

 

 

 

 

 

 

К отчету о прохождении практики прилагаются:

Приложение №1 – Индивидуальное задание;

Приложение №2 – Договор практики;

Приложение №3 :

1. Счет на оплату
2. Калькуляция
3. Чертеж
4. Карта раскроя
5. Требование накладная и отчет производства
6. Счет фактура и товарная накладная
7. Доверенность

          Приложение №4 - Отзыв

          Дневник прохождения практики

           Титульный лист Отчета