Документооборот в организации

  Оглавление:

1. Основная и сопутствующая  деятельность предприятия.

2. Организационная схема и функциональная модель предприятия.

3.  Информационные технологии и программные продукты уровня предприятия.

4.  Структура и информационные технологии производственного отдела.

5. Таблица документооборота отдела.

6. Функциональная модель бизнес процесса « Выполнение заказов» в нотации IDEF0.

7. Глоссарий

                                    1. Деятельность предприятия.

  Основная деятельность предприятия – поставка  металлопроката с ведущих металлургических и трубопрокатный заводов.

                Вспомогательная и сопутствующая  деятельность

1. Резка, гибка и предпродажная подготовка металла
2. Доставка автотранспортом.
3. Собственное производство дорожной и кладочной сетки, сетки рабицы, кузнечное производство.
4. Производство нестандартных изделий из металлопроката.

 

  Цели в области торговли: ускорение отгрузки товаров, наиболее полное удовлетворение потребностей клиентов.

Цели в области комплексных проектов: расширение спектра сервисных услуг и глубокой переработки металла, развитие производства.

Согласованная работа служб производства, торговли и сервиса позволяет приобрести всё, что необходимо, быстро и в одном месте, что естественно позволяет значительно экономить время и деньги клиентов. Оперативно выполняются как мелкие заказы частным лицам, так и вагонные поставки крупным промышленным предприятиям. Весь ассортимент реально доступен со складов ЗАО «ТоМаг» и постоянно пополняется.

Ежемесячно ЗАО «ТоМаг» отгружает более 2000 тонн металлопродукции. Складские мощности позволяют перерабатывать по полному циклу ежедневно более 300тн. металлопродукции. Это позволяет занимать ведущее место на региональном рынке металлопроката.

Предприятие предлагает большой спектр дополнительных сервисных услуг:

• предпродажная подготовка металла,

• резка (продольная, поперечная, газовая, плазменная, раскрой на разнообразных гильотинах, пресс-ножницах),

• доставка по заказу клиента;

• окраска металла и металлоизделий полимерными порошковыми красками.

Организованно собственное производство кладочной и дорожной сетки, сетки «рабицы», художественных кузнечных изделий металлоконструкций любой сложности.

 Клиенты и партнеры

Среди постоянных поставщиков более 30 металлургических и трубных заводов: Челябинский трубопрокатный завод, Западно-Сибирский металлургический комбинат, Новолипецкий металлургический комбинат, Магнитогорский металлургический комбинат, Магнитогорский калибровочный завод, Нижне-Тагильский металлургический комбинат, Синарский трубный завод, Уральский трубный завод, Завод Электрощит, Испат-Кармет и др.

ЗАО "ТОМАГ" является официальным диллером (Серебрянный сертификат) ООО "ТК "ЕвразХолдинг".

                  2.  Организационная схема и функциональная модель предприятия.

   По организационной  форме управления предприятие  имеет выраженную функциональную  структуру. Все звенья сгруппированы  по признаку выполняемых ими  функций. К основным функциям относится закупки, финансирование, сбыт, производство и управление в целом, включающие в себя операции, которые связанны с наймом персонала. К дополнительным функциям относят учет, обеспечение безопасности, исследования и разработка, управление персоналом (за исключением найма и увольнения) и деятельность секретариата.

Подразделения:

1. Коммерческий отдел занимается закупками металлопроката, поддерживает необходимый баланс складских запасов исходя из спроса и конъюнктуры рынка

2. Торговый обеспечивает продажу товаров и услуг.

3. Производственный отдел выполняет две основные задачи:

1. Выпуск типовой продукции и выполнение нестандартных заказов. Это своевременное подача металлопроката со склада, обеспечение необходимым инструментом и оснасткой, формирование технологических карт, контроль качества и выполнения.
2. Обеспечение работоспособности машин и механизмов, необходимых для функционирования предприятия
3. Проработка новых производственных и технологических решений в области металлообработки и резки металлов.
4. Взаимодействие с контролирующими и надзорными  органами.

  Среди вспомогательных  служб можно выделить:

4. Диспетчер координирует работу транспортного цеха.

5. Инспектор осуществляет въездной и выездной  контроль. Контроль весовой и визуальный.

6. Бухгалтерия осуществляет учет проводимых операций.

7. Служба главного энергетика ведает тепловым и энергетическим хозяйством

8. Заведующий гаражом обеспечивает работу автотранспортного цеха.

9. Отдел кадров и секретариат.

10. Заведующий базой осуществляет общее руководство складским хозяйством и взаимодействует с железной дорогой.

Генеральный директор — это глава организации. Функции генерального директора заключаются в общем руководстве производственно-хозяйственной деятельностью компании. Именно он несет полную ответственность за все принятые решения, за результаты деятельности предприятия и сохранность его имущества 

 

 

 

  3. На уровне основных функций применяются следующие информационные системы и технологии.

      1. Сетевые информационные технологии, обеспечивающие функцию приема и передачи информации. Это обеспечивается посредством объединения компьютеров в локальную и глобальную сеть (Internet). Локальную применяют внутри организации для обмена информацией между подразделениями, а глобальную – для передачи и приема информации с внешним окружением. Программным средством, обеспечивающим связь с Интернетом и работу в нем, чаще всего является   Internet Explorer. В локальной сети с выделенным файл-сервером под управлением операционной системы Windows Server 2008 R2 применяется витая пара UTR с пропускной способностью 100 Мбит/с .

2. 1С- предприятие. Клиент-серверный вариант использования в в масштабе предприятия. Он реализован на основе трехуровневой архитектуры «клиент-сервер».

Программа, работающая у пользователя (клиентское приложение), взаимодействует с кластером серверов «1С:Предприятия», а кластер, при необходимости, обращается к серверу баз данных (Microsoft SQL Server)

Использование кластера серверов «1С:Предприятия» позволяет сосредоточить на нем выполнение наиболее объемных операций по обработке данных. Например, при выполнении даже весьма сложных запросов программа, работающая у пользователя, будет получать только необходимую ей выборку, а вся промежуточная обработка будет выполняться на сервере. Обычно увеличить мощность кластера серверов гораздо проще, чем обновить весь парк клиентских машин.

Другим важным аспектом использования 3-уровневой архитектуры является удобство администрирования и упорядочивание доступа пользователей к информационной базе. В этом варианте пользователь не должен знать о физическом расположении конфигурации или базы данных. Весь доступ осуществляется через кластер серверов «1С:Предприятия». При обращении к той или иной информационной базе пользователь должен указать только имя кластера и имя информационной базы, а система запрашивает соответственно имя и пароль пользователя.

 

3. Пакет «Microsoft Office».

Microsoft Word — текстовый процессор. Позволяет подготавливать документы различной сложности. Поддерживает OLE, подключаемые модули сторонних разработчиков, шаблоны и многое другое.

Microsoft Excel — табличный процессор. Поддерживает все необходимые функции для создания электронных таблиц любой сложности.

Microsoft Outlook— персональный коммуникатор. В состав Outlook входят: календарь, планировщик задач, записки, менеджер электронной почты, адресная книга. Поддерживается совместная сетевая работа.

Microsoft Access — приложение для управления базами данных.

Microsoft Visio — приложение для работы с бизнес-диаграммами и техническими диаграммами — позволяет преобразовывать концепции и обычные бизнес-данные в диаграммы.

4.Файловый менеджер Total  commander. Эта программа позволяет в удобном режиме осуществлять работу с файлами и папками: создание, копирование, перенос, переименование, удаление, поиск. Удобно организована пакетная обработка файлов и работа с масками.

5. Справочно- поисковые системы  сети интернет. Популярностью пользуется Yandex, Rambler.

     4.  Структура ,  количество и подчиненность сотрудников на уровне отдела

 Должность главного инженера в структуре  предприятия является ключевой в вопросах проведения технической политики предприятия, а также в вопросах технической эксплуатации оборудования, механизмов и машин.

Деятельность главного инженера постоянно связана с контролирующими организациями, постоянно контролирующими технические аспекты работы, производственных предприятий.

К ним относятся: Гос. охрана труда, пожарный надзор, Госстандарт и другие госорганы.

Главный инженер ведет учет предписаний, выданных этими службами, принимает меры по устранению неполадок в работе предприятия, изложенных в этих предписаниях, ведет учет проделанной работы в этом направлении, ведет служебную переписку с инспекторами.

Вместе с инженером по ТБ и начальником производства главный инженер несет ответственность за состояние ТБ и ОТ на предприятии. Совместно с технологом предприятия и инженером по ТБ он разрабатывает технологические инструкции по ТБ для работы как на станках, так и на грузоподъемном оборудовании.

В качестве непосредственного руководителя он проводит вводный инструктаж при поступлении новых сотрудников на подведомственные ему участки, участвует в качестве председателя комиссии от предприятия в расследовании несчастных случаев на всех участках.

Должностная инструкция начальника  ПТО предписывает ему следующий ряд обязанностей на предприятии: Организация планов, работ и подготовка всех необходимых ресурсов для осуществления процесса производства. Постоянное планирование технической рационализации производственного процесса. Согласование и анализ проектной документации, связанной с улучшением производства, а также рационализацией рабочего времени. Осуществление полноценного контроля над ходом выполнения, сдачей и документальным оформлением результатов производственной деятельности предприятия. Контроль и анализ грамотности, соответствия техническим нормам, а также требованиям качества и эффективности работы предприятия, производства. Систематизация документооборота, связанного с реализацией производственной деятельности предприятия. Активное участие в разработке и поиске новых конструктивных и технологических решений, направленных на повышение эффективности производства, а также снижением стоимости производства.

 

Функции инженера по охране труда

Главная функция: Создание системы обеспечивающей безопасность труда, через:

1. Своевременная аттестация работников и рабочих мест;

2. Безопасность технического  состояния зданий, оборудования, эффективность  работы вентиляционных систем, исправное  состояние санитарно – технических  устройств, санитарно – бытовых  помещений, средств индивидуальной  защиты работников;

3. Безопасность в процессе  производства, а также в проектах  новых и реконструируемых производственных процессов.

Начальник  - Гл. инженер:

Своевременное предоставление отчетов о проведенных инструктажах по охране труда

Своевременность подачи актов в случаях возможного травматизма

Требования к другим подразделениям: исполнение мероприятий по охране труда,  выполнение правил по безопасности труда, соблюдение режима труда и отдыха работников

Работа инженера-конструктора заключается фактически в разработке информационной модели изделия и выдаче конструкторской документации производству. Для этого инженеру-конструктору необходимо представлять варианты конструкции изделия, обосновать лучший вариант конструкции, выполнить сборочный чертеж, спецификацию и деталировку.

Кроме этого, совместно с инженером-технологом осуществляются анализ детали на технологичность (доработка конструкции изделия для удобства изготовления на том или ином технологическом оборудования) и нормативный контроль (соответствие чертежа нормативным документам, правильность оформления).

Начальник цеха обязан осуществлять следующие трудовые функции:

  Осуществляет руководство производственно-хозяйственной деятельностью цеха. Обеспечивает выполнение заданий в установленные сроки. Организует планирование, учет, составление и своевременное представление отчетности о производственной деятельности цеха. Участвует в работе по планированию технического развития производства и модернизации оборудования, в расследовании причин повышенного износа, аварий оборудования и производственного травматизма и обеспечивает разработку мер по их предупреждению.

Мастер является полноправным руководителем на своем участке производства, организующим ритмичное выполнение участком производственного плана и обязательств.

Обязанности:

 Обеспечение своевременной  подготовки производства материалами, полуфабрикатами, инструментом, приспособлениями, технической документацией.

Контроль за правильным и своевременным оформлением первичных документов в части приема и выдачи работы (наряды, сменные задания и др.), простоя рабочих и оборудования, наряды на сверхурочную работу, сведения о выполнении производственной программы.