Организация документооборота

 
ПЛАН 
Введение 3 
1. Производственно-экономическая характеристика хозяйства 4 
2. Организация документооборота 7 
3. Пути совершенствования организации документооборота 16 
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 17 
ВВЕДЕНИЕ 
Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами. 
Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех предприятия. 
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. 
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. 
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации. 
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. 
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия. 
В представленной контрольной работе рассматривается организация документооборота и пути его совершенствования на примере хозяйства ТОО "Нееловское". 
1. Производственно-экономическая характеристика хозяйства 
Для примера выбрано ТОО "Нееловское", расположенное в окрестности села Нееловка, Татищевского района Саратовской области, в Правобережье реки Волга.  
Климат Саратовского Правобережья формируется под влиянием переноса воздушных масс с севера, северо-запада и, особенно, с юга-востока. Это определяет соответствующие погодные условия и ход различных природных процессов. В целом климат засушливо-континентальный с суровой малоснежной зимой и жарким, сухим летом. Континентальность возрастает с северо-запада на юго-восток и особенно проявляется в величине среднесуточной амплитуды температуры воздуха. Среднемноголетние данные свидетельствуют о том, что температура наиболее холодного месяца (января) составляет - 12,7 градусов, наиболее тёплого (июля) - 20,8 , амплитуда - 30,5 градусов. За октябрь-ноябрь выпадает 110 мм осадков, что соответствует 26% годовой нормы. Наибольшее количество осадков приходится на летние месяцы (июнь - август). Устойчивый снежный покров образуется в конце ноября - начале декабря. Продолжительность залегания снежного покрова 120-127 дней. Зимние осадки составляют 87 мм (20% годовой нормы), а весенний запас воды в снеге - 77 мм. Средняя дата начала снеготаяния 15 марта, окончания - 5 апреля. Продолжительность снеготаяния 15-30 дней, интенсивность - 4,5 мм/сутки. Заморозки в воздухе заканчиваются в конце апреля - начале мая. Первые осенние заморозки начинаются в конце сентября. Продолжительность вегетационного периода 150-160 дней. За вегетационный период выпадает около 70% годовой суммы осадков, дефицит влажности воздуха в этот период наиболее значительный - 12 мб. Гидротермический коэффициент колеблется от 0,6 до 0,9, что указывает на недостаточность увлажнения, особенно в мае - июне, когда идёт формирование урожая сельскохозяйственных культур. 
Самыми распространенными почвами ТОО "Нееловское" являются чернозёмы маломощные на плотных коренных породах и чернозёмы южные. Они разнообразны по содержанию гумуса, мощности гумусового горизонта, механическому составу, степени эродированности, сопротивлению почв размыву. 
Размеры землепользования ТОО "Нееловское" - 9620 гектар. Основные экономические показатели хозяйства представлены в таблицах 1-3. 
Таблица 1 
Состав и структура товарной продукции в ТОО "Нееловское" Отрасли и виды продукции 1999 2000 2001 тыс.руб. %  
к итогу тыс.руб. %  
к итогу тыс.руб. %  
к итогу Зерно 357840 41,70 385450 43,65 362410 40,29 Картофель 250660 29,21 240368 27,22 280630 31,20 Продукция плодоводства 249654,6 29,09 257265 29,13 256542 28,52 Растениеводство, всего 858154,6 100 883083 100 899582 100 Молоко 210321 31,82 198650 32,63 178520 31,39 Реализация крупного рогатого скота на племя и т.д. 450680 68,18 410230 67,37 390240 68,61 Животноводство, всего 661001 100 608880 100 568760 100 Итого по сельскохозяйственному производству 1519156 1491963 1468342  
Таблица 2 
Динамика показателей размера ТОО "Нееловское" Показатели 1999 2000 2001 2001  
в %  
к 1999 Валовая продукция (в сопоставимых ценах 1983г.), тыс. руб. 3846 3503 3760 97,8 Товарная продукция (в сопоставимых ценах 1983г.), тыс.руб. 3645 3214 3520 96,6 Денежная выручка, тыс.руб. 3265 3124 3369 103,2 Среднегодовая стоимость основных средств с.-х. назначения, тыс. руб. 10268 9965 11296 110,0 Площадь сельхозугодий, га 9620 9620 9620 100,0 в том числе пашни 7390 7520 7430 100,5 Среднегодовая численность работников, чел. 187 176 158 84,5 Поголовье скота, усл. голов 468 430 397 84,8  
Таблица 3 
Интенсификация сельскохозяйственного производства и ее экономическая эффективность 
Показатели 1999 2000 2001 2001  
в % к 1999 Приходится на 100 га с.-х. угодий: 1. Производственных основных средств с.-х. назначения, тыс.руб. 10670 10360 11714 109,8 2. Текущих производственных затрат, тыс.руб. 7063,514 7809,044 6574,012 93,1 3. Энергетических мощностей, л.с. 6670 6320 6890 103,3 4. Затрат живого труда, чел.-ч. 2500 2675 2489 99,6 5. Условных голов скота 1982 1753 1983 100,1 Размер непроизводственных основных средств на одного работника, тыс.руб. 60,6 65,8 60,3 99,5 Электровооруженность труда, кВт?ч 365 378 352 96,4 Количество внесённых на 1 га пашни удобрений: минеральных, кг дейст. вещ. 251 246 278 110,8 органических, т 320 350 316 98,8 Показатели эффективности Получено в расчёте на 100 га с.-х. угодий: Валовой продукции, тыс. руб. 10527,76 10339,31 10175,62 96,7 Денежной выручки от реализации продукции, тыс.руб. 15791,64 15508,97 15263,43 96,7 Прибыли, тыс.руб. 8728,129 7699,927 8689,418 99,6 Произведено валовой продукции, тыс. руб. 1. На один рубль текущих затрат 1,490443 1,324018 1,547855 103,9 2. На одного среднегодового работника 56,29819 58,7461 64,40266 114,4 3. На 1 чел.-ч. 4,211105 3,865164 4,088236 97,1 в том числе: в растениеводстве 858154,6 883083 899582 104,8 в животноводстве 1519156 1491963 1468342 96,7 Фондоотдача (на 1 руб.), руб. 1,2 1,3 1,3 110,3 Рентабельность, % 111,8 99,3 116,1 103,9 Урожайность с 1 га, ц: 105,3 103,4 101,8 96,7 Среднегодовой удой молока от одной коровы, кг 2555 2750 2590 101,4 Среднесуточный прирост: 
крупного рогатого скота, г 36,4 40,2 39,4 108,2  
2. Организация документооборота 
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. 
На рассматриваемом предприятии существует следующая организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации: 
организационные документы; 
распорядительные документы; 
информационно-справочные документы. 
На предприятии существует также служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). 
Все документы, поступающие на предприятие, проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение. 
Служба документационного обеспечения принимает к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.  
Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций. 
Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на: 
направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; 
направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. 
Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители. 
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия. 
Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном кол-ве экземпляров. 
Документы, подлежащие отправке в другую организацию сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие кол-ва экземпляров кол-ву адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Н заказную корреспонденцию составляют опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется. 
Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. 
Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме. 
Служба ДОУ должна систематически вести учет кол-ва обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для обработки мер по совершенствованию работы с документами. 
2.1. Регистрация документов 
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. 
Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно. 
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает: 
порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов; 
индекс по номенклатуре дел. 
ПРИМЕР: 218/01-15,  
где 218 - порядковый регистрационный номер; 
01-15 номер дела, в которое будет подшит документ или его  
копия (для исходящих документов). 
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 22, протокол № 5, акт № 13. 
Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года. 
В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используются регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом кол-ве регистрируемых документов, т.к. поиск по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила целесообразно вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль за исполнением документов на контрольных карточках. 
Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов: 
автор (корреспондент); 
название документа; 
дата документа; 
индекс документа; 
дата поступления документа (для входящих); 
индекс поступления документа (для входящих); 
заголовок документа или его краткое содержание; 
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); 
срок исполнения; 
отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа); 
номер дела. 
В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др. 
Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.  
2.2. Контроль исполнения документов 
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль включает: 
постановку документа на контроль; 
проверку своевременного проведения документа до исполнителя; 
проверку и регулирование хода исполнения; 
учет и обобщение результатов контроля и исполнения документов, информирование руководителя. 
Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители службы ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-рапорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками. 
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления. 
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления. 
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. 
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил. 
Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку. 
Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. 
Службой контроля осуществляются следующие операции: 
формирование картотеки контролируемых документов; 
направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение исполнитель; 
выяснении в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя; 
напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; 
получение информации о ходе и результатах исполнения; 
запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; 
регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; 
сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; 
снятие документов с контроля по указанию руководителей; 
формирование картотеки исполненных документов. 
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах истечения срока в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока. 
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе. 
2.3. Систематизация дел 
Для обеспечения правильного формирования и учета дел предприятия должна составляться номенклатура дел. 
Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия., кроме технической документации и печатных изданий. 
Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами. 
Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документ; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения). 
Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количеств дел (томов, частей), и № статьи по перечню, примечания. 
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов. 
При составлении заголовков дел следует учитывать что: заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; заголовки типа: "Общая переписка", "Разные документы" и т.п. не допускаются. 
Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться. 
Состав заголовка дел образует следующие элементы: 
название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы и т.д.); 
название предприятия или его структурного подразделения; 
адресат или корреспондент документа; 
краткое содержание документов дела; 
даты (период), к которым относятся документы дела; 
указание на копийность документов дела. 
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. 
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: "Переписка с заказчиками об отказе оплаты счетов предприятия". 
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени, на который составлены документы, вид документа (план, отчет). 
В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор. 
В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. 
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру с индексом. 
В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные карточки, журналы учета документов. 
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номер дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года. 
По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения. 
2.4. Формирование дел 
При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел.  
Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.). 
При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание (например, "Документы по вопросам повышения качества продукции"). 
Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора.  
Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. 
Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку (например, "Переписка с предприятиями Саратовской области по вопросам поставки сельскохозяйственной продукции").  
Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку (например, "Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и квартальных вложениях"). 
Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам. 
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный частью соответствуют заголовку дела. 
При формировании дел необходимо учитывать следующие требования: 
документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно; 
подлинники оделять от копий; 
годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных; 
утвержденные документы - от их проектов; 
включать в дело по одному экземпляру каждого документа. 
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. 
В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года. 
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. 
Документы, помещенные в дело должны иметь подписи, дату, индекс, копии - заверительную надпись, отметку "В дело". 
Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы. 
Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. 
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего эти проекты. 
Приказы по личному составу группируются в соответствии со сроками их хранения. 
Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. 
Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий. 
Протоколы заседаний Совета трудового коллектива группируются по хронологии и порядку номеров. 
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом запросом. 
Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса. 
2.5. Подготовка документов к хранению 
Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость. 
Для долговременного хранения документов создается архив предприятия. 
Для ведения архива выделяется штатная должность "архивист" или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства. 
В задачи архива входят: 
прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством; 
информационно-справочная работа по архивным документам предприятия; 
организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства. 
Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая "судьба" документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве. 
Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. ЭК является совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения их руководителем предприятия. 
Определение конкретных сроков хранения документов проводится по "Перечню документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения". 
При использовании Перечня необходимо учитывать, что все организации, предприятия разделены на 2 группы: 
1. Организации (министерства, комитеты, др. государственные органы управления), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в государственные архивы.  
2. Предприятия, организации вспомогательных органов, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного хранения. 
Наряду с Перечнем можно использовать номенклатуру дел предприятия, так как в ней указаны сроки хранения дел. 
При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документов значения не имеют. 
К документам долговременного хранения, передаваемых в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров и т.д.) 
Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения закончен. 
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на 2 группы: 
дела по личному составу; 
дела по основной (производственной) деятельности. 
На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись №1 (дела по основной деятельности) и опись №1 л/с (дела по личному составу). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела. 
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. 
Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия. 
Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи. 
Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.  
Документы долговременного и постоянного хранения могут передаваться в государственные архивы на договорной основе. 
3. Пути совершенствования организации документооборота 
Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в учреждениях и на предприятии. 
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия. 
Рациональная организация документооборота - это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета. 
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. 
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. 
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям. 
Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата. 
Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе. 
Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям: 
для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов. 
для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.). 
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 
Андреева В. И. Делопроизводство. - М.: Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1997. 
Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей "Тандем". Изд.-во Экмос, 1999. 
Документы и делопроизводство: справочное пособие. М.: Экономика, 1997. 
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие - 2 изд. - М.: ИНФРА-М, Новосибирск: НГАЭиУ, 1999. 
Справочник по делопроизводству. / Под ред. Павлова К.С. Практическое пособие. - 2-е изд. - М.: Приор, 1999.