Организация работы с обращениями граждан в «Государственном архиве современной истории Чувашской Республики » Минкультуры Чувашии

При поступлении непрофильного запроса (запроса, не относящегося к составу хранящихся в архиве архивных документов) архив направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или дает гражданам и организациям (предприятиям, учреждениям) соответствующие рекомендации. Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие архивы или организации, а также информирование об этом гражданина должны быть осуществлены в 5-дневный срок с момента регистрации запроса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Выдача и отправка архивных справок, архивных выписок,

архивных копий и подлинников архивных документов

 

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения граждан или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами. На конверте под графой «Адрес отправителя» проставляется штамп архива.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются непосредственно в адрес заявителя.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, оформляются и вместе запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются архивом в соответствующий федеральный орган исполнительной власти в установленном порядке.

Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка, архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдается ему на руки при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.

Все документы (заявления, копии ответов и др.) после отправки ответа по почте или выдачи на руки, подшиваются в дела в порядке исходящих номеров. Дела с перепиской хранятся в архиве 5 лет.

Подлинные личные документы могут изыматься из дел и выдаваться их владельцам, родственникам или доверенным лицам по их письменным заявлениям с разрешения руководства архива.

С изымаемых документов делаются копии и приобщаются к делам, фондам. Изъятие подлинных личных документов, а также их замена на копии отражается в листах-заверителях дел, в описях дел, документов.

Выдача подлинных документов оформляется распиской заявителя, актом об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов                          (Приложение № 13), которые вместе с документами, на основании которых произведены изъятия, включаются в дело фонда.

Подлинные личные документы могут быть высланы гражданам ценными письмами.

Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям подлинных личных документов об образовании (диплом, аттестат, свидетельство), о трудовом стаже (трудовые книжки).

Запрещается выдавать из архивов находящиеся среди документов паспорта, служебные удостоверения, военные, комсомольские, профсоюзные партийные билеты КПСС, а также снимать с этих документов копии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

       Итак, по данной курсовой работе  можно сделать вывод, что для  организаций и должностных лиц  постоянное совершенствование деятельности, своевременное и правильное рассмотрение  обращений граждан, выявление и  устранение причин, вызывающих жалобы, имеет большое значение. 

В своей работе были решены все необходимые задачи и тем самым достигнуты поставленные цели. Рассмотрев понятия и виды обращений граждан, изучив полный цикл работы с ними, предоставив для ознакомления нормативный документ, в котором регламентирована вся работа с такими видами документов. Ну и самое главное, выявив их особенности от других видов документов, ведь, являясь одной из форм участия трудящихся в управлении, обращения граждан способствуют усилению контроля народа за деятельностью государственных и общественных органов, борьбе с волокитой, бюрократизмом и другими недостатками в их работе.

Работа с обращениями граждан имеет свою специфику и ведется отдельно от общего делопроизводства. При работе с ними действуют особые правила, регулирующие вопросы их исполнения, регистрации, формирования в дела, хранение. Законодательство требует строгого соблюдения установленного порядка и сроков исполнения обращений граждан.

Изучив данную тему, можно с полной уверенностью сказать, что работать с обращениями граждан в организации очень интересно, так как через них происходит связь государственного аппарата с населением.

Обращения являются средством выражения интересов граждан, существенным источником информации, необходимой при решении текущих и перспективных вопросов государственного, хозяйственного и социально-культурного строительства. Они раскрывают определенные закономерности социального развития.

 

 

 

 

Приложение

 

Приложение № 1

 

Фамилия ____________________________ (по паспорту) Имя ________________________________ Отчество ____________________________ Адрес_______________________________ (по прописке) ____________________________________ Телефон_____________________________

Руководителю___________________                              (наименование архива) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

00.00.0000

Фамилия, имя, отчество, дата и место рождения лица, о котором запрашивается справка
О чем запрашивается архивная справка (нужное подчеркнуть)	Наименование организации, структурного подразделения, должность, период работы (учебы), при необходимости – имена и даты рождения членов семьи
о подтверждении стажа работы   о заработной плате   об опеке, усыновлении, удочерении   о награждении   о факте учебы
Куда и для какой цели запрашивается архивная справка
Дополнительные сведения (изменение фамилии, дата изменения фамилии и др.)

 

 

Подпись___________________

Регистрационный №___________

Дата

 

Служебные отметки

Выявления проводились_____________________________________________________________

(фонд, опись, дело, лист)

__________________________________________________________________________________

Исполнитель________________________

 

Форма заявления

 

                    Приложение № 1а

 

Фамилия ____Иванова________________ (по паспорту) Имя _________Ирина_________________ Отчество _____Васильевна____________ Адрес_ул. Ленинградская, д. 10, кв. 5___ (по прописке) _г. Чебоксары, 428000________________ Телефон_00-00-00___________________

Директору РГУ «Госархив___________ (наименование архива) современной истории Чувашской Республики» Л.В.Устимовой____________ __________________________________ __________________________________ __________________________________

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

19.03.2009

Фамилия, имя, отчество, дата и место рождения лица, о котором запрашивается справка	Иванова Ирина Васильевна 05.04.1954 г. Чебоксары
О чем запрашивается архивная справка (нужное подчеркнуть)	Наименование организации, структурного подразделения, должность, период работы, при необходимости – имена и даты рождения членов семьи
о подтверждении стажа работы   о заработной плате   об опеке, усыновлении, удочерении   о награждении   о факте учебы	За 22.09.1972 – 17.02.1977 гг.     Магазин № 11, № 63 Чебоксарского городского торга по торговле продовольственными товарами «Горпищеторг» Министерства торговли ЧАССР   Ученица младшего продавца, младший продавец
Куда и для какой цели запрашивается архивная справка	В Управление Пенсионного фонда Российской Федерации г. Чебоксары для начисления пенсии
Дополнительные сведения (изменение фамилии, дата изменения фамилии и др.)

 

Подпись__Иванова__________

Регистрационный №_1066______

19.03.2009

Служебные отметки

Выявления проводились_____________________________________________________________

(фонд, опись, дело, лист)

__________________________________________________________________________________

 

Исполнитель__Т.И. Горланова_____________

Образец заявления

Приложение № 1 б

 

Фамилия ___Кириллова_______________ (по паспорту) Имя _______Людмила________________ Отчество ___Алексеевна______________ Адрес_ул. Петрова, д. 23, кв. 40________ (по прописке) _г. Чебоксары, 428000________________ Телефон_00-00-00___________________

Директору_РГУ «Госархив ________                    (наименование архива) современной истории Чувашской Республики»_Л.В.Устимовой______ _______________________________ _______________________________ _______________________________

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

13.03.2009

Фамилия, имя, отчество, дата и место рождения лица, о котором запрашивается справка	Кириллова Людмила Алексеевна 22.06.1954 г. Чебоксары
О чем запрашивается архивная справка (нужное подчеркнуть)   о подтверждении стажа работы   о заработной плате   об опеке, усыновлении, удочерении   о награждении   о факте учебы	За август 1972 – май 1977 гг.     Магазин № 39 Чебоксарского городского торга по торговле продовольственными товарами «Горпищеторг» Министерства торговли ЧАССР   продавец
Куда и для какой цели запрашивается архивная справка	В Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Чебоксары для начисления пенсии
Дополнительные сведения (изменение фамилии, дата изменения фамилии и др.)	девичья – Игнатьева; с 20.08.1975 - Кириллова

 

Подпись_Кириллова____________

Регистрационный №_1046_____

14.03.2009

Служебные отметки

Выявления проводились____________________________________________________________

(фонд, опись, дело, лист)

_________________________________________________________________________________

Исполнитель_Л.В.Мисякова __________

 

 

Образец заявления

 

Приложение № 1 в

 

Фамилия _Исаков___________________ (по паспорту) Имя __Вячеслав____________________ Отчество Витальевич________________ Адрес_ д.Ойкас-Яндоба, Вурнарского района____________________________ (по прописке) ________________________ Телефон_00-00-00___________________

Начальнику отдела по делам_______                            (наименование архива) архивов администрации Вурнарского района Чувашской Республики_____ _______________________________ _______________________________ _______________________________