Организация документооборота

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего 

профессионального образования

РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ 

ФИЛИАЛ  В Г.УЛАН – УДЭ 

Кафедра гуманитарных и 

Социально-экономических  дисциплин 
 
 

Таханова  Жанна Владимировна

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Курсовая  работа по организации и технологии документационного обеспечения  управления

 студентки  III курса 465 группы з/о 
 

Научный руководитель

Ильина  Н.А. 
 
 
 
 
 
 

Улан-Удэ, 2008 

СОДЕРЖАНИЕ 
 

Введение………………………………………………………………………стр.3 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 
 

  Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправления.

  Различают три основных потока документации:

• документы, поступающие из других организаций (входящие),
• документы, отправляемые в другие организации (исходящие),
• документы, создаваемые в организации (внутренние), используемые работниками организации в управленческом процессе.

     Движение  входящих документов включает:

• первичную обработку,
• предварительное рассмотрение,
• регистрацию,
• рассмотрение руководством,
• передачу на исполнение,
• исполнение,
• контроль за исполнением,
• списание исполненного документа в дело.

    Делопроизводственная  служба или служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь, секретарь-референт), должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, полученные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

    До  настоящего времени во многих организациях документы, поступают в виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах). Конверты с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций не принято вскрывать, их передают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты вскрываются и, как правило, их целесообразно сохранять в исключительных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документа.

     Предварительное рассмотрение документа проводится секретарем с целью распределения поступивших документов на два потока: направляемые на рассмотрение руководителю организации; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. 

     Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители, и значительно ускорить движение входящих документов, а значит, ускорить их исполнение. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности' организации, необходимую для принятия ответственных решений (копия приказа генерального директора предприятия, присланная в его филиал; жалоба покупателя на низкое качество продукции, выпускаемой данным предприятием; письмо с коммерческими предложениями и т. п.). В структурные подразделения целесообразно передавать без рассмотрения руководителем организации следующие документы: письмо-запрос, рекламный проспект, письмо-напоминание. Вce подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

     Рассмотренные руководителем документы возвращаются секретарю, который переносит резолюцию руководителя в регистрационную форму. После заполнения регистрационной формы документы передаются на исполнение в структурные подразделения. Ход исполнения контролируется службой ДOУ. Документы обрабатываются и передаются исполнителям в день их поступления в организацию. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов. Работа с исходящими документами начинается с подготовки проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа распечатывается, подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело. Документы отправляются в другие организации различными, способами: по почте, по факсу, по электронной почте. Перед отправкой, документы тщательно проверяются. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние  документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие. После регистрации 'документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей), копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения, оригинал документа подшивается в дело. Документы внутри 'организации передаются исполнителям под расписку для подтверждения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации.

    Служба  документационного обеспечения должна вести учет количества обрабатываемых документов, т.е. учитывать объем документооборота. Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки, мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности делопроизводственной службы.  
 
 
 
 
 

  В практике предприятий сложились три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

    Централизованная, форма применяется на предприятиях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций ё документами в одном структурном подразделений, например канцелярии (в общем отделе).  

Централизованная  форма типична для предприятий с очень малым документооборотом, в которых все работы с документами выполняют секретари. Эта форма документального «обслуживания», наиболее перспективна, хотя и требует комплексной автоматизации всех операций.

 При децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях предприятия, как правило, разобщенных территориально.

  Смешанная форма (частично централизованная) работы с документами зачастую используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота.

  При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль исполнения) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрацию, формирование дел, текущее  хранение и др.) выполняют структурные  подразделения.

  Табель  форм документов - перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только те документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется

  В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.

     Применение  табеля позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм, установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами, учесть количество видов и форм документов: Табель форм утверждает руководитель организации.

  Наряду  с разработкой табеля форм документов организации целесообразно разработать альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации.

  Поддержание табеля и альбома форм в рабочем состоянии осуществляет делопроизводственная служба. Документы могут быть систематизированы в табеле по структурным подразделениям организации или по функциям и задачам управления (система управления, руководство, планирование, учет и т. п.).

  Табель  может быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору и т. п. В графе «Примечание» табеля может помещаться информация о порядке подписании, согласования или утверждения документа.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     К служебным документам конфиденциального характера относятся документы, содержащие информацию закрытого характера, в частности, коммерческую тайну организации.

     Под служебной (коммерческой) тайной согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. 139) следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.

     С 29 июля 2004 г. в стране действует Федеральный закон «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ, который регулирует отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, указывает меры, обеспечения ее защиты от несанкционированного доступа.

На документе, содержащем коммерческую тайну: проставляют  гриф ограничения в правом верхнем углу первого листа документа, с указанием номера экземпляра по образцу:    

                      Коммерческая тайна

            Экз. №2  

     Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных - руководителем канцелярии (офис-менеджером).

   Для нормальной работы сотрудник конфиденциальными документами, содержащими коммерческую тайну, необходимо обеспечить следующие условия:

   • работа с конфиденциальными документами должна 'производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении;

   • выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;

   • передача документов с грифом «коммерческая тайна» в другую организацию (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.

   Документы конфиденциального  характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов – в особых помещениях в запираемых и опечатанных несгораемых шкафах (в отдельных случаях – под охраной и с соответствующей сигнализацией).

   По  окончании рабочего дня документы  закрытого характера проверяются  и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю.