Организация документооборота

   Вновь принятые на работу сотрудники подписывают  «Обязательство о неразглашении  служебной (коммерческой) тайны» по принятой в организации форме. Все сотрудники предупреждаются о возможной  уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Работа  с обращениями  граждан в органы власти 

     Работа  с обращениями (жалобами, заявлениями) граждан имеет свою специфику  и ведется отдельно от общего делопроизводства. Она организуется и проводится в  соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» №59-ФЗ.

     Граждане  реализуют свое право на обращение  свободно и добровольно. Рассмотрение обращений осуществляется бесплатно  и подлежит обязательному рассмотрению. Федеральный закон оговаривает права гражданина при обращении (ст.5) и гарантия его безопасности в связи с обращением (ст.6).

     Что касается требований к оформлению обращения, то гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке  указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату. В случае необходимости, в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы, либо их копии. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу по информационным системам общего пользования, также подлежит рассмотрению в порядке, установленном федеральным законом.

     Письменное  обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных органов или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которого входит, решение поставленных в обращении вопросов. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

     Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо согласно Федеральному закону (ст.10) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение, принимает необходимые меры, дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, когда в письменном обращении не указаны фамилия гражданина и почтовый адрес, содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни и здоровью.

     Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязаны в течение l5 дней предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся, сведения, составляющие государственную ил иную охраняемую  Федеральным законом тайну.

     Гражданин в том случае, если по существу поставленных в обращении вопросов по каким-либо причинам ответ не был дан, имеет право на повторное обращение.

     Согласно  статье 12 Федерального закона письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации обращения. В исключительных возможно продление срока рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

     Личный  прием граждан  в государственных органах, органах местного самоуправления проводится их руководителями или уполномоченными на то лицами. Содержание устного обращения граждан заносится в карточку личного приема. Ответ на устное обращение с согласия гражданина может быть дан устно с записью в карточке, а так же письменно по существу поставленных вопросов. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема; подлежит регистрации и рассмотрению согласно порядку, установленному федеральным законом.

     Государственные органы, органы местного самоуправления и должностные лица - осуществляют контроль за соблюдением порядка рассмотрения, обращений, анализируют содержание поступающих обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан. Лица, виновные в нарушении данного Федерального закона, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

       Приведем ряд рекомендаций поведению делопроизводства в отношении обращений граждан в органы власти и к должностным лицам.

     Регистрационный индекс гражданина указывается в регистрационном штампе, место проставления и форма. которого определяются ГОСТ Р 6.30-2003 (реквизит 29). Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, Б-78). Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений.

     Конверты  к письменным обращениям граждан следует сохранять в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения предложения, заявления или жалобы. Поэтому конверт может. Сохраняться вместе с документами до конца решения вопроса, а иногда подшиваться в дело вместе с письменным обращением.

     Все поступающие в государственные  органы, органы местного самоуправления или в адрес должностного лица обращения рекомендуется учитывать  централизованно и регистрировать на регистрационно-контрольных карточках по следующей примерной форме (рис. 9.2). Количество экземпляров заполняемых регистрационно-контрольных карточек определяется исходя из потребности контроля за исполнением и справочной работы по обращениям. Обычно это 2-3 экземпляра: одна карточка идет для контрольной, вторая для справочной картотеки, третья передается исполнителю вместе с обращением и прилагаемыми к нему документами.

      При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат централизованной регистрации на регистрационно-контрольных корточках.

     При повторном обращении гражданина заявление, предложение или жалоба получает очередной регистрационный индекс. Однако в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, Б-78/2, Б-78/3).

      Секретарь-референт или ответственное лицо, ведущее делопроизводство по обращениям граждан, обязан систематически проводить анализ этой категории документов. Периодически (раз в месяц или квартал) составляются аналитические справки, в которых освещаются вопросы, по которым были поданы обращения, количество положительных и отрицательных решений, сколько обращений было решено в срок, сколько с просроченным временем, сколько находится на исполнении. Анализ служит выявлению причин, порождающих нарушение прав граждан, изучению общественного мнения, совершенствованию работы государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц.

     При формировании дел по обращениям граждан  вместе с обращениями в него подшиваются копии ответов и все относящиеся к конкретному обращению документы, собранные в процессе его рассмотрения, т. е. каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу внутри дела группы документов по обращениям располагаются по фамилиям заявителей в алфавитном порядке.

     Сроки хранения дел с обращениями обычно колеблются от 5 до 10 лет. Это зависит от степени важности документов, отдельные дела, интересные для истории, могут храниться постоянно. Дела, имеющие постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроизводства в архив соответствующего органа управления, а затем в государственный архив.

  Наиболее  успешной работе по контролю за своевременным исполнением жалоб, заявлений, предложений граждан способствует компьютеризация процесса. Существуют типовые программы для ведения контроля за сроками исполнения и справочной работы с обращениями граждан.  

9.6. Требования к регистрации документов 

     Регистрация служебных документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация документов на предприятии, в организации необходима для решения следующих задач: учета количества документов, обеспечения сохранности документов, устранения возможности потерь документов, обеспечения поиска документов в информационно-справочных целях. Согласно ГСДОУ, регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использовании в справочных целях. Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, независимо от способа их создания (на пишущих машинках или ПЭВМ) и СПОСО{)II получения или отправки (почтой или по каналам связи). Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ.

     Документы, относящиеся к специальным системам документации (финансовая, бухгалтерская, плановая и др.) регистрируются в соответствующих структурных подразделениях.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно, им присваиваются регистрационные номера в пределах календарного год. Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит как минимум из двух частей: порядкового номера в пределах регистрационного массива документов с начала календарного года и номера дела по номенклатуре дел. Внутренние документы при регистрации делятся по видам и разновидностям, каждая из которых регистрируется отдельно (приказы по основной деятельности, по личному составу, акты, протоколы и т. д.).

  ГСДОУ установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации  документов:

• автор документа (корреспондент);
• наименование документа;
• дата документа;
• номер документа;

• дата поступления документа в организацию (для входящих документов);

• номер, присвоенный документу при его  поступлении в организацию (для  входящих документов);

• заголовок документа и его краткое содержание;

• резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);

• отметка  об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).

    Кроме этого в состав обязательных реквизитов могут быть включены и другие (расписка исполнителя в получении документа, наличие приложений и др.).

    Документы регистрируются в зависимости от объемов регистрационных массивов документов в регистрационных журналах или регистрационно-контрольных карточках. Образец карточки ниже (рис. 9.3). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     

      При повторном обращении гражданина заявление,

.,

 
 
 

        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    
 
 
 
 
 
 

9.7. Контроль исполнения документов 

     Одной из основных функций делопроизводственной службы является контроль своевременности и качества исполнения документов. Контроль осуществляют также руководители и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует исполнение ОРД. Документы других систем контролируются в соответствующих структурных подразделениях. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа. Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным.