Организация документооборота

     В организациях, где делопроизводство считается отраслью деятельности, создаются  и укрепляются самостоятельные структурные подразделения по управлению делопроизводством и документацией. В противном случае служба делопроизводства находится, как правило, в составе хозяйственного подразделения. Как видно, место и роль службы делопроизводства принципиально различны.

     Создание служб делопроизводства как самостоятельных структурных подразделений, на мой взгляд, обусловлено многими причинами, из которых отмечу две. Первое, процессами создания и обработки документов надо управлять, аналогично необходимости управления людьми, финансами, ресурсами, снабжением и т.д. В практической деятельности организаций для управления этими процессами необходимо создавать самостоятельное структурное подразделение. Во-вторых, самостоятельность службы делопроизводства, как показывают исследования, прежде всего, влияет на качество составления и обработки документов в организации.

     В заключении необходимо отметить, что  руководство любой организации  независимо от организационно-правовой формы характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и соответственно издавать распорядительные документы.

     Решение проблемы делопроизводства на предприятиях и в организациях в значительной степени зависит от количества и профессионального мастерства штатных работников службы делопроизводства. Безусловно, количество и профессионализм работников играют важную роль. Но их работа должна быть организована. Именно организация работы службы делопроизводства на научной основе позволяет более качественно решать многие вопросы делопроизводства. В этом плане важное значение имеет отношение к делопроизводству первого руководителя организации. Если первый руководитель заинтересован в улучшении работы с документами и предпринимает практические шаги в этом направлении, особенно в организационном плане, то уровень и качество работ в этой сфере значительно повышается. «Игнорирование» же первым руководителем решения актуальных и сложных вопросов организации делопроизводства, особенно в плане создания самостоятельной службы на предприятиях и в организациях, приводит, как правило, к негативным последствиям.