Автоматизация учета продажи товаров в ООО "Мастер-СД"

   При продаже товаров можно оформить документы трех типов: предварительный  заказ, резерв, отгрузка. При предварительном  заказе не обязательно наличие товара на складе и не происходит резервирование заказанных товаров. При оформлении резерва также не обязательно наличие необходимого количества товара на складе, но заказанный товар резервируется. При оформлении накладной, напротив, необходимо наличие достаточного количества товара на складе, в противном случае Trade Assistant не позволит завершить операцию и выдаст сообщение об ошибке. При оформлении накладной происходит списание товара со склада по средневзвешенной цене. Общая сумма накладной записывается также на баланс клиенту. Все три типа документов легко могут быть преобразованы один в другой. Если предварительный заказ преобразовывается в резерв или накладную, то заказанный товар соответственно резервируется или списывается со склада. При преобразовании накладной в резерв или предварительный заказ товар снова приходуется на склад. Из одного документа на резервирование может быть сделано несколько накладных.

   При оформлении накладных система следит за тем, чтобы товар, указанный в  накладной, присутствовал в достаточном количестве на складе, а также за тем, чтобы не был превышен кредит, установленный для каждого покупателя.

   При продаже товаров пользователь имеет  оперативную информацию о том, когда  и на кого был зарезервирован требуемый товар, а также может видеть наличие товара на всех складах системы, в том числе и наличие товара, находящегося в пути от поставщика.

   Система с самого начала разрабатывалась  под Windows. Это позволило разработчикам избежать недостатков, присущих многим системам, которые сначала были реализованы под DOS, а потом переписаны под Windows. Такие системы, к сожалению, очень часто невольно копируют идеологию DOS и не пользуются преимуществами Windows. Trade Assistant, напротив, широко использует все преимущества этой операционной системы: большое количество открытых одновременно окон, широкое использование "горячих кнопок" (так называемых "иконок"), возможности настройки таблиц, легкость обмена информацией с другими системами. Trade Assistant работает как в операционной системе Windows 3.11 (или Windows 3.1), так и в Windows 95 или Windows NT.

   Система автоматизирует работу персонала, занятого непосредственно в отделе закупок  и сбыта: прием заказов, выписку  счетов, накладных, регистрацию платежей и выписку соответствующих документов. Она берет на себя целый ряд контрольных функций и функций, автоматизирующих труд пользователя: автоматически проставляет срок оплаты счета и выходные цены в счетах и накладных в зависимости от категории покупателя, следит за тем, чтобы не был продан отсутствующий на складе товар, и за тем, чтобы не был превышен установленный клиенту кредит, выдает предупреждение, если в накладную включается товар по цене, ниже себестоимости или продается товар из резерва. Все документы печатаются автоматически, при этом система следит за тем, чтобы были заполнены все необходимые атрибуты. [1]

   В системе имеется классификатор  товаров, который не только существенно  облегчает поиск нужного товара, но и дает возможность подобрать  аналоги, если какой-то товар в данный момент отсутствует.

   Очень важным является то обстоятельство, что  система обладает возможностями  настройки, позволяющими учитывать  специфику торговли в различных  компаниях, а также индивидуальные запросы пользователей.

   Основной  единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов документов: накладная, приходный ордер, счет, акт на списание, платеж и др. Вся остальная информация (например, состояние склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) может быть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только путем ввода или редактирования необходимого документа.

   Все документы хранятся в базе данных системы. Кроме того, в базу данных Trade Assistant входят  Справочники, содержащие вспомогательную информацию об объектах, с которыми работает система: справочники товаров, поставщиков и покупателей, складов, расчетных счетов и валют.

   Предусмотрен  ряд команд, обеспечивающих работу со справочниками.  Можно добавить запись в справочник, отредактировать присутствующую там запись или же удалить ее из справочника, а также отсортировать записи в удобном для него порядке. При работе со справочником товаров (номенклатурой товаров) для удобства поиска можно дополнительно отфильтровать товары по заданной совокупности признаков.

   Кроме основных полей все справочники  и документы могут содержать  настраиваемые дополнительные поля. Дополнительные поля могут быть числовыми, текстовыми или иметь тип "дата". Количество дополнительных полей, их название, тип и размер определяется Администратором при создании компании.

   Основные  операции в системе Trade Assistant подразделяются на две группы: товарные и расчетно-денежные операции.

   При выполнении товарных операций, как  правило, изменяется количество товаров на складах. К ним относится Продажа товаров, Закупка товаров, Возврат товара, Перемещение товаров со склада на склад и Корректировка наличия товаров на складе.

   Общая схема выполнения этих операций такова. На экране компьютера пользователь заполняет  предложенную ему форму документа, где указывает наименование товаров, их количество, стоимость, поставщика или получателя товаров, склад, с которого производится операция, и дату оформления документа.

   При оформлении документов Система Trade Assistant позволяет использовать различные валюты, но весь учет ведется в базовой валюте. Стоимость товаров можно указать как в базовой валюте, так и в любой другой, предварительно с одного расчетного счета на другой. К ним относятся операции Расчеты с покупателями, Расчеты с поставщиками и Перевод денег со счета на счет.[1]

   Общая схема выполнения этих операций такова: пользователь заполняет предложенную ему валюту, установив ее текущий  курс по отношению к базовой. При  желании, пользователь может изменить вид валюты или же текущий курс, и тогда стоимость всех товаров будет пересчитана.

   Оформленный документ пользователь может распечатать  в виде накладной, счета и т.п. и/или записать в базу данных. При  этом изменяется количество товаров  на складе, пересчитывается их себестоимость  и другие характеристики.

   При выполнении расчетно-денежных операций происходит регистрация денег, полученных от покупателей и денег, заплаченных  поставщикам, а также перевод  денег форму документа, где указывает  расчетный счет, на который поступают  или с которого списываются деньги, контрагента (плательщика или получателя) и оплаченную сумму. Выбранный расчетный счет автоматически определяет валюту, в которой производится оплата. Если эта валюта не является базовой, то пользователь должен указать ее курс по отношению к базовой. По умолчанию этот курс берется из справочника валют.[1]

   При выполнении расчетно-денежных операций указанная в документе сумма  зачисляется на баланс контрагента  и изменяется количество денег на выбранном расчетном счете. Кроме  того, оплаченную сумму можно распределять по накладным контрагента. При этом оплаченная сумма не обязательно должна в точности соответствовать сумме, указанной в накладной. Если эта сумма больше, чем сумма накладной, то их разность составляет остаток от платежа, который может быть распределен по другим накладным или же просто зачислен на баланс контрагента. Если же сумма меньше суммы накладной, то эту накладную можно закрыть частично, а при поступлении недостающей суммы денег закрыть ее полностью.

   Таким образом, Trade Assistant дает возможность разными способами учитывать деньги, поступающие от плательщиков: они могут в точности соответствовать сумме отпущенных товаров или же поступать произвольными порциями, в качестве предоплаты или же оплаты уже после отгрузки товаров. На оплату накладных после отгрузки товара требуется специальная санкция Администратора. Если такой санкции нет, то при Продаже товаров система контролирует пользователя, выписывающего накладную, и следит за тем, чтобы накладные не были выписаны "в долг", т.е. при отрицательном балансе контрагента.

   Любой оформленный ранее документ можно  вызвать из базы данных и распечатать, отредактировать или удалить.[2]

   Технология  учета продаж в Trade Assistant такова:

   1. Проведение общей настройки Trade Assistant на ООО "Мастер-СД"; 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Рис. 7. Настройка Trade Assistant на ООО «Мастер-СД» 

   2. Заполнение справочников "Товары", "Контрагенты", "Склады", "Расчетные  счета";

   Товары  и услуги

   Справочник  товаров содержит всю номенклатуру замков, которыми торгует данная компания. Он используется при выполнении всех товарных операций. Каждая запись справочника содержит следующие поля: артикул товара, категория товара, тип, название и описание товара, штрихкод, единица измерения и дата последней модификации записи. Кроме того, справочник содержит 8 полей для указания цен реализации товара, что дает возможность устанавливать различные цены для различных групп покупателей. Справочник товаров в ООО «Мастер-СД» подразделен на висячие замки, врезные без ручек, врезные с ручками, гаражные защелки, кодовые, личинки, накладные, почтовые, фурнитуру.

   Справочник  покупателей, в свою очередь, содержит поле с номером колонки прейскуранта, по которой с этим покупателем  ведется торговля. При выполнении операции Продажа товаров этот номер  определяет цену реализации, которая будет автоматически проставлена в документе.

При работе со справочником товаров можно использовать классификатор товар неограниченной глубины вложенности. Классификатор  дает возможность структурировать  номенклатуру товаров, что существенно облегчает поиск товаров и ускоряет оформление документов при большой номенклатуре.

   Классификатор создается как отдельная надстройка над номенклатурой товаров. Товары могут быть включены в классы или  подклассы любого уровня. Один и  тот же товар может быть включен сразу в несколько классов классификатора.

   Такой подход облегчает пользователю поиск  товаров в классификаторе. Различные  пользователи могут иметь разные представления о классификации  товаров, и способ классификации, естественный для одного пользователя, может поставить в тупик другого. Возможность включать товар в классификатор несколько раз дает возможность при создании классификатора совместить различные способы классификации.

   Классификатор используется при включении товарных позиций в документы: накладные, счета и др. При этом пользователь может легко отключить использование классификатора и воспользоваться неструктурированным списком товаров. При наборе документа пользователь может несколько раз переключать способ выбора товаров: с использованием классификатора и без него. 
 

   Таблица 2. Структура справочника «Товары»

      Рис.8. Справочник товаров ООО "Мастер-СД" 

   Контрагенты

Таблица 3. Структура справочника «Контрагенты»