Автоматизация учета продажи товаров в ООО "Мастер-СД"

   Администратор

   Модуль  Администратор системы выполняет  специфические функции, доступные  только администратору базы данных компании. К их числу относятся следующие  функции:

• создание новой компании:
• настройка ее параметров;
• регистрация пользователей компании и определение их прав доступа к данным и документам;
• выполнение операций, влекущих за собой существенные изменения в базе данных.

   Редактор  бланков

   Используя этот модуль, пользователь может самостоятельно

сконструировать бланки для различных документов: счета, накладной, коммерческого предложения, заказа, чека, платежного поручения  и проч., содержащие текст, поля базы данных, сканирование изображения, любые  шрифты, формулы и таблицы. В бланк документа можно вставлять вычисляемые поля (например, НДС или процент скидки). Если, в связи с изменением законодательства, правила, по которым вычисляются такие поля, будут изменены, то пользователь без труда отредактирует форму документа, приведя ее в соответствие с новыми правилами.

      Для одного типа документов можно иметь  несколько различных бланков  и при печати выбирать нужный в  зависимости от обстоятельств. Более  того, можно создать многостраничные  бланки. Так, например, удобно иметь бланк, первая страница которого является накладной, вторая – счет-фактурой, а третья – приходно-кассовым ордером. В другом случае бланк может содержать, например, несколько страниц договора, куда будут при печати автоматически вставляться нужные поля базы данных.

      Можно, наоборот, на одной странице разместить несколько документов. В документ можно вставить логотип или рекламу  фирмы, дополнить бланк счета  отсканированным изображением печати фирмы и подписью руководителя для  отправки счета по факсу и т.п. 

Генератор отчетов

      Генератор отчетов дает возможность создавать  различные отчеты по содержимому  складов, движению товаров и денежных средств, истории создания документов. Он будет использован для формирования документа. Отчет формируется в  два этапа. Сначала при помощи Генератора отчетов пользователь разрабатывает форму отчета, определяя содержание и внешний вид отчетов, которые будут получены по этой форме. На втором этапе разработанные заранее формы используются уже непосредственно для получения отчета, т.е. для формирования списка записей базы данных и для вывода его в виде, заданном в форме отчета. Однажды разработанная форма может быть многократно использована для получения отчетов. Генератор отчетов предоставляет пользователю богатый арсенал средств для построения отчетов. Он позволяет включать в отчеты поля базы данных, различные формулы и расчетные функции, переменные, определенные пользователем, а также произвольным образом отфильтровать записи, входящие в отчет. В фильтр можно включить, например, определенный склад, товар или группу товара, временной период, пользователя, оформившего документ, и даже ключевые слова или особые пометки.

      С помощью этих отчетов можно провести всесторонний анализ деятельности компании: проследить рентабельность операций, проведенных компанией, проанализировать товарные запасы на каждый момент времени, эффективность работы персонала, динамику отношений с партнерами, определить количество товара, находящегося в гарантийном ремонте, или товара, отданного на консигнацию, определить общее количество зарезервированного товара и возможность его оперативного использования с учетом товара, находящегося в пути от поставщика.

      Можно иметь различные формы для  внутреннего учета и для внешней  отчетности. При желании в отчеты можно включать или не включать некоторые товары или документы, помеченные определенным образом, причем предлагается несколько способов делать такие пометки.

      Наряду  с Генератором отчетов и Редактором бланков в поставку системы Trade Assistant входит также библиотека стандартных форм отчетов и набор бланков документов. 

   Обмен данными между  удаленными базами

   Модуль  Обмен осуществляет синхронизацию  данных в различных базах, не связанных  в одну локальную сеть. Суть его  работы состоит в следующем: при  запуске модуля на одной рабочей станции он записывает все новые изменения, происшедшие со времени последнего обмена, в выходной файл, и сам получает изменения из входного файла. Затем эти файлы могут быть переданы по модему, при помощи электронной почты, наконец, просто на дискетах. Обмен может запускаться через произвольные промежутки времени, как в ручном, так и в автоматическом режиме.

   Модуль  решает ряд различных на первый взгляд задач. Пусть, например, фирма имеет  несколько независимых торговых точек. Модуль Обмен позволяет объединить документы, введенные на каждой из этих точек, получить как независимую, так и консолидированную отчетность по ним.

   В другом случае в офисе фирмы принимаются  заказы и выписываются счета, а накладные  оформляются уже на складе. Обмен  дает возможность периодически синхронизировать базы данных в офисе и на складе.

   В третьем случае фирма имеет дочернее предприятие. Модуль обмена в данном случае может действовать избирательно: из дочернего предприятия в головное посылать всю информацию, а из головного в дочернее передавать только ту информацию, которая ему действительно необходима. Достигается это установкой системы фильтров при экспорте данных.

   Возможен  случай, когда обмен проходит только в одну сторону: из основной базы периодически пересылается в филиал определенная выборка данных. В основной базе, таким образом, хранится полная информация, а в филиале – специально отобранная.

   Наконец, еще одно применение модуля. Часто  руководитель или бухгалтер фирмы  берет базу данных домой, чтобы проанализировать ее в спокойной обстановке. Если он имеет модуль обмена, то может переписывать не всю базу, а только последние изменения. В случае обнаружения ошибки он может быть уверенным, что без проблем импортирует в офис сделанные исправления. 

   Импорт  и экспорт данных

   Команды Импорт и Экспорт предназначены  для обмена данными с другими  системами в формате CSV. В нашем случае, для связи бухгалтерской и торговой программ.  Командой Импорт можно ввести начальное состояние складов, номенклатуру товаров, список партнеров со всеми атрибутами и другие справочники системы. Таким образом,, если вы уже ведете учет в какой либо другой системе, поддерживающей вывод данных в текстовом формате, то вы без труда можете импортировать основные начальные данные в базу данных Trade Assistant из этой системы.

Возможности экспорта данных еще шире: любой  отчет можно вывести в формате  CSV. Загрузив затем эти данные в электронную таблицу, например, в Excel, можно построить графики, диаграммы или же провести другую обработку выведенных данных. 

   Закрытие  периода

   В системе Trade Assistant предусмотрена команда Закрытие периода, которая позволяет перенести все документы, оформленные до указанной даты, из основной базы данных в отдельную архивную базу. Одновременно пересчитываются остатки на складе и баланс с контрагентами на дату начала нового периода. Архивная база остается открытой для пользователя. В нее можно войти, распечатать документы, построить необходимые отчеты.

   По  желанию пользователя документы  до начала периода могут быть физически  удалены из основной базы данных, а могут быть оставлены в ней. При этом накладные и платежи, оформленные до даты начала нового периода, становятся недоступными для редактирования. 
 
 
 
 

   2. Проектная часть

2.1. Информационное обеспечение  задачи учета продажи  товаров

              Функционирование системы управления  предприятием опирается на информацию. Организация информационного обеспечения  в любой системе управления  основывается на понятии информационной  базы, под которой понимается  совокупность упорядоченной информации, используемой при функционировании информационной системы, а также взаимосвязь различных составляющих этой информации. При этом совокупность упорядоченной информации должна соответствовать по составу и содержанию требованиям тех задач, которые решаются на ее основе. Информационная база влияет на эффективность всей системы, возможность решения функциональных задач и т.д.

            В состав информационной базы  входят:

1. массивы  постоянной нормативно-справочной  информации;

2. массивы,  содержащие текущие данные о состоянии управляемого объекта;

3. массивы,  содержащие данные, поступающие  из внешней среды;

4. массивы,  содержащие накапливаемые данные  за определенный промежуток времени.

          Информационное обеспечение предприятия  условно можно разделить на внемашинное и внутримашинное. К внемашинному обеспечению относится часть информационного обеспечения, представляющая собой совокупность сообщений, сигналов и документов, используемых при функционировании автоматизированной системы управления в форме, воспринимаемой человеком без применения средств вычмслительной техники. К внутримашинному относится та часть информационного обеспечения, которая, представляя собой совокупность используемых в АСУ данных, фиксируется на машинных носителях системы.

           Основная задача организации информационного обеспечения состоит в адекватном отображении объекта управления и обеспечении информационных потребностей функциональных задач управления, а в данном случае, потребностей задачи «Автоматизация учета продаж», 

      2.1.1. Информационная модель  и ее описание

   Как уже отмечалось ранее, информационная модель задачи представляет собой взаимосвязь  двух подсистем:

• бухгалтерского учета;
• оперативного и количественно-суммового учета.

     Информационные потоки между  ними представлены на рисунке 18. 
 
 
 
 
 
 
 
 

               
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Рисунок 4. Схема информационной модели учета продажи  товаров

                                                                 Оперативный учет 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                                                        Бухгалтерский учет 

 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.1.2. Характеристика нормативно-справочной  и входной оперативной  информации для  получения новой  отчетной формы  «Прайс-лист по наличию»

          Под входной информацией понимается  вся информация, необходимая для  решения задачи и расположенная  на различных носителях: первичных  документах, машинных носителях,  в памяти персонального компьютера. С этой целью составляются  перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, расположение реквизитов входной информации, описание полей (реквизитов) входных документов. Все хозяйственные операции в ООО "Мастер-СД" фиксируются в памяти ЭВМ и в специальном журнале регистрации первичных документов.

        К условно-постоянной относится  информация, использующаяся во многих  циклах обработки и остающаяся  неизменной в течение длительного  периода времени.

        В связи с тем, что постоянная  информация составляет до 75% общего объема информации, циркулирующей в системе управления фирмы, от правильной ее организации во многом зависит эффективность функционирования всей системы управления фирмой.

        Созданием системы постоянной  информации достигается централизация хранения данных, повышения их достоверности, устранение дублирования, сокращение объема работ по подготовке и вводу их в ЭВМ, что повышает эффективность использования постоянной информации.

        Условно-постоянная информация задачи  учета продаж в Trade Assistant представлена следующими справочниками:

• справочник товаров;
• справочник контрагентов;
• справочник складов;
• справочник расчетных счетов.

        Входная оперативная информация  представляет собой заполнение  и ввод в базу данных экранных  форм первичных документов по продаже товаров. При продаже товара в Trade Assistant заполняется счет (Приложение 1), накладная (Приложение 2), счет-фактура (Приложение 3) и договор купли-продажи (Приложение 4).