Автор работы: Пользователь скрыл имя, 05 Ноября 2009 в 20:10, Не определен
Реферат
СОДЕРЖАНИЕ
:
1.
Введение
2.Регистрация
и учет документов
2.1.Порядок
обработки поступающих
2.2. Порядок обработки исходящих документов 5
2.3.
Передача документов внутри
2.4.
Учет количества документов
2.5.
Информационно-поисковая
для
работы с документами организации
2.6.
Правила регистрации и
3.
Организация контроля за
4. Хранение документов, составление номенклатуры дел 12
5.
Построение информационно-
6.
Заключение
Список
литературы
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.
Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами. [2, c.9]
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.
В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.
Полное упразднение
бумажного документооборота сейчас невозможно:
консерватизм персонала, низкая образованность,
нежелание обучаться и переобучаться,
боязнь прозрачности собственной деятельности
для руководства, которая возникает после
внедрения системы электронного документооборота;
фактор директора «советского типа» -
нежелание непосредственно работать с
компьютером, просматривать и редактировать
документы. С другой стороны, отсутствие
закона об электронном документе предполагает
обязательное наличие бумажного подлинника
любого значимого документа даже при существовании
электронного варианта. Сегодняшние стандарты
делопроизводства не учитывают особенностей
работы с электронными документами. Когда
говорят об автоматизации делопроизводства
или документооборота, то обычно подразумевают
любые информационные технологии, связанные
с обработкой документов – от использования
текстовых процессоров до систем управления
потоком работ и управления базами данных.
В результате в эту категорию попадает
очень широкий спектр программных продуктов.
[4]
Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Организация
документооборота в условиях применения
средств вычислительной техники
должна обеспечивать совместимость
ручной и автоматизированной обработки
документов.
2.1 Порядок обработки поступающих документов.
Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.[1]
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.
Предварительное
рассмотрение документов проводится с
целью распределения
Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.
Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.
На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.
Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.
Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.
При
необходимости
2.2 Порядок обработки исходящих документов.
Документы,
отправляемые организацией, в том
числе созданные с помощью
средств вычислительной техники, сортируются,
упаковываются, оформляются как
почтовое отправление и сдаются
в отделение связи. Обработка
и отправка документов осуществляется
централизованно экспедицией или сотрудниками
службы документационного обеспечения
в соответствии с Почтовыми правилами.
[1]
2.3 Передача документов внутри организации.
Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.
Передача
документов на ВЦ для обработки, а
также получение документов (машинограмм)
с ВЦ осуществляется через секретаря структурного
подразделения или лицо, ответственное
за документационное обеспечение. [1]
2.4 Учет количества документов
Учет должен производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.
Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации ( по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.
В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.
Подсчет
количества машиночитаемых осуществляется
по учетным карточкам и журналам
учета работы вычислительного центра.
Результаты учета документов обобщаются
службой документационного обеспечения
и представляются руководству организации
для выборки мер по совершенствованию
работы с документами. [1]
2.5 Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации
В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.
Для
достижения информационной совместимости
поисковых массивов организации
отрасли необходима централизованная
разработка классификаторов: типовой
номенклатуры дел, классификатора корреспондентов,
классификатора структурных подразделений
(при наличии типовых структур), классификатора
названий видов документов, классификатора
аспектов деятельности организации, классификатора
вопросов, содержащихся в предложениях,
заявлениях и жалобах граждан, и др. [3]
2.6 Правила регистрации и индексирования документов
Регистрация
документов – фиксация факта создания
или поступления документа
Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).
Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.
Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.
Регистрация
поступающих и создаваемых