Организация работы с обращениями граждан в «Государственном архиве современной истории Чувашской Республики » Минкультуры Чувашии

Например:

Основание: РГУ «Госархив современной истории Чувашской Республики». Ф. 23-л. Оп. 1. Д. 15. Л. 5.

или

 

РГУ «Госистархив Чувашской Республики». Ф. Р-203. Оп. 21. Д. 364. Л. 127-130.

или

 

Вурнарский муниципальный архив. Ф. 45. Оп. 1. Д. 96. Л. 95-95 об.

При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке письма архива составляется ответ (отрицательный), подтверждающий неполноту состава или отсутствие архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.

Архивы исполняют запросы социально-правового характера, касающиеся обеспечения прав российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, проживающих за рубежом, в порядке определенным Федеральным архивным агентством и Министерством иностранных дел Российской Федерации.

Координацию работы по организации исполнения данной категории запросов в архивах осуществляет Федеральное архивное агентство.

Архивные справки (Приложения №№ 5, 5а, 6, 7, 7а, 7б, 8а, 9а, 12), архивные выписки (Приложения №№ 5б, 8, 9) составляются на гербовом бланке архива.

Архивные справки и выписки оформляются на бланке письма архива. Справки содержат следующие реквизиты:

название архива;

наименование вида документа. Слово АРХИВНАЯ СПРАВКА печатается полужирным шрифтом прописными буквами с продольным или угловым размещением реквизита;

дату и номер справки. Номер справки переносится в неизменном виде из регистрационного штампа, т.е. номер поступления заявления является номером архивной справки;

адресат. В правой верхней части бланка архивной справки оформляется  реквизит «адресат». Фамилия, имя и отчество заявителя указываются в дательном падеже, затем – почтовый адрес. Почтовый адрес указывается в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи. Если справка направляется в организацию или учреждение, то наименование организации или учреждения указывается в именительном падеже;

текст;

подпись;

печать.

Наименование организации, предприятие, учреждение, где работал или учился заявитель, в тексте справки при первом упоминании приводится полностью, при повторном упоминании допускается применение официальных сокращений. Если название учреждений, предприятий, организаций менялось, в справке указывается наименование только за тот период, о котором запрашивает гражданин.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. Цитаты из архивных документов заключаются в кавычки. В тексте справки полностью указывается наименование учреждения, предприятия, организации – фондообразователя, документы которого послужили основанием для составления справки.

Справки, подтверждающие годы учебы в учебном заведении составляются на основании копий документов об их окончании, приказов о зачислении и окончании училищ, школ, курсов. При несохранности этих документов справка составляется на основе сведений из журналов успеваемости и посещаемости, протоколов экзаменационных сессий. При этом документально подтверждается каждый семестр, год учебы (учащийся мог выбыть из учебного заведения, не закончив его).

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не являются препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

Оговаривается также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или наличие только одного из них.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

Часто в журналах, похозяйственных книгах и других документах по личному составу в отношении отдельного человека, семьи заполняются графы о возрасте, дате поступления или окончания учебного заведения, принятии и увольнении и др. При составлении архивной справки необходимо указать полное название графы и в кавычках точное воспроизведение записи.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В справке, предназначенной для направления за рубеж, поисковые данные документа не указываются. В случае необходимости дополнительные сведения приводятся в сопроводительном письме архива.

В случаях, если сведения не умещаются на одном листе, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты на четыре прокола, пронумерованы и скреплены печатью архива.

Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается руководителем архива и заверяется печатью архива. На справке, оформленной на гербовом бланке, печать архива может не ставиться.

Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается руководителем архива и заверяется гербовой печатью.

Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяется проставлением и заполнением специального штампа – «апостиля». На архивных справках, подготовленных госархивом, проставляется и заполняется надлежащим образом апостиль руководством Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики. Архивная справка печатается на бумаге формата А4, не на гербовом бланке архива.

Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Российской Федерации заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также государства-участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области пользования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

В соответствии с Административным регламентом Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23.10.2007 № 1295, на документах, выдаваемых иными организациями, апостиль проставляют вышестоящие по подчиненности органы (если они имеют такое право) или органы Федеральной регистрационной службы в установленном порядке.

Архивная справка печатается в двух экземплярах. Первый экземпляр справки печатается на бланке государственного или муниципального архива, второй - на стандартном листе бумаги формата А4. Для набора основного текста архивных справок, выписок рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows c использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12,13,14. Текст архивной справки, выписки печатается через один межстрочный интервал. Второй экземпляр справки визируется исполнителем.

Архивная справка подписывается руководителем архивного учреждения, заверяется гербовой печатью.

Текст архивной справки о заработной плате оформляется в виде таблицы. Таблица помещается сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Если таблица большая и ее строки или графы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут «Продолжение таблицы…» или «Окончание таблицы…», повторяют ее головку, а при необходимости и заголовки строк.

Заголовки граф и строк таблицы пишут с прописной буквы, подзаголовки граф строчными, если они служат продолжением заголовка, и с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение.

При отсутствии необходимых сведений архивом в адрес гражданина направляется письмо с информацией о том, что в данном архиве, по той или иной причине, запрашиваемых документов не имеется и, по возможности, даются рекомендации, куда ему следует обратиться (Приложения №№ 10, 11).

В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку по данному запросу, при необходимости заверенную печатью архива.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу, причем связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в документе», «Так в оригинале». При необходимости указываются внешние особенности оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие миниатюр, печатей, водяных знаков и др. После текста архивной выписки указывается архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя архива или уполномоченным должностным лицом и печатью архива.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица. Архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, заверяется гербовой печатью и подписью руководителя архива.

В случае небрежного оформления документов, поступающих в архив, неоднозначного прочтения текста архивных документов, сложностей в текстовом изложении архивного документа, а также в спорных случаях или по просьбе заявителя архив готовит ответ на запрос в виде копий архивных документов

Архивные выписки и копии чаще всего составляются при исполнении социально-правовых запросов, подтверждающих награждение, выделение квартир, земельных участков и т.д.

В случае выдачи копий архивных документов предусматривается составление сопроводительного письма за подписью руководства архива. В нем должна быть ссылка на постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации № 6 и Пенсионного фонда Российской Федерации от 27 февраля 2002 г. № 19 «Об утверждении перечня документов необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», которыми допускаются к рассмотрению для исчисления пенсии лицевые счета, выдаваемые архивными учреждениями.

Копии документов, выдаваемых архивом, должны быть оформлены в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук (п. 5.9).

На обороте каждого листа архивной копии должны проставляться поисковые данные документа (архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа). Все листы архивной копии прошиваются на четыре прокола, на обороте последнего листа на месте скрепления составляется  заверительная надпись, которая заверяются печатью архива.

Копия ответа (архивная справка, выписка и т.д.) остается в деле и заверяется исполнителем. При заверении соответствия копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. На документе проставляется дата подписания документа руководителем архива, а не дата его исполнения.

При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую справку.