Организация документооборота

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение                                                                                                                           3

Организация документооборота                                                                                    5

Прохождение и порядок исполнения входящих документов                                     8

Прохождение исходящих документов                                                                        15

Прохождение внутренних документов                                                                       16

Прием и передача документов                                                                                     17

Доставка  документов                                                                                                    17

Учет  объема документооборота                                                                                  18

Работа  с конфиденциальными служебными документами                                      19

Заключение                                                                                                                    23   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВВЕДЕНИЕ 

     Делопроизводство  — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.  
          Первоначально термин появился в устной речи и означал процесс решения дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу.

     Современное делопроизводство включает:  
• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);  
• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

     Документирование  — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись  информации на различных носителях  по установленным правилам».  
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске.

     Изучением развития способов документирования и  носителей информации занимается научная  дисциплина— документоведение.  
        Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

     В технологию работы с документами  входит:  
• прием и первичная обработка документов;  
• их предварительное рассмотрение и распределение;  
• регистрация документов;  
• контроль исполнения документов;  
• информационно-справочная работа;  
• исполнение документов;  
• их отправка.

      Таким образом, целью курсовой работы является рассмотрение  основных этапов процесса работы службы делопроизводства.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Организация документооборота

Общие положения

     Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

     Основными принципами организации документооборота являются следующие:

• прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т.д.);
• каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов. Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки и вытекать из соответствующих организационных и технологических требований;
• порядок прохождения и процессы обработки и основных видов документов должны быть единообразными.

     Таким образом, основная задача организации  документооборота – прямоточность  в движении документов и однократность  их обработки.

     По  отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

     Основными характеристиками потоков, которые  учитываются при организации  документооборота, являются:

• объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря) за год, полугодие или квартал;
• структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;
• режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта). 

     Учет  объема документооборота осуществляется с целью получения данных для  расчета штатной численности  персонала службы ДОУ, выбора технических  средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами.

     Для выбора оптимальных маршрутов движения документов в организации разрабатываются  рациональные маршрутно-технологические  схемы движения и обработки основных видов документов – оперограммы. Схемы позволяют установить рациональные маршруты и этапы обработки документов, унифицировать пути движения, порядок обработки различных их категорий и установить на этой основе оптимальный режим работы с документами в организации.

     Маршрутные  схемы разрабатываются для различных  категорий документов (входящих, исходящих  и внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т.д.). Схемы  документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

     Пример  маршрутной схемы (оперограммы) будет  приведен ниже. Здесь дадим лишь принципиальные схемы документооборота для малых и крупных организаций.  

     Принципиальная  схема документооборота малого предприятия

      Принципиальная схема  документооборота среднего и крупного предприятий

     Прохождение и порядок исполнения входящих документов

     Документопоток  входящих документов составляют:

• документы вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т.п., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения;
• документы подведомственных организаций, присылающих первичную отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;
• документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

• жалобы и заявления граждан;

     В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

• прием входящих документов;
• первоначальная (экспедиционная) обработка;
• предварительное рассмотрение и распределение;
• регистрация;
• рассмотрение документов руководством;
• исполнение документов;
• отправка документов.

     Изобразим графически типичный путь прохождения  документа (на примере письма), поступившего в организацию. Оговоримся, что количество операций на рисунке приведено условное, оно зависит от степени детализации  процесса, которая, в свою очередь, определяется целью, задачами и назначением оперограммы.

     Могут быть графически показаны другие варианты: путь прохождения входящего письма, направленного прямо в структурное подразделение, минуя руководителя; путь прохождения распорядительного документа; телеграмм и других документов.