Организация документооборота

    Введение  

    Документооборот - это движение документов от момента  их составления или получения от  других  организаций  до  использования  их  для  бухгалтерских записей и последующей передачи в архив.

    В  современных условиях вопрос документооборота имеет большую  актуальность,  так  как  от  правильного  выбора  технологии работы зависит успех  любой организации.

    Для повышения   эффективности   управления необходимо совершенствование  работы  с   документами,   так   как   всякое управленческое  решение  всегда  базируется  на  информации,  на   служебном документе.

    Организация работы с документами влияет  на  качество  работы  аппарата управления, организацию  и  культуру  труда  управленческих  работников.  От того,  насколько  профессионально  ведется   документация,   зависит   успех управленческой деятельности в целом.

    Целью данной работы является исследование  основных  этапов документооборота.

        Задачами контрольной работы  являются:

1. рассмотрение правильного составления и оформления документов;
2. анализ приема и регистрации  документов; 
3. исследование  контроля  за исполнением документов;
4. рассмотрение этапов передачи документов в архив.

 
 
 
 
 
 
 
 

1. Организация документооборота

 

    Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

• документы, поступающие из других организаций (входящие);
• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
• документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

    Документы, поступающие в организацию, проходят:

• первичную обработку;
• предварительное рассмотрение;
• регистрацию;
• рассмотрение руководством;
• передачу на исполнение.

    Служба  документационного обеспечения  управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как  самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт) должна принимать  к обработке только правильно  оформленные документы, имеющие  юридическую силу и присланные в  полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы  возвращаются автору с соответствующим  сопроводительным письмом, где указываются  причины возврата.

    Конверты  от поступающих документов оставляют  в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес  отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются  и передаются по назначению документы  с пометкой "лично" и в адрес  общественных организаций.

    Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения  поступивших документов на:

• направляемые на рассмотрение руководителю организации,
• направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

    Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую  оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это  позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым  могут принимать ответственные  исполнители.

    На  рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

    Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные  подразделения (ответственным исполнителям).

    Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную  форму переносится резолюция  руководителя, выражающая принятое руководителем  управленческое решение по данному  документу. После заполнения регистрационной  формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход  исполнения контролируется службой  ДОУ.

    Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления  в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями  или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

    Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

    Работа  с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который  затем согласовывается с заинтересованными  должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант  документа после распечатки подписывается  руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

    Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют  как почтовое отправление и сдают  в отделение связи. Перед упаковкой  документов служба ДОУ обязана проверить  правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные  документы подлежат возврату исполнителю  на доработку. На заказную корреспонденцию  составляется опись рассылки, которая  подписывается работником службы ДОУ  и датируется.

    Исходящие документы должны обрабатываться и  отправляться в день регистрации.

    Внутренние  документы организации создаются  по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными  должностными лицами и доработка  по замечаниям; распечатывается окончательный  вариант документа и подписывается  руководителем. После регистрации  документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и  передаются на исполнение в структурные  подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается  в дело.

    Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку.

    Служба  ДОУ должна систематически вести  учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. е. учитывать объем  документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую  учетную форму, разработанную самой  организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и  службах ДОУ.

    Результаты  учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер  по совершенствованию работы с документами  и определения штатной численности  службы ДОУ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Основные этапы документооборота

2.1. Составление и оформление документов 

        Чтобы документы могли служить  достоверным основанием для   бухгалтерских записей  и  иметь  юридическую  силу,   к   их   составлению предъявляются определенные  требования. 

    Для правильного составления документа  необходимо:

1. Заполнять документ на бланке (а  при  отсутствии  бланка  на  чистом листе бумаги) чернилами или химическим карандашом, либо на пишущей машинке;
2. Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;
3. Точно и ясно излагать содержание документа;
4. Четко и разборчиво писать текст и цифры;
5. Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;
6. Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;
7. Снабжать документ необходимыми, разборчиво  сделанными  подписями  с указанием должности подписавшего.

    Документы  необходимо  составлять  своевременно,  т.е.  одновременно  с совершением  операции  либо  непосредственно  вслед   за   ее   совершением.

    Своевременность   составления   документов   является   важнейшим   условием правильности отражения операций в документах и своевременности записей их  в учетных регистрах.

    Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (с  копиями).

    Это выполняется обычно автоматически  одновременно с  составлением  документа путем оттиска через подложенную под него копировальную бумагу.

    Копии документов используются для различных  целей. Так,  при  акцептной

форме расчетов  за  отгруженную  продукцию  поставщик  выписывает  несколько

экземпляров счетов — платежных требований для  направления  их  в  различные

адреса (банку, покупателю).

    При составлении документов могут быть допущены ошибки.

    Ошибки  в  документах  исправляются   следующим   образом.   Подлежащие

исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачеркиваются  аккуратно  тонкой чертой так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Над зачеркнутым  делается правильная запись. При этом если в числе  (сумме)  неправильна  только  одна цифра,  то  нельзя  ограничиться  исправлением  одной  этой  цифры,  а  надо

исправить все число.

    О произведенном исправлении на свободном  месте документа (внизу или  на полях) делается оговорка,  которая  заверяется лицами, подписавшими документ.

В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках  и др.) исправление  ошибок не  допускается  вовсе.  Если  в  таком  документе   допущена   ошибка,   он выписывается заново на другом бланке.

    Так как документы имеют большое  значение не только в  учете,  но  и  во всей  хозяйственной  деятельности,  то  в  отношении  качества   документов, особенно  своевременности  и  правильности  их  составления  и   оформления, существует строгий порядок.

    За  нарушение порядка составления  документов отвечают, прежде всего,  те лица, которые их  составляют  и  оформляют  своими  подписями.  Еще  большая ответственность ложится на аппарат бухгалтерии,  получающий  эти  документы, всесторонне проверяющий их  и  делающий  на  их  основании  учетные  записи.

Особая  ответственность возлагается на главного или старшего  бухгалтера  как руководителя учета. Старший  бухгалтер  несет  материальную,  дисциплинарную

или уголовную  ответственность за неправильное либо небрежное  составление  и оформление документов, утерю или  порчу  их,  за  оформление  документов  на отпуск материальных ценностей с нарушением установленного порядка и т.п.[1]

    В целях сокращения количества применяемых  в  деятельности  учреждений,

организаций  и  предприятий  документов,  типизации   их   формы,   снижения трудовых, временных и материальных затрат  на  их  подготовку  и  обработку, достижения информационной  совместимости  автоматизированных  Баз  данных  в народном хозяйстве проводятся работы по  унификации  документов  и  созданию унифицированных систем документации  (УСД)  -  совокупности  взаимоувязанных унифицированных   форм    документов,    обеспечивающих    документированное представление  данных  в  определенных  видах  хозяйственной   деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по  их  разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод  унификации  -  установление единообразия состава  и  форм  управленческих  документов,  создаваемых  при решении   однотипных   управленческих   функций   и   задач.    Одновременно разрабатываются   классификаторы    технико-экономической    и    социальной информации,  обеспечивающие  интегрированную  автоматизированную   обработку данных, содержащихся в УСД.