Автоматизированные библиотечно-информационные системы в работе детских библиотек (на пример ЦДБ г. Минска)

1. Заглавие части.

2. Аннотации; здесь есть слова не входящие в ключевые слова.

      Например, если в поисковом элементе указан автор, то в строчке ниже необходимо указать 2 – 3 первые буквы от полной фамилии нужного автора. В окне слева будет предложен список документов указанного автора. Из предложенного списка  (результатов поиска) вы выбираете то, что вам нужно.

        Данная система ключей в   электронном каталоге позволяет  выполнять большую часть запросов  читателей без обращения к  традиционным карточным каталогам не только сотрудников ИБО, но и библиотекарям отделов обслуживания.

        Электронный каталог обновляется  два раза в месяц. Из отдела  обработки поступает новая информация  и устанавливается работниками  отдела автоматизации в 17 библиотеках-филиалах. Нужно отметить, что в библиотеках № 1, 2, 3, 5, 8 и 9 есть свои филиалы, однако не все они автоматизированы.

      Электронный каталог библиотеки на данный момент по объему самый большой среди  детских и юношеских библиотек  Белоруссии  и составляет более 15 000 записей в базе данных «Аналитика».

      В ЭК в описании указываются номера библиотек-филиалов.

      Информационное  обеспечение – это совокупность текстовых, графических и других данных, которые хранятся на внешних компьютерных носителях и обеспечивают эффективную работу пользователя компьютера в его профессиональной области.

      В понятие «информационное обеспечение» не включают многочисленные служебные  файлы с данными, необходимыми для  работы программных средств (заставки, фоновые экраны и др.).

      Информационное обеспечение делится на собственное и приобретённое. Собственное  информационное обеспечение создаётся пользователем как своего рода архив (библиотека) собственных текстовых и графических документов, баз данных, рабочих таблиц.  Архив используется для непосредственного хранения информации и помогает при составлении новых документов, графических объектов и информационно-справочных систем.

      Приобретённое информационное обеспечение представляет собой электронные информационные бюллетени (газеты), компьютерные базы данных. Электронные  учебники и энциклопедии, которые в больших количествах производятся и распространяются на компьютерных носителях и по компьютерным сетям (Internet и др.).

      Информационное  обеспечение АБИС – совокупность информации, которая обрабатывается системой, средств её кодирования, методы хранения и контроля.

      Файл  в переводе с английского языка  – это некая совокупность информации, документ, лист. Точнее было бы – папка, но папка в иерархии размещения информации именуется совершенно другой уровень. Скорее – листок бумаги, на котором может быть написана некая информация. Неважно. Что это – код программы или созданный вами текст.

      В подавляющем большинстве случаев  файл хранит в себе какой-то определённый тип данных – текст, графическую  информацию, программный код и так далее (хотя бывают и некие «комбинированные» файлы, включающие в себя, к примеру, текст и элемент программы).

      Файлом  называется информация, которая хранится на внешнем компьютерном носителе под  специальным именем.

      Файловая  система – это система хранения и передачи информации в виде файлов. Основными компонентами являются:

• файлы;
• каталоги;
• устройства ввода-вывода.

      Все компоненты файловой системы получают имена.

      Применительно для АБИС под базой данной понимают организованную совокупность взаимосвязанных данных - блоков информационных элементов, которые относятся к определённой проблемной области и которые представлены и зафиксированы на определённых форматах электронных носителей.

      Библиографические БД, создаваемые библиотекой, являются основным, непременным элементом при организации информационного и справочно-библиографического обслуживания читателей библиотеки.

      Кроме собственных БД для обслуживания пользователей детских библиотек  используются ресурсы Интернет, справочно-правовые полнотекстовые БД.

      Вместе  с тем, ограничивает процесс обслуживания читателей в новой информационной среде только недостаток компьютеров.

      Итак, можно отметить, что в качестве основных технических средств в детских библиотеках используются компьютеры с периферийными устройствами. Важными их параметрами являются: быстродействие, объёмы внутренней и внешней памяти. К периферийным  устройствам относят: принтеры, сканеры, сетевые адаптеры, модемы и другие устройства, например, считыватели штрих-кодов. Программное обеспечение – это совокупность программ, которая объединяет аппаратные средства в единую систему и позволяет организовать обработку информации на компьютере. Техническое обеспечение и программное взаимосвязаны друг с другом. Программное обеспечение должно соответствовать тем техническим средствам, которые используются детской библиотекой.

  Информационное  обеспечение – это совокупность текстовых, графических и других данных, которые хранятся на внешних компьютерных носителях и обеспечивают эффективную работу пользователя компьютера в его профессиональной области. Информационное обеспечение, создание электронных информационных ресурсов является важнейшим направлением информатизации библиотек.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

        2.2 Автоматизация процессов комплектования в ЦГДБ им. Н.Островского.

      Изменения в технологии комплектования связаны  с автоматизацией. С приходом в  конце 80-х гг. вычислительной техники  началась автоматизация библиотек. В 1995 г. силами специалистов ЦГДБ им. Н. Островского и научно-производственной фирмы ИНЕАК была сформирована автоматизированная система управления и началась последовательная работа по автоматизации библиотечных процессов в библиотеке, в первую очередь, в отделе комплектования. Сегодня автоматизированы практически все традиционные технологические составляющие библиотечной работы. В 1996 г. осуществлена первая попытка решить одну из частных проблем автоматизации комплектования – ведомственную подписку на книжные и периодические издания. Разработан комплекс задач позволивший автоматизировать ряд функций сотрудника по оформлению ведомственной подписки. С 1997 г. ЦГДБ начала регистрацию всех видов документов (кроме газет) в автоматизированном режиме, что помогло поднять на более высокий уровень комплектование и обработку литературы.

      С 1996 г. в автоматизированном режиме началось оформление подписки на издания через Белпочту и другие подписные агентства. С того же года ведется база данных “Заказы”, которая объединила в себе информацию по ведомственной подписке и подписке через Белпочту, а также приобретение литературы по различным источникам. Были созданы справочники издающих организаций и книгораспространителей. Задумывая и реализуя автоматизированную систему комплектования документов, сотрудники отдела вместе с автоматизаторами стремились создать систему способную реорганизовать труд комплектатора, автоматизировать некоторые технологические процессы организации БФ и ускорить путь документа.

      При автоматизации технологических  процессов комплектования библиотеки были поставлены следующие задачи:

• повысить эффективность процесса подачи заказов на литературу из библиотек-филиалов за счет предоставления более полной информации об ассортименте литературы и автоматизированного сбора и учета потребностей;
• ускорить процесс заказа литературы поставщикам;
• повысить производительность труда комплектаторов за счет автоматизации всех производственных процессов: сбор, оформление и передача заказов на книги, учет фонда (индивидуальный и суммарный), создание актов на поступление и списание, печати книг инвентарного и суммарного учета;
• обеспечить возможность всестороннего анализа фонда за счет автоматизированных процедур статистической обработки, в том числе, анализа книгообеспеченности;
• оперативное обеспечение информацией всех отделов библиотеки о поступлении новой литературы.

       Автоматизация была начата с отдела комплектования и обработки книг. Модуль комплектования системы, который по своим параметрам объединяет как технологические  процессы комплектования, так и процессы организации БФ, “Alise-2000” обеспечивает централизованное распределение библиотечных фондов, таким образом в центральном каталоге сохраняется информация о всех фондах библиотек, что является основой формирования общего каталога. Эта система обеспечивает планирование библиотечного фонда, докомплектование, регистрацию полученных и списанных изданий и других процессов, проводимых в отделе комплектования. Существует специальная форма для регистрации процесса комплектования, которая совмещает в себе и основные технологические процессы этапа организации БФ. С помощью этой формы осуществляются все операции по ведению инвентарных книг в библиотеке. Шифр библиографического описания присваивается документу в момент первоначального создания библиографического описания. При этом используются счетчики видов документов. Отражён список инвентарных номеров документов, имеющихся в библиотеке. Если документ списан, то в колонке «Списан» появляется дата соответствующего акта на списание.

       До  внесения информации о новых поступлениях необходимо указать на соответствующую запись в таблице «Журнал поступлений». В этой таблице представлены сопроводительные документы, по которым зарегистрированные документы поступали в библиотеку.

       Сопроводительный  документ, соответствующий конкретному инвентарному номеру в таблице инвентарных номеров также отражён.

       В программе предусмотрены специальные  окна для ведения таких процессов  как поиск и просмотр новых  поступлений, списание, передача документов из фонда в фонд, подписка на периодику (заказ на докомплектование), информация о распространяющих организациях, инвентарная книга, книга суммарного учёта и др.

       Всё это способствует более качественному  выполнению работы, повышению производительности труда, уменьшает затраты сил библиотекаря и времени на обработку документа.

       Таким образом, можно сделать следующие  выводы: в ЦГДБ им. Н. Островского  используется специальная форма, разработанная ИНЕАК, для регистрации процесса комплектования, которая совмещает в себе и основные технологические процессы этапа организации БФ. Она позволяет вести все эти процессы в автоматизированном режиме: ведомственную подписку на книжные и периодические издания, приобретение литературы по различным источникам, созданы в электронном виде справочники издающих организаций и книгораспространителей, поиск и просмотр новых поступлений, списание, передача документов из фонда в фонд, подписка на периодику (заказ на докомплектование), инвентарная книга, книга суммарного учёта и др. 

      2.3 Создание и использование электронного каталога при обслуживании пользователей детских библиотек

    Создание  собственных ЭИР в библиотеках  начинается с создания электронного каталога. Электронный каталог является конечным этапом процесса каталогизации  в библиотеке. ЭК обеспечивает доступ к библиографической и другой информации не только пользователям данной библиотеки, но и удалённым клиентам.

    Электронный каталог — понятие, которое прочно вошло в жизнь библиотечного  сообщества. Оно достаточно многогранно  и может рассматриваться с различных точек зрения. Есть множество вариантов определения этого понятия. Большинство из них характеризуют отдельные функции электронного каталога или его назначение, или определяют его структуру и форму существования.

    В «Справочнике библиотекаря» приведено следующее определение: «Электронный каталог — это библиотечный каталог в машиночитаемой форме, работающий в реальном режиме времени и предоставленный в распоряжение читателей библиотеки». Оно характеризует ЭК с точки зрения режима работы и формы предоставления библиографических данных.

     Есть  ли в библиотеке определенная книга, или какая литература по тому или  иному вопросу имеется в библиотеке, читатель может узнать, обратившись  к библиотекарю. Однако такой способ информации не всегда можно признать удовлетворительным: он не гарантирует точную справку. Какой бы хорошей памятью ни обладал библиотекарь, он не в состоянии запомнить все книги, находящиеся в библиотеке.

     В настоящее время, несмотря на все  сложности и трудности, в библиотеках  всё шире внедряются элементы автоматизации. Комплексная автоматизация библиотечных процессов – очень сложное и дорогостоящее дело, и вряд ли она осуществима в ближайшее время. Следовательно, необходимо проводить автоматизацию поэтапно, выбирая главные направления. Используя новые технологии, библиотеки влияют на качество справочно-библиографического аппарата. Появляются электронные библиотеки, каталоги, базы данных.

      Работа  по созданию электронного каталога (ЭК) в централизованной системе детских  библиотек г. Минска ведется с 1995 года. За 10 лет его массив составил   1.149.531 единиц информации на книги как отдельные издания и около 90000 информаций аналитики¹. 

      Запись  информации производится в системе  ALIS-2000, разработанной