Организация документооборота

   Обложка дел постоянного и долговременного  хранения оформляется по установленной  форме. По окончании года в надписи  на обложках дел постоянного и  долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.). Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за…годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц и число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это будет приводить к неоднозначности толкования даты.

   На  обложке может проставляться  карандашом по согласованию с ведомственным  архивом номер дела по описи, номер  описи и фонда.

   При изменении названия организации (ее структурного подразделения) в течение  периода, охватываемого документами дела, или при передачи дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения).

   Надписи на обложках дел постоянного и  долговременного хранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью.

   На  завершенные дела постоянного, долговременного  хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и  оформление в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

   Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).

   В организациях, имеющих большой объем  документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел допускается включать в опись дела за несколько лет. Описи дел по личному (личных дел) могут составляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел.

   Описи дел составляются по установленной  форме в двух или трех экземплярах. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный  архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу чисел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

   Вместе  с делами из структурных подразделений  в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы  и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения. 

     5. Построение информационно-справочной  системы на ПЭВМ 

Автоматизированные  системы делопроизводства делятся  на два класса. К первому относятся  системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом. На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций.

      Делопроизводственные  процессы организации должны быть строго структурированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Важнейшими  характеристиками  специалисты обычно выделяют следующие:

• программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);
• поддержка распределенной обработки информации;
• возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);
• открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;
• типы документов, с которыми работает система ( форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);
• коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;
• возможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов);
• средства для определения маршрутных схем прохождения документов;
• возможности контроля за прохождением документов;
• способ оповещения должностных лиц;
• особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;
• средства регламентации доступа и криптозащиты;
• средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;
• ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.

         Системы управления электронными архивами характеризуются  следующими функциями:

      Ввод.

      Система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков,  модемов и сканеров.

      Хранение.

      Централизованное  хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:

• возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;
• организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;
• высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;
• экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;
• возможность централизованного развития вычислительных средств.

    Наиболее сложной является проблема защиты информации. Если речь идет об одностороннем доступе к информации, обеспечить надежную защиту легко: достаточно предоставить внешним пользователям, обращающимся к библиотекам документов через Web, право только искать и читать данные. Такой вид доступа означает, что компания позволяет посторонним лицам получить определенную внутреннюю информацию без регистрации в корпоративной сети и без получения каких-либо прав на управление данными. Это значительно снижает опасность внесения несанкционированных изменений в ответственную информацию. В этом случае пользователь с помощью Web-броузера может только ознакомиться с данными, размещенными на Web-сервере, который установлен между ним и внутренней сетью корпорации.

     Когда система управления документами применяется для двустороннего доступа к информации, а именно этот способ совместного использования документов особенно привлекает предприятия, проблема защиты осложняется. Теперь для обеспечения безопасности корпоративной базы данных требуются специальные программы, регламентирующее права доступа. Кроме того, на клиентском компьютере должно быть установлено специальное приложение, поддерживающее связь с сервером предприятия и позволяющее ему регистрировать документы, к которым обращается пользователь, и изменения, вносимые последним. В настоящее время большинство систем, предназначенных для управления документами в системе Web, включают развитое серверное программное обеспечение и небольшую клиентскую часть, рассчитанную на так называемого "слабого" клиента, т. е. устройство, не имеющее мощного процессора и способное обеспечить только просмотр информации с помощью Web-броузера. Эти системы не позволяют полностью контролировать доступ пользователей к информации. 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Организация работы с документами – ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования – оформления документов, но и единый порядок документооборота.

     Отсутствие  действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

     Общегосударственные нормы регламентируют только форму  готовых – официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе  подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии – от текстовых процессоров до систем коллективной работы.

      СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ: 
 

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов».
2. Документы и делопроизводство: справочное пособие. Сост. Лихачев М.Т.-М.: «Экономика», 1991.
3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1999.
4. Максимович В.И., Берестова Г.Ю. Секретарское дело № 4/ 2003 «Принципы автоматизации делопроизводства» стр. 24-26.