Организация документооборота

     Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т. д.

     На  дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована и приведена в «Основных правилах работы ведомственных архивов».

     Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего хранения и использования.

     Если  строго следовать установленным  архивным правилам, в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года.

9.10. Хранение документов 

    По  истечении срока хранения дел  в подразделениях организации дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив организации. Например. дела за 2005 г. должны обрабатываться и сдаваться в архив в 2006 г.

    Так как во многих организациях архивы не имеют достаточных площадей, а вновь созданные, как правило, небольшие организации не предусматривают их в своих структурах, «Основные правила работы ведомственных архивов» разрешают хранение дел в централизованной службе делопроизводства или в структурных подразделениях. Таким образом, если архива в организации нет, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения Сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

     Дела  для хранения готовятся в строгом  соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и ГСДОУ.

     Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных организациях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архивного учреждения.

     Оформление  дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

     На  обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указываются полное и официально принятое сокращенное наименование организации в именительном падеже, название структурного подразделения, номер дела по описи, номер тома, заголовок, дата, количество листов, срок хранения.

     При изменении наименования организации или, структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дописывается новое название, а прежнее заключается в скобки.

     По  окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т. д.).

     Заголовок дела переносится из сводной номенклатуры дел и состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

            - название вида или разновидности документов (приказы, отчеты, переписка);  

           - название организации (автор документа); название организации, которой адресованы или от которой получены документы (адресат или корреспондент документа);

          - краткое содержание документа дела; название местности, с которой связано содержание документов дела;

           - дата (период), к которой относятся документы дела; указание на количество, копий документов дела.

     Подлинность документов в заголовке не оговаривается. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок тома. Надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. Наклейки на обложках дел постоянного хранения не допускаются. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения 'подшиваются в твердую обложку на 3-4 прокола с учетом возможности свободного чтения текста, дат и резолюций. Металлические скрепки и булавки должны быть удалены. Листы в делах постоянного хранения нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Подшитый документ любого формата (развернутый или сложенный) нумеруется как один лист. в конце пронумерованного дела делается заверительная надпись по установленной форме.

     Обеспечение сохранности документов возлагается на лиц, ответственных за работу с ними. Дела с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных закрывающихся помещениях, отвечающих требованиям пожарной безопасности, имеющих определенный температурной влажностный режим.

     Дела  помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского типа, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их сохранность.

     Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.

     В течение делопроизводственного года на выданное по служебной необходимости дело заполняется карточка-заместитель, в которой указываются структурное подразделение, номер дела, заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

     Передача  дел в архив организации производится через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства. Архив организации ведет учет документальных материалов по фондам и единицам хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые.руководителем организации, но не реже, одного раза в ·1 О лет, проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя организации создается специальная комиссия. С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником обо всех материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от содержания документов каталоги; могут быть, предметными, тематическими, систематическими, по номенклатуре дел и др.

    Для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.

    Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в архиве, для  работы на дом. При работе с документами  архива запрещается подчеркивать текст, делать на нем. какие-либо пометки, загибать листы, пользоваться в качестве закладок ручками, карандашами и делать проколы при снятии графических копий.

    Состояние возвращенных в архив после использования документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы.

    В необходимых случаях по просьбе и за счет заинтересованного лица или организации с документов могут быть сняты копии,' которые заверяются архивом. Все копии после их просмотра и с разрешения руководителя организации выдаются под расписку.

      На основании хранящихся документов архив организации выдает архивные справки, копии и выписки. Архивной справкой называется составленное архивом и официально заверенное·письменное сообщение о том, какие сведения и в каких именно документах, хранящихся выданном архиве, имеются по существу запроса. Справки могут быть биографическими, содержащими сведения об определенном лице, и тематическими, включающими сведения по какому-либо вопросу или теме. В тематической справке изложение дается в хронологическом порядке событий.

     Всем  организациям и учреждениям справки  выдаются только на основании письменного запроса. Отдельным гражданам могут выдаваться архивные справки биографического характера: о трудовом стаже, зарплате, специальном образовании· и т. п. Такие справки выдаются на основании письменных заявлений, в которых должно быть точно указано, для какой цели или для предъявления в какое учреждение требуется архивная справка.

     Если  архивная справка составляется на основании  незаверенных документов, то в ней указывается: «незаверенная копия», «неподписанный приказ» и т. п.

     Архивные  справки составляются по установленной  форме.

     Никакие сведения, выходящие за пределы запроса, в архивную справку не включаются.

     Архивная  копия дословно воспроизводит весь текст подлинного документа, хранящегося  в архиве. Такая копия заверяется.

     Архивной  выпиской называется, дословное воспроизведение части текста документа; относящееся к определенному вопросу, факту или лицу. Архивная выписка заверяется и является удостоверением того, что подлинник хранится в данном архиве.

     Подлинные личные документы, например, свидетельство о присвоении квалификации, невостребованные в свое время трудовые книжки, выдаются их владельцам на основании письменных заявлений.

     Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Оно должно быть сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантировано от затопления. Окна первого этажа следует оборудовать металлическими решетками. Никаких печей и дымоходов в помещении недолжно быть. Освещение только электрическое. Распределительные щитки, предохранительные пробки и рубильники не следует устанавливать в архивном помещении.

     Помещение архива оборудуется необходимыми противопожарными средствами, а между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара.

     Высота  стеллажа не должна превышать 2,2 м. Стеллажи следует устанавливать на расстоянии.10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1-1,2 м; остальных проходов - не более '70-80 см.

     В архивном помещении рекомендуется  поддерживать постоянную температуру (в пределах 14-20°С) и относительную влажность воздуха - 50-65 % .

     В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается или пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов.

     Сроки хранения дел в архивах организаций устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения.