Организация документооборота

1. Понятие документооборота

Под документооборотом  понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения  или создания до завершения исполнения или отправки.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

• прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);
• каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
• порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Основная задача организации документооборота — прямоточность в

движении документов, однократность и единообразие их обработки.

           По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов.

Основными характеристиками потоков, которые  учитываются при организации  документооборота, являются:

• объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;
• структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;
• режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

          Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Для оптимизации  маршрутов движения различных категорий  документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и  личному составу, писем и предложений  граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному  обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

2. Прохождение и порядок исполнения  входящих документов

Документопоток  входящих документов составляют:

• документы вышестоящих организаций, органов власти
• документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы
• документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий
• жалобы и заявления граждан

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

• прием входящих документов
• первоначальная(экспедиционная) обработка
• предварительное рассмотрение и распределение
• регистрация
• рассмотрение документов руководством
• исполнение резолюций
• отправка ответных документов

Прием входящей корреспонденции осуществляется в  организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.

Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку  в канцелярии.

Первоначальная  обработка входящей документации имеет  своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и  подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов  — все конверты, за исключением  личной корреспонденции и корреспонденции  в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются  из конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.

На всех документах (как регистрируемых, так  и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления  в учреждение делают отметку в  виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа.

Отметка при поступлении документа проставляют  только на регистрируемых документах в момент регистрации.

В процессе первоначальной обработки документы  сортируют по структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту  руководителя. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются  по их наименованиям, а затем разбираются  секретарями этих подразделений.

Нерегистрируемые  документы раскладываются по структурным  подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

В малых  организациях всю первоначальную обработку  входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя.

3. Прохождение исходящих документов

К числу  исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую  просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой  тематики, требующие ответной реакции  адресата.