Организация документооборота

    Каждый  документ  состоит  из  отдельных  составляющих  его  элементов, которые  называются  реквизитами  (подпись,  печать,  текст,  название  вида документа  и  т.д.).  Совокупность  реквизитов,  расположенных  в  документе определенным образом, составляет его формуляр.

    Формуляр-образец  разрабатывается при создании системы  документирования и представляет собой графическую модель или схему построения  документа.  Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных  и  переменных реквизитов.

    Государственный    стандарт    Российской    Федерации    Р     6.30-97 «Унифицированные    системы    документации,     Система     организационно- распорядительной  документации»,  Система  ОРД  «Требования   к   оформлению документов» устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого  из управленческих  документов  и  их  месторасположение  на  бумажном  носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов. Но так  как  некоторые  из  них взаимоисключающие и часть  реквизитов  зависит  от  вида  документа,  то  на конкретном документе их будет гораздо меньше.   
 
 
 

    2.2. Прием и регистрация документов 

    На  предприятии различают три основных потока документации:

• входящие документы, поступающие из других организаций;
• исходящие документы, отправляемые в другие организации;
• внутренние документы,  создаваемые  на  предприятии  и  используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

    Все  документы,  поступающие   на   предприятие   проходят:   первичную обработку,   предварительное   рассмотрение,    регистрацию,    рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

    Служба  документационного  обеспечения  управления (ДОУ), которая может

быть  представлена   на   предприятии,   как   самостоятельным   структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна  принимать  к  обработке только  правильно  оформленные  документы,  имеющие   юридическую   силу   и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В  противном  случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей  сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.

    Конверты  от поступающих документов оставляют  в том  случае,  кода  по конверту  можно  определить  адрес  отправителя,  время  отправки   и   дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы  с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.

    Предварительное рассмотрение документов проводится работником  службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

• направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;
• направляемые  непосредственно  в  структурные   подразделения   или конкретным исполнителям.

    Без рассмотрения руководителем передаются  по  назначению  документы, содержащие текущую оперативную  информацию  или  адресованные  в  конкретные подразделения.  Это  позволяет  освободить   руководителя   предприятия   от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение  по  которым  могут  принимать ответственные исполнители.

    На  рассмотрение  руководства  передаются  документы,   адресованные руководителю предприятия и  документы,  содержащие  информацию  по  наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

    Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления  в   ДОУ.   Если   документ   должен   исполняться   несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном  количестве экземпляров.

    Документы,  подлежащие  отправке  в  другую  организацию,  сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в  отделение  связи.

    Перед  упаковкой   службы  ДОУ  обязана  проверить  правильность  оформления документов,  наличие   приложений,   соответствие   количества   экземпляров количеству адресатов. Неправильно оформленные  документы  подлежат  возврату исполнителю на  доработку.  На  заказную  корреспонденцию  составляют  опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

    Исходящие документы  должны  обрабатываться  и  отправляться  в  день регистрации.

    Внутренние  документы предприятия передаются исполнителям под расписку

в регистрационной  форме.

    Служба  ДОУ должна систематически вести  учет количества обрабатываемых

документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты  учета

документооборота   обобщаются   и   доводятся   до   сведения   руководителя предприятия для обработки мер о совершенствованию работы с документами.

Регистрация  документов  -  важнейший  этап  работы  с  документами   и определяется как "Запись учетных данных о документе по установленной  форме,

фиксирующая факт его создания, отправления или  получения".

    Регистрация придаёт юридическую  силу  документу,  так  как  фиксирует  факт  его  создания  или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил  своего  номера,  он не оформлен, он как бы ещё не существует.

    Регистрация преследует  три  цели:  учет  документов,  контроль  за  их исполнением и справочная работа по документам.

    Регистрации  подлежат  все  документы,  требующие  специального  учета, исполнения  и  использования  в  справочных  целях  независимо  от   способа получения. Сам процесс регистрации -  это  снятие  с  документа  показателей (реквизитов) и занесение их в определённую  регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных  о  документах  учреждения.  Таким

образом, в процессе регистрации  создаётся  информационно-поисковая  система по всем документам организации (фирмы).

    Каждый  документ,  отнесённый  к  числу  регистрируемых,  получает  свой регистрационный  номер.  Он  не  совпадает  и  существенно  меньше  учётного порядкового номера, проставленного  в  отметке  о  поступлении  документа  в организацию.

    Документы регистрируются один раз. В небольшом  учреждении,  фирме  все

документы регистрирует  централизованно  секретарь.  В  учреждении,  имеющем

отделы, регистрация внутренних документов  проводится,  децентрализовано  по группам: в бухгалтерии,  отделе  кадров,  канцелярии.  При  этом  внутренние документы  должны  регистрироваться  в  день  подписания  или   утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

    Для входящих, исходящих  и  внутренних  документов  ведутся  раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

    Из  документа  в   процессе   регистрации   в   регистрационную   форму выписываются, как правило, следующие сведения:

• дата получения;
• входящий № (индекс);
• дата документа;
• индекс документа;
• регистрационный номер документа;
• автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;
• заголовок (о чем документ);
• резолюция;
• срок исполнения;
• исполнитель (кто с ним работает);
• ход исполнения;
• № дела (куда документ помещен после исполнения).

    При регистрации отдельных видов  документов, например обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения,  вписываемые  в  регистрационные формы,  частично  изменяются  и  дополняются. 

    Учреждение  имеет право, учитывая свою специфику, дополнять  сведения  о

регистрируемом  входящем документе. Например,  часто  учитывается  количество листов, наличие приложений и т.д.

    Формы регистрации  могут  быть  трех  видов:  журнальная,  карточная  и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

    Журнальная  система  регистрации  нужна  только   тогда,   когда   учет документов выступает на первое место,  предотвращает  претензии  со  стороны граждан,  конфликтные  ситуации.  Например,   при   выдаче   документов   об образовании,  трудовых  книжек,  пропусков.  Это,  как  правило,  документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

    Более удобной является карточная система  регистрации документов.  Форма карточки (РКК регистрационно-контрольной  карточки)  и  расположение  в  ней

реквизитов  могут быть определены в самом  учреждении и записаны в  инструкцию по делопроизводству.

    Для ведения карточной системы регистрации  в  ручном  режиме  необходимо иметь тираж карточек  на  год  и  как  минимум  два  картотечных  ящика  для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

    Наиболее  рациональной  является  сегодня  регистрация  документов   на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма  карточки  (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.

    Карточку  на документ можно заполнить сначала  не полностью, до  передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и  исполнителя.

    После рассмотрения документа руководителем  карточка дозаполняется, т.е.  эти сведения вносятся в нее.

    При регистрации  на  ПЭВМ,  данные  о  документе,  заложенные  при  его регистрации,  будут  использованы  в   программах   по   автоматизированному контролю и справочной работе. При  этом  поиск  можно  вести  по  любому  из введённых показателей. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.3. Контроль за исполнением документов 

    Контроль  играет  важную  роль  в  системе  документооборота.  Контроль исполнения  документов  обеспечивает  своевременное  и качественное  решение содержащихся в документе вопросов,  охват  всех  контролируемых  документов.

    Контроль  исполнения - это непосредственная  проверка  и  регулирование  хода исполнения приказа или распоряжения, учет и  анализ  результатов  исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

    Контроль  исполнения документов охватывает три  группы вопросов:

    контроль  исполнения документов по существу содержащихся в  них  заданий  или поручений.  Такой контроль предполагает оценку документа в  целом,  то  есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает  руководитель, либо по его поручению - помощник. Если  руководитель  удовлетворен  решением проблемы  -  документ   подписывается,   если   же   не   удовлетворен,   то дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит  повторное согласование.  Контроль  по  существу  содержания  входит   в   обязательные должностные обязанности не только   руководителей   всех   рангов,   но   и, при   большом   объеме  контрольных  документов,  специального  контрольного подразделения;

    контроль  за  соответствием  документов  формам  составления  и  требованиям ГОСТов.    Такой   контроль   может   осуществлять   помощник,   специальная контрольная  служба  или   технический   работник  бухгалтерии.  Суть  этого контроля сводится к  проверке  правильности  оформления  документа,  наличия определенного   бланка,    полноты    реквизитов,    наличия    всевозможных сопутствующих материалов;

    контроль  исполнения  документов  в  указанные   сроки.   Для   подавляющего большинства  документов  устанавливаются  сроки   их   исполнения,   которые регламентируются законами и другими нормативными актами.

    Сроки исполнения подразделяются на типовые  и  индивидуальные.  Типовые

сроки установлены законодательными и  другими актами для   таких  документов, как:

    предложения, заявления и жалобы  граждан  -  в  срок  до  1  месяца  со  дня поступления,  не   требующие   дополнительного   изучения   и   проверки   - безотлагательно, но не позднее 15 дней;