Организация документооборота

     Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными актами высших органов государственной: власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

     Индивидуальные  сроки исполнения документов устанавливаются руководителем организации. Конечная дата, исполнения указывается или в тексте, или в резолюции руководителя.

  Контроль  исполнения включает:

   • постановку документа на контроль;

              -проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

• проверку и регулирование хода исполнения;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

    Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям или должностным лицам или другого. документированного подтверждения исполнения.

     Вся работа по контролю исполнения должна быть поставлена так, чтобы руководители и сотрудники организации в значительной степени освобождались от операций по документационному обслуживанию.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     В управленческой деятельности использованная ранее информация, содержащаяся в документе, является хранителем широкого спектра сведений, памятью предприятия, в обращении к которой может возникнуть необходимость вновь через какое-то время. Как правило, таких документов накапливается много. Для более рационального поиска необходимой информации документы после их исполнения группируют в дела, представляющие собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности, подшитый в отдельную обложку ..

     В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, про из водится классификация документов в текущей работе с документами. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел.

     Номенклатура  дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

     Номенклатура  дел служит для распределения и группировки исполненных документов в дела, закрепления индексации дел, установления сроков хранения дел, в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы и является учетным документом в архиве предприятия для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

     Номенклатуры  дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые.

     Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретной организации (структурного подразделения).

     Примерные и типовые номенклатуры разрабатываются  в целях унификации группировки  документов такой категории организаций, чей характер деятельности и состав документов является типичным. Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный характер, типовые номенклатуры дел - обязательный.

     При составлении индивидуальных номенклатур  дел (на основе типовых и примерных  номенклатур) должна быть учтена специфика  формирования дел конкретной организации.

     Следует различать также номенклатуру дел  структурного подразделения и сводную номенклатуру организации. Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и ,состоит из номенклатур дел структурных подразделении.

     Каждая  организация (ее структурные подразделения) должна иметь номенклатуру дел (независимо от того, существует примерная или типовая номенклатура).

     Основными принципами построения номенклатуры дел являются единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов; применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений; стабильность индексов дел; сохранение за номенклатурой дел функции учета документов.

     Составлению номенклатуры дел должен предшествовать процесс изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в ходе реализации предприятием (структурным подразделением) управленческих функций.

     При составлении номенклатуры дел используют уставы и положения, планы и отчеты о работе, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, номенклатуры дел за прошлые годы, список структурных подразделений и корреспондентов, описи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки.

     В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, которые  отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности.

     Номенклатура  дел утверждается в установленном  порядке. Утвержденные номенклатуры дел действуют в течение ряда лет и подлежат пересоставлению и переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры предприятия. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения. Классификационными делениями (разделами и подразделами) номенклатуры дел могут быть как внутренние подразделения организационной структуры предприятия, так и управленческие функции или направления его деятельности.

     В номенклатуре указываются наименования разделов и подразделов классификационной схемы и наименования (заголовки) дел. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и. порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или учреждения. Форма номенклатуры дел организации приведена на с. 259.  

     Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой.

     При формировании документов в дела используют следующие основные признаки заведения дел:

- номинальный (название их разновидностей);

  - предметно-вопросный (содержание);

   -   авторский (одного автора);

- корреспондентский (конкретный корреспондент, с кем ведется переписка, раскрывается содержание вопроса);

- географический (несколько корреспондентов по  географическому признаку);

  - хронологический (в соответствии с хронологией: квартальные сведения и др.).

     При формировании дел требуется строго соблюдать объем дел и состав документов, которые должны помещаться в дело. Включение в дело документов, относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается.

     В дела подшиваются только исполненные документы, на которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело».  
 

      

   
 
 
 
 
 
 

       
 
 
 
 
 

     Важной  функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации - это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

     Дело  - совокупность "документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком - этикеткой (например, «Приказы директора фирмы за 2006 г.», «Переписка с предприятиями о поставке товаров» и т. п.). Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел».

     Номенклатура  дел оформляется как для структурных  подразделений, так и для организации  в целом (сводная номенклатура). Номенклатура дел (первый лист) печатается на общем бланке ОР Д формата А4 и утверждается руководителем организации.

     Основное назначение номенклатуры - служить руководством для группировки исполненных документов. Номенклатура дел используется также при индексации документов. Индекс дела входит составной частью в регистрационный номер документа.

     Лица, ответственные в организации  или структурном подразделении  за ведение дел, обязаны обеспечить сохранность документов.

     В целях обеспечения физической сохранности документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы.

     Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах. Содержание дел отражается во внутренней описи документов дел.

     По  окончании делопроизводственного  года дела постоянного и временного хранения (свыше" 10 лет), а также дела временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде случаев документы могут передаваться на хранение в ведомственный или государственный архивы. Процедура передачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах:

     На  рабочих местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь для хранения последних служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них.

     В текущих архивах подразделений для размещения большого количества укомплектованных в дела документов применяются стеллажи и шкафы с подвижными и неподвижными секциями.

     В архивах организации, в специальных архивах документы хранятся в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения; с использованием металлических стеллажей различных размеров и разной степени механизации.

     Подготовка  документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив учреждения.

     Экспертиза  ценности документов

     Экспертиза  ценности документов - это определение  значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения. В процессе экспертизы ценности документов решаются такие задачи, как отбор на постоянное хранение ценных документов и охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.

     Документы, создающиеся в процессе деятельности организаций, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может п6требоваться в течение ряда лет. И, наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно.

     С экономической точки зрения, хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения; оборудование, штат специальных работников. Да и найти нужный, ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения.

     Проведение  экспертизы следует начинать с просмотра  документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров, производственные отделы. В пределах каждого подразделения сначала просматривают документы для постоянного хранения, наиболее полно характеризующие основную деятельность организации: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д.