Организация документооборота

 
 
 
 
 
 
 

     Прием входящей корреспонденции  осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии (или секретарем). Остальные работники службы ДОУ корреспонденцию от представителей других организаций и граждан не принимают.

     Независимо  от адресата корреспонденция в организации  передается работнику канцелярии. Ему же передаются корреспонденция и документы, полученные работниками учреждения за его пределами – в командировках, на совещаниях, конференциях. Заказные отправления также передаются работнику канцелярии. При необходимости он расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документа и отмечает дату его получения. Если на конверте имеется надпись «Срочно», «Вручить немедленно» и т.п., отмечается время получения документа.

     Первоначальная  обработка входящей документации необходима для подготовки документов к их дальнейшей обработке и использованию.

     Задача  первичной обработки поступившей  корреспонденции – проверить  правильность доставки и целостность  вложений, учесть поступившие документы  и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов – все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов, и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, об этом сообщается отправителю.

     После вскрытия корреспонденции конверт  сохраняется только в случаях:

• если на документе отсутствует дата;

• если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки и получения документа (письма и заявления граждан, исковые заявления, судебные повестки и т.п.);

• если адрес отправителя есть только на конверте.

     В остальных случаях конверты уничтожаются.

     Вынув корреспонденцию из конверта и убедившись в ее сохранности, приложения располагают в порядке номеров и скрепляют вместе с сопроводительным письмом; скрепляют также документы, состоящие из нескольких листов.

     На  всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления  в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа. С этого момента начинается учет входящих документов.

     Регистрационный индекс документа проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации. Регистрационный штамп проставляют вручную или штемпелевальным аппаратом на месте, указанном в ГОСТе Р 6.30-97.

     В процессе первоначальной обработки  документы сортируют по структурным  подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя для подготовки к рассмотрению. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений.

     Нерегистрируемые  документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

     Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.

     В малых организациях всю первоначальную обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя.

     Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее  время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты  по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Служба ДОУ обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в службу ДОУ.

     Коренные  изменения в процедуру получения и отправки документов вносит компьютеризация делопроизводства. Факсимильная связь и факс-модемные устройства для компьютера позволяют отправить и получить документ из любого места. Факс-модемное устройство позволяет соединить компьютеры по телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться электронной почтой и выходить в Интернет. В целях включения электронных документов в информационную базу организации служба ДОУ должна обеспечить регламентацию и этих потоков информации.

     Предварительное рассмотрение и распределение  поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью – отобрать документы в адрес руководителя. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20 % всей документации.

     При распределении документов пользуются положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, маршрутными  схемами движения документов. Проводят предварительное рассмотрение документов лица, имеющие полномочия для направления документов по назначению. Это могут быть референты, секретари-референты или помощники руководителя.

     При предварительном рассмотрении документов проставляется условное обозначение структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя. Для этого в учреждении имеется список структурных подразделений с присвоенными им кодами. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученными документами.

     Если  в регистрируемом документе отсутствует  заголовок, то сотрудник, производящий предварительное рассмотрение, отмечает карандашом фразы, с наибольшей полнотой выражающие содержание документа. Это делается для того, чтобы регистратор мог автоматически перенести эти фразы в регистрационную карточку, не читая документ.

     Передача  документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и  другие срочные документы передаются в первую очередь.

     Допускается направление в экстренных случаях (отсутствие руководства и т.п.) документов, подлежащих рассмотрению руководителем организации или подразделения, непосредственно исполнителю с последующим докладом руководителю.

     Рассмотрение  документов руководством организации и  структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления.

     Если  в организации установлен порядок  представления документов руководителю секретарем-референтом, то секретарь-референт проводит соответствующую подготовку к докладу: подбирает необходимые  материалы, знакомится с ними, получает консультацию у специалистов, готовит рекомендации для принятия возможного решения.

     Руководитель  не должен задерживать документы, а  тем более оставлять их у себя в кабинете на неопределенное время. При необходимости использования  документа в будущем для руководителя изготовляется копия документа или выписка из него.

     Результаты  рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях.

     Руководитель  учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению. Эти указания оформляются в виде резолюции, которая содержит решение руководителей по существу поставленного в документе вопроса. Если документ проходит несколько инстанций, на нем появляется ряд резолюций. Не допускается противоречие их друг другу. В том случае, когда исполнение документа поручается нескольким лицам, ответственным считается лицо или подразделение, названное в резолюции первым.

     С резолюцией документ передается ответственным  исполнителям. Если указанно несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливают ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

     Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках для информации контрольной службе. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа за контроль, в ней указываются необходимые для контроля сведения: фамилия исполнителя, принятое решение, срок исполнения. Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карте.

     Исполнение  резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

     При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей ит.п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена и исполнитель считает его исполненным. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (секретарь-референт). 

     прохождение исходящих документов

     К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ, подтверждение на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

• составление проекта документа, его распечатка;
• согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;
• подписание (утверждение) документа;

• регистрация и отправка документа.

     Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.

     Подготовленный  проект документа представляется секретарю-референту  для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в  необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами секретарем-референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. В оговоренных приказом по организации или Инструкцией по ДОУ случаях право подписи отдельных категорий документов может быть делегировано руководителям подразделений и даже отдельным специалистам в пределах их компетенции.

     Документы, содержащие решения по важнейшим вопросам деятельности организации, подписываются его руководителями. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

     Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

     В экспедиции (в канцелярии, секретарем) отправляемые документы сортируются  по адресам, фальцуются (складываются), их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют  стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделения связи.

     Канцелярией, секретарем или экспедицией документы  должны быть отправлены в день их поступления. В Инструкции по ДОУ следует предусмотреть  время передачи документов из подразделений  в канцелярию (экспедицию, секретарю) с тем, чтобы отправка документов состоялась в день их передачи.

     Прохождение внутренних документов

     Внутренние  документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.