Организация работы с обращениями граждан в «Государственном архиве современной истории Чувашской Республики » Минкультуры Чувашии

Для оформления архивной справки, подтверждающей факт учебы (Приложение № 1в) в заявлении дополнительно указываются:

название учебного заведения;

факультет или отделение;

специальность;

даты поступления и окончания учебного заведения.

В случае изменения фамилии заявителем необходимо указать фамилию, под которой он работал или учился, и год изменения фамилии.

В заявлении указывается: подпись заявителя, дата подачи заявления и куда и с какой целью запрашивается справка.

Запросы, связанные с социальной защитой граждан, рассматриваются и исполняются архивом при наличии в запросе для граждан – фамилии, имени и отчества, почтового и/или электронного адреса гражданина, хронологии запрашиваемой информации.

При отсутствии в запросе, поступившем по информационным системам общего пользования (почте, факсу, электронной почте, через Интернет), фамилии, имени и отчества, адреса гражданина, а также подписи обратившегося, если запрос поступил по почте или факсу, он считается анонимным и не подлежит рассмотрению.

Если по просьбе гражданина социально-правовой запрос оформляет его доверенное лицо, то в заявлении указывается фамилия, имя, отчество, год рождения лица, на которого будет запрашиваться справка, а также сведения о доверенном лице.

Учет посетителей архива ведется в журнале учета посетителей*, который оформляется по определенной форме, и в нем указывается результат обращения (Приложение № 2). Нумерация в журнале ведется валовая, начиная с января по декабрь каждого года.

В соответствии с действующим законодательством все запросы социально-правового характера, поступающие в архив, подлежат обязательной регистрации (регистрация – централизованная) в течение трех дней с момента поступления в журнале регистрации обращений граждан* (Приложение № 3). Нумерация в журнале ведется валовая, начиная с января по декабрь каждого года. Особенности видов поступления обращений граждан указываются в графе «Примечание» в журнале регистрации.

Все запросы, поступившие в архив, в том числе и по информационным системам общего пользования (почте, факсу, электронной почте и через Интернет), рассматриваются руководителем архива или уполномоченным должностным лицом, с резолюцией направляются на исполнение и исполняются по архивным документам, относящимся к предмету запроса.

На всех запросах в нижней правой части лицевой стороны его первого листа ставится регистрационный штамп. В регистрационном штампе указывается входящий номер (по журналу регистрации обращений граждан и организаций) и дата его поступления.

При получении запроса по телефону заполняется бланк регистрации устного запроса (Приложение № 4), в котором указываются все необходимые сведения для исполнения запроса. Исполнение запроса, принятого по телефону, осуществляется в установленном порядке.

При поступлении в архив Интернет-обращения (запроса) от гражданина или организации с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Регистрация Интернет-запроса производится в том же порядке, как и обращения, поступающие по почте. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Если запрос содержит не все сведения, необходимые для наведения справки, в адрес гражданина направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения, уточняющие характер запроса, а также выслать, в исключительных случаях, копию трудовой книжки.

Если в запросе требуются сведения о нескольких лицах, то он регистрируется как несколько запросов, архивные справки составляются на каждое лицо отдельно.

Заявления и переписка по одному и тому же вопросу, поступившие в архив от различных организаций (учреждений, предприятий), учитываются под регистрационным номером первого заявления. Повторным заявлениям граждан при их поступлении в течение одного года присваивается тот же регистрационный номер с литерой.

Каждый запрос проверяется по базе данных «Учет исполнения запросов» на повторность поступления. Повторным считается запрос, поступивший от одного и того же лица, по одному и тому же вопросу, а также если заявитель неудовлетворен направленным ему ответом или не получил ответ в установленный срок. Данный запрос регистрируется повторно в том случае, если в целях его исполнения необходимо выявление дополнительных сведений, внесение в информационные документы, выдаваемые гражданину, изменений и дополнений или их составление на основании новых данных. Если архивная справка выдается гражданину повторно по причине утраты ее первого экземпляра по вине почты, то данный запрос вновь не регистрируется.

 

2. Исполнение запросов социально-правового характера и оформление архивных справок, выписок, копий.

 

Исполнение запросов начинается с внимательного изучения заявления или письма и выяснения вопроса, к каким фондам нужно обратиться. Для составления архивных справок используется научно-справочный аппарат архива: картотеки, дела фондов, исторические справки, описи дел по личному составу, а также база данных «Архивный фонд».

Первым этапом исполнения запроса является изучение справочника (путеводителя) или списка фондов, хранящихся в архиве: выявление фонда (название и номер), содержащего документы, относящиеся к предмету запроса.

Второй этап - изучение описей дел по личному составу этого фонда и, в случае необходимости, описей дел постоянного хранения. По описям выявляется состав документов и номера дел за годы, указанные в заявлении. Выявленные дела просматриваются полистно. В случае неполноты состава документов фонда или отсутствия в нем сведений о гражданине необходимо просмотреть дела фондов вышестоящей организации или организации- правопреемника.

Основанием для исполнения запросов о подтверждении трудового стажа служат: приказы, распоряжения по личному составу, решения, постановления, личные карточки (ф. № Т-2), записи о приеме, перемещении, увольнении работников, заменяющие приказы по личному составу, алфавитные и именные списки, книги учета приема и увольнения работников, заверенные списки работников учреждений (организаций) с указанием даты поступления на работу в данное учреждение; протоколы общих собраний, заседаний, конференций, и другие документы, включенные в состав личных дел работников, трудовые книжки, оформленные соответствующим образом.

При отсутствии приказов по личному составу трудовой стаж можно подтвердить по приказам по основной деятельности, лицевым счетам по заработной плате, ведомостям начисления заработной платы, расчетным листкам, членским билетам профсоюзов, учетным карточкам членов КПСС и ВЛКСМ (при наличии отметок о выплате членских взносов с заработной платы или стипендии), штатным расписаниям, если такие приняты в составе архивного фонда.

В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива. При этом приводится точное название должности, которую занимал гражданин, и период его работы в этой должности.

Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, на которых отсутствуют отметки о проверке имеющихся в них сведений на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи архивных справок о трудовом стаже. При необходимости, содержащиеся в них сведения письменно сообщаются гражданину.

При исполнении запроса, в случае отсутствия приказа об увольнении, для подтверждения трудового стажа рекомендуется изучить все дела с приказами. При наличии в архивном фонде приказов об отпусках, поощрениях и др. для подтверждения трудового стажа можно использовать сведения, содержащиеся в вышеназванных приказах за указанный в заявлении период.

При исполнении запроса о подтверждении трудового стажа рекомендуется просматривать документы не только за годы поступления и увольнения гражданина, но и за весь период, указанный в заявлении для исключения ошибок (гражданин мог в эти годы уволиться и вновь поступить на работу).

При исполнении запроса о подтверждении трудового стажа по лицевым счетам и ведомостям начисления заработной платы, дату увольнения нужно давать по последнему начислению зарплаты в графе «Кредит».

Документами, удостоверяющими факт работы в условиях вредного производства, дающие право на льготы, должностные надбавки, льготные и досрочные пенсии, в т.ч. по инвалидности являются приказы по личному составу, личные карточки (ф. № Т-2), протоколы квалификационных и тарификационных комиссий, списки работников (состав бригады), лицевые счета и ведомости начисления заработной платы, штатные расписания. К архивным справкам, подтверждающим факт работы в условиях вредного производства, могут быть приложены заверенные ксерокопии личных карточек и лицевых счетов по заработной плате работников (архивные копии документов).

Ведомости начисления заработной платы, лицевые счета по заработной плате, расчетные листки используются при исполнении запросов по заработной плате.

Размер заработной платы в период с 1992 по 1997 гг. в справке указывается в соответствии с масштабом цен, действовавших в тот период, за который запрашиваются сведения. В справке также могут быть указаны коды расшифровок заработной платы при наличии этих сведений в лицевых счетах.

Сведения о заработной плате включаются в справку так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года.

В архивную справку о заработной плате работников включается сведения  о размере заработной платы из лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы. В справке даются суммированные помесячные данные о размере заработной платы.

Если в указанную сумму заработной платы вошли данные о выплатах за сверхурочные работы, за работу по совместительству, разные единовременные и другие выплаты (премии, пособия по временной нетрудоспособности, пенсии и пр.), то в архивной справке в примечаниях даются точные и подробные объяснения. В архивной справке обязательно оговариваются точные хронологические рамки – с какого и по какой месяц даны сведения о наличии заработной платы.

В случае несоответствия отчислений в Пенсионный фонд России 1% от итоговой суммы начислений в период с 1992 по 1997 гг., такие отчисления следует указывать в тексте справки после итоговой суммы начислений в скобках. При этом в примечании дается ссылка на данный факт: отчисления в Пенсионный фонд за год(ы), месяц(ы) указаны в скобках. В остальных случаях отчисления в Пенсионный фонд не указываются.

При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты – на основании приказов по личному составу или по основной деятельности, членских билетов профсоюзов, КПСС и ВЛКСМ (при наличии отметок о выплате членских взносов с заработной платы или стипендии).

Сведения о стаже работы и заработной плате заявителя в одной организации включаются в одну архивную справку.

Основанием для оформления архивных справок об образовании служат приказы о зачислении и выпуске студентов, протоколы Государственных экзаменационных комиссий, книги регистрации дипломов, аттестатов, свидетельств об окончании учебных заведений, алфавитные книги учащихся школ, технических училищ, ведомости успеваемости.

В архивной справке, подтверждающей факт учебы, при отсутствии в документах сведений об окончании гражданином учебного заведения указывается, на каком курсе или в каком классе учился.

Сведения о работе, учебе, заявителя в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В справку о подтверждении фактов получения травмы, несчастном случае на производстве, нахождении на излечении включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях, книгах учета и регистрации аварий, катастроф, делах по расследованию причин аварий или катастроф, а также в документах обкомов, горкомов профсоюзов и профсоюзных организаций соответствующих организаций.

В конце текста справки до реквизита «подпись» указываются поисковые данные документов, послуживших основанием ее составления. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.5-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления» в качестве поисковых данных архивного документа указывают:

название архивохранилища;

номер фонда, описи (при наличии);

порядковый номер дела по описи и т.п.;

местоположение объекта ссылки в идентифицирующем документе (номера листов в деле).

Название архивохранилища приводят в виде аббревиатуры, при этом расшифровка аббревиатуры может содержаться в списке сокращений, прилагаемом к тексту. Если список сокращений отсутствует, а аббревиатура не является общепринятой, то название архивохранилища указывают полностью с сокращением отдельных слов и словосочетаний или раскрывают после приведенной аббревиатуры.

Все элементы поисковых данных документа разделяют точками. Слово «Основание» печатается от левой границы текстового поля.