Однако  некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т.д. поступают прямо к руководителю, на имя которого она написаны.

     Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у секретаря) и подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии или выписки из них рассылаются в службы организации. Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, сводки, справки и другие аналогичные внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или помещаются в дело. 
 

     Прием и передача документов

     Прием и передача документов на всех этапах их обработки осуществляются, как правило, без расписок. Расписки следует оформлять только при передаче важнейших контролируемых документов, а также документов, связанных с денежной отчетностью.

     Движение  зарегистрированных документов между  подразделениями, секретариатом руководства, канцелярией фиксируется в регистрационных  формах – карточке, журнале, ПЭВМ. Канцелярия (секретарь-референт) организации должна знать, в каком подразделении, у кого из исполнителей находится документ в любой момент. При этом не обязательно канцелярии и секретарь видеть сам документ, достаточно информации от подразделения или исполнителя о передаче документа другому подразделению или исполнителю.

     Контрольная служба извещается о передаче контролируемого  документа от одного подразделения  и исполнителя другому только в том случае, когда меняется ответственное  за исполнение лицо.

     Детально  процедура передачи информации о  движении документа устанавливается  Инструкцией по ДОУ.

     Доставка  документов

     Доставка  документов во многом определяет быстроту их обработки и исполнения. Доставку документов внутри организации осуществляют курьерская связь и секретари. В крупных учреждениях целесообразно использовать технические средства – пневмопочту, транспортеры.

     Для повышения оперативного доставки документов должны быть разработаны рациональные маршруты движения курьера, установлено целесообразное число доставок документов в день, сокращено число операций по приему-передаче документов (отмена расписок и т.д.).

     Порядок доставки документов фиксируется в  графике, устанавливающем время  и маршруты курьерской связи. В небольших  организациях и в пределах структурного подразделения документы передаются секретарем и нередко вручаются непосредственно исполнителю с приглашением его в канцелярию (к секретарю-референту).

     Учет  объема документооборота

     Объем документооборота – это общее  количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

     Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения  и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель – количество экземпляров копий документов.

     Входящие  и исходящие документы учитываются  на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или полготовки. Каждый документ учитывается один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет определить динамику его роста. Анализ этих данных используется при формировании штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников.

     Учет  объема документооборота периодически (лучше раз в месяц) осуществляет канцелярия организации по форме, приведенной  ниже:

     Объем документооборота организации

     Итого:

     Начальник канцелярии      И.О. Фамилия

     00.00.0000

     На  небольших предприятиях аналогичную  справку готовит секретарь-референт. 

     Работа  с конфиденциальными  служебными документами

     К служебным документам конфиденциального  характера относятся документы, содержащие информации закрытого порядка.

     Перечень  сведений конфиденциального характера  определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 и включает в себя:

1. Сведения из частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в порядке, установленном законом.
2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства (определяются федеральным законодательством).
3. Сведения, составляющие служебную тайну (определяются федеральным законодательством).
4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью отдельных граждан и составляющие врачебную (адвокатскую, нотариальную и т.п.) тайну (определяются федеральным законодательством).
5. Сведения, составляющие коммерческую тайну (определяются федеральным законодательством).
6. Сведения о сущности изобретения (открытия) до момента опубликования информации о них в открытой печати.

     Под служебной (коммерческой) тайной следует  понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею (ч.1 ст. 139 ГК РФ).

     Конкретные  наименования грифов конфиденциальной информации (реквизит 13 по ГОСТ Р 6.30-97) в названном выше Указе Президента не установлены. Используются на практике такие грифы: «для служебного пользования» (ДСП), «конфиденциально», «строго конфиденциально» и пометка типа «лично», «только адресату».

     С целью защиты конфиденциальных документов от несанкционированного доступа, разглашения их содержания, утраты рекомендуется осуществление в организации следующих мероприятий:

• разработать Правила причисления тех или иных сведений (в виде бумажных или электронных документов) к конфиденциальной информации;
• разработать Правила, регламентирующие порядок обращения сотрудников организации с конфиденциальными документами;
• разработать документ, регламентирующий порядок и правила обращения сотрудников организации с конфиденциальными документами;
• обеспечить необходимые условия для учета, хранения, обращения конфиденциальных документов и повседневной работы с ними.

     Работа  по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых  предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных - заместителем руководителя службы ДОУ (начальником канцелярии).

     Ответственность за организацию и ведение соответствующей  работы в структурных подразделениях организации, где обращаются конфиденциальные документы, несут руководители подразделений.

     Для нормальной работы сотрудников с  конфиденциальными документами  необходимо обеспечить следующие три  условия:

• работа с конфиденциальными документами должна производиться  в  отдельном, специально для этого оборудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников. Работа с конфиденциальными документами, их хранение за пределами соответствующих помещений не допускается;
• выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;
• передача документов с грифом «конфиденциально» в другое учреждение (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.

     Документы конфиденциального характера учитываются и хранятся отдельно от других документов – в специальных помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в запретных и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях под охраной и с соответствующей сигнализацией).

     Документы конфиденциального характера регистрируются в специальном журнале. Пример приведен ниже. 

     Журнал  регистрации документов конфиденциального  характера

 

     По  окончании рабочего дня документы  закрытого характера проверяются  и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю.

     Движение  конфиденциальных документов секретарем-референтом (другими ответственными лицами) должно тщательно фиксироваться в «Журнале учета выдачи документов конфиденциального  характера». Пример приведен ниже. 
 
 

     Журнал  учета выдачи документов

 

     Руководители  подразделений должны обучать своих подчиненных правилам обращения с конфиденциальными документами. Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении служебной тайны» по принятой в организации форме. Все сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством.

 

 

     Пример  текста обязательства о неразглашении  служебной тайны: 

       
 

       

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

              ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

     Таким образом, одним  из важных вопросов организационного обеспечения делопроизводства является создание и развитие службы делопроизводства (документационного обеспечения управления) в организациях различного уровня, статус службы в системе управления, задачи и функции этой службы.

     Согласно  государственному стандарту: «Делопроизводство- документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». Это определение делопроизводства приведено для того, чтобы показать место и роль делопроизводства в системе управления организацией и, следовательно, возможности организационного обеспечения этой отрасли деятельности.