Организация документооборота

• Прохождение исходящего документа включает несколько этапов
• составление проекта документа, его распечатка
• согласование проекта, его визирование в необходимых случаях
• подписание (утверждение) документа
• регистрация и отправка документа

Процесс согласования и визирования можно  ускорить, направив копии проекта  заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.

Подготовленный  проект документа представляется секретарю-референту  для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в  необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа  вместе с необходимыми материалами  секретарем-референтом или в отдельных  случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

В экспедиции (в канцелярии, секретарем) отправляемые документы сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют  стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают  в отделение связи.

Канцелярией, секретарем или экспедицией документы  должны быть отправлены в день их поступления.

4. Прохождение внутренних документов

Внутренние  документы проходят следующие стадии:

• подготовка проекта документа,
• перепечатка,
• согласование
• визирование
• подписание
• исполнение

            Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако  некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы  не требуют составления проекта; докладные записки, справки и  т. п. документы поступают прямо  к руководителю, на имя которого они написаны.

Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у секретаря-референта), подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии  их рассылаются в структурные  подразделения. Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, сводки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в соответствующие дела.

5. Работа с конфиденциальными  документами

К служебным  документам конфиденциального характера  относятся документы, содержащие информацию закрытого характера.

Перечень  сведений конфиденциального характера  определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188. Указ к числу сведений конфиденциального характера относит, в частности, сведения, составляющие служебную и коммерческую тайну.

Под служебной (коммерческой) тайной, согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. 139), следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью  для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим  и иным соображениям, но не имеющих  законных оснований для свободного ознакомления с нею.

Работа  по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых  предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных - начальником  канцелярии.

Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными  документами необходимо обеспечить следующие три условия:

• работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников;
• выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;
• передача документов с грифом «конфиденциально» в другое учреждение (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.

Документы конфиденциального характера учитываются  в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов — в  особых помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в  запертых и опечатанных несгораемых  шкафах или сейфах (в отдельных  случаях под охраной и с  соответствующей сигнализацией).

           По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю.

Руководители  подразделений должны обучать своих  подчиненных правилам обращения  с конфиденциальными документами. Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении  служебной тайны» по принятой в организации  форме. Все сотрудники предупреждаются  о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством.

6. Работа с письмами и обращениями  граждан

Личную  ответственность за организацию  работы с обращениями граждан  и состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных  органов, предприятий и организаций, которые должны постоянно держать эту работу под контролем, принимать меры по ее совершенствованию.

Все поступающие  в государственные органы, на предприятия, в организации предложения, заявления  и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках  в день их поступления.

При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат централизованной регистрации.

После регистрации  документы передаются руководителю для принятия решения. Решение, принимаемое  по обращениям граждан, должно быть основано на требованиях законодательства, изучении обстоятельств, ставших причиной написания  жалобы, заявления.

Сроки исполнения обращений определяются в зависимости  от сложности поставленных в них  вопросов.

По установившейся практике заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения обстоятельств, разрешаются не позднее 15 дней со дня поступления. Если для  принятия решений по жалобе или заявлению  необходимо проведение дополнительных работ, допускается, в порядке исключения, продление сроков для ответа не более  чем на один месяц с сообщением об этом гражданину, подавшему заявление  или жалобу.

Результаты  решения вопроса, поставленного  в обращении, сообщаются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Если полученное обращение не относится  к компетенции данной организации, оно должно быть не позднее чем  в пятидневный срок направлено на рассмотрение в компетентный орган  или заявителю. В ответном письме дается разъяснение, куда ему следует  направить свое обращение.

Отказ в  положительном решении вопроса  должен быть направлен в письменном виде, аргументировано обоснован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов.

Наиболее  успешной работе по контролю за своевременным исполнением жалоб, заявлений, предложений граждан способствует компьютеризация процесса.

Сроки хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан обычно колеблются от 5 до 10 лет для документов различной  степени важности. Отдельные дела, интересные для истории, могут храниться  постоянно.

Все дела с обращениями, имеющие постоянный срок хранения, передаются через год  после завершения по ним делопроизводства в архив учреждения, а затем  в государственный архив.

7. Прием, передача и доставка  документов

Прием и  передача документов на всех этапах их обработки осуществляются, как правило, без расписок. Расписки следует оформлять  только при передаче важнейших контролируемых документов, а также документов, связанных с денежной отчетностью. Движение зарегистрированных документов между подразделениями, секретариатом  руководства, канцелярией фиксируется  в регистрационных формах — карточке, журнале. В канцелярии (секретарь-референт) организации должны знать, в каком подразделении, у кого из исполнителей находится документ в любое время. При этом не обязательно канцелярии и секретарю видеть сам документ, достаточно информации от подразделения или исполнителя о передаче документа другому подразделению или исполнителю.

Доставка  документов во многом определяет быстроту их обработки и исполнения. Доставку документов внутри организации осуществляют курьерская связь и секретари. В  крупных учреждениях целесообразно  использовать технические средства — пневмопочту, транспортеры.