Организация документооборота

 
 
 
 

     СОДЕРЖАНИЕ : 
 

     1. Введение                                                                                 2

     2.Регистрация  и учет документов                                            3

     2.1.Порядок  обработки поступающих документов                3

     2.2. Порядок обработки исходящих документов                    5

     2.3. Передача документов внутри организации                      5

     2.4. Учет количества документов                                             5

     2.5. Информационно-поисковая система  (ИПС)

     для работы с документами организации                                 6

     2.6. Правила регистрации и индексирования  документов    6

     3. Организация контроля за исполнением  документа           9

     4. Хранение документов, составление  номенклатуры дел   12

     5. Построение информационно-справочной системы на ПЭВМ 16

     6. Заключение                                                                           20

     Список  литературы                                                                  21

 

      Делопроизводство составляет  полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

      Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и  с другими организациями и  нередко  служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами. [2, c.9]

     Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

В современном  учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.

      Полное упразднение бумажного документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота; фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. С другой стороны, отсутствие закона об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого документа даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов – от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов. [4] 

2. Регистрация и учет документов

 

     Движение  документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи  в дело образуют документооборот  организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в  схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

     Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники  должна обеспечивать совместимость  ручной и автоматизированной обработки  документов. 

     2.1 Порядок обработки  поступающих документов.

     Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.[1]

     На  полученном документе проставляется регистрационный штамп.

     Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

     Предварительное рассмотрение документов проводится с  целью распределения поступивших  документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

     Предложения, заявления  и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

     Документы, адресованные руководству организации  или не имеющие указания конкретного  должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются  в службе документационного обеспечения.

     На  рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

     Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления  документов в службу документационного  обеспечения или в первый рабочий  день при их поступлении в нерабочее время.

     Документы, решения по которым исполняются  несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции  первым. Необходимость размножения  документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

     При необходимости безотлагательного  решения по поступившему документу  допускается ознакомление исполнителя  с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации. 
 
 
 

     2.2 Порядок обработки исходящих документов.

     Документы, отправляемые организацией, в том  числе созданные с помощью  средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как  почтовое отправление и сдаются  в отделение связи. Обработка  и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами. [1] 

     2.3 Передача документов  внутри организации.

     Передача  документов между структурными подразделениями  производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

     Передача  документов на ВЦ для обработки, а  также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение. [1] 

     2.4 Учет количества  документов

     Учет  должен производится в комплексе  с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

     Осуществляется  как полный, так и выборочный учет документов организации ( по структурным  подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При  подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

     В службах оперативного размножения  и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

     Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами. [1] 

     2.5 Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации

     В организациях создаются ИПС ручного  типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование, создание на их основе информационно-поисковых  массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.

     Для достижения информационной совместимости  поисковых массивов организации  отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой  номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и др. [3] 

     2.6 Правила регистрации  и индексирования  документов

     Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем  проставления на нем индекса¹ с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

     Индекс  документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

     Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

     Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

     Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

     Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном централизованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению – в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии – в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, - в службе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.