Регистрация документов в Чекмагушевском территориальном участке Кушнаренковского межрайонного филиала ГУП «БТИ Республики Башкортос

 

     Федеральное агентство по образованию

     Государственное образовательное учреждение

     высшего профессионального образования

     Бирская государственная социально-педагогическая академия

      

     Исторический  факультет   

     Кафедра документоведения и истории России до ХХ в. 
 

     Курсовая  работа  

     Регистрация документов

     в Чекмагушевском территориальном участке  Кушнаренковского межрайонного филиала 

     ГУП «БТИ Республики Башкортостан» 
 

                                                                        Выполнила  студентка 4 курса

                                                      ОЗО Усманова С.Г.

                                                            Научный руководитель:

                                                           к.и.н., доцент  И.С.Гареев 
 
 
 
 
 
 
 
 

Бирск, 2010 
 

      ОГЛАВЛЕНИЕ 
 

Введение………………………………………………………………………………….3

ГЛАВА 1. История регистрации документов………………………….……………..8

ГЛАВА 2. Регистрация документов в ГУП «БТИ Республики Башкортостан»….11 

    2.1. Регистрация  документов……………………………………………….……11

    2.2. Порядок работы с входящей документацией………………………………15

    2.3. Порядок работы с исходящей документацией…………………………….24

    2.4. Подготовка и оформление внутренних документов………………………28

ГЛАВА 3. Автоматизация регистрации документов………………………………..29

Заключение……………………………………………………………………………...31

Список  использованной литературы……………………………………………….33

Приложение……………………………………………………………………………..35 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

    В настоящее время информация рассматривается  как ресурс, который, как и традиционные ресурсы можно добывать, перерабатывать, использовать, распространять. Но сама по себе информация еще не имеет силу, практического применения, пока она грамотно не переработана, не сохранена. Для того чтобы она приобрела дальнейшее применение в производстве и управлении, она должна быть заключена в официальный документ: приказ, протокол, письмо, отчет и т.д. Документированная информация составляет основу управления, поскольку пронизывает все ее органы. Информация в современном обществе - это полноценный ресурс производства, важный элемент жизни общества. Таким образом, документация, будучи тесно связанной, со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

    Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента деятельности предприятия. Нельзя грамотно составить документ, не имея представления о его структуре, виде, назначении, классификации. Правильно организованный документооборот, четкое распределение функций исполнителей облегчает работу предприятия в целом. Неотъемлемой частью документооборота являются входящие и исходящие документы. Постановления, приказы являются в первую очередь входящими документами, от правильного их движения зависит своевременность исполнения. Грамотная организация документооборота важна потому, что современное общество не стоит на месте, развивается, совершенствуется. Чтобы иметь статус делового предприятия недопустимо совершать ошибки в оформлении документов. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений, поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание. 
 
 

      Объектом курсовой работы является Чекмагушевский территориальный участок Кушнаренковского межрайонного филиала ГУП «БТИ Республики Башкортостан».

      Цель исследования данной работы состоит в том, чтобы, опираясь на нормы и требования законодательных, нормативно-методических актов, рассмотреть регистрацию документов, т.е прием, обработку, распределение входящих, исходящих и внутренних документов ГУП «БТИ Республики Башкортостан».

    Задачами  является:

        -   изучить историю регистрации документов;

     - рассмотреть  регистрацию документов в ГУП «БТИ Республики Башкортостан»: понятие, состав реквизитов, основные формы;

      -   порядок работы с входящей, исходящей и внутренней документацией.

    При написании курсовой работы использовались различные группы источников. Во-первых, были проанализированы законодательные акты:

    Федеральный закон №149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».¹ Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

      Государственная система документационного обеспечения управления.² Этот документ  представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления.

       Правила по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти¹ способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт  устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003г. правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Правила по делопроизводству, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

    ГОСТ  Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».² Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.

    ГОСТ  Р.6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов».

    Ко  второй группе относятся неопубликованные источники, т.е. те организационно распорядительные документы, которые образовались в деятельности самой  организации, к их числу относятся следующие:

       - Положение БТИ (см. Приложение №1);

    - должностные инструкции сотрудников (см. Приложение №2);

      - штатное расписание (см. Приложение №3);

       - распорядительные документы (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, решения, протоколы);

__________________     

   ¹ Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Федеральная архивная служба России.  М., 2000.

     ² ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Издательство стандартов. М., 1998. 

      - информационно-справочные (акты, служебные записки, справки, письма (см. Приложение №4).

    Кроме этого, анализировалась научная литература, периодические издания по делопроизводству, журналы, статьи.

    В справочном издании М.В. Стенюкова  «Справочник по делопроизводству»¹ собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.

    В работе «Делопроизводство» (документационное обеспечение управления) Т.В. Кузнецовой² уделяется большое внимание рассмотрению современных требований к составлению и оформлению документов на основе ГОСТ Р6. 30-2003г. и организации работы службы делопроизводства. В специальные главы выделены составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения документов, проведение экспертизы ценности работы с кадровыми документами.

    В издании «Организация работы с документами» А.В. Кудряевой, И.К. Корнеева дана подробная  характеристика нормативно-методической базы, регламентирующей современное  отечественное делопроизводства. Значительное внимание уделяется и правилам подготовки и оформлению отдельных видов документов, объединенных в системы. Рассмотрен порядок движения документов в организации, даны характеристика, анализ структуры, методы учета и сокращения документооборота организации и рассмотрены его основные этапы. 
 

__________________

   ¹ Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М.: ПРИОР, 2001. – 142 с.

       ² Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 4-е изд. М.: ООО «Журнал» Управление персоналом», 2003г. 
 

    Данная курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений.

    Во  введении дается обоснование выбранной  темы, ее актуальность, характеристика использованных источников и литературы.

    В первой главе рассматриваются история регистрации документов.

    Во  второй главе подробно рассматривается понятие, состав реквизитов, основные формы регистрации. Порядок работы с входящей, исходящей и внутренней документацией в ГУП «БТИ Республики Башкортостан».

    В 3-й главе предлагается  автоматизация регистрации документов .

      В заключении подводятся итоги курсовой работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами.

      В приложении приведены документы,  разработанные с целью усовершенствования делопроизводства и документооборота. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 1.     История регистрации документов 

     Регистрации документов во все времена уделялось  большое внимание. Это объясняется  тем, что  регистрацией связано решение нескольких задач:

• обеспечение охраны документов, удостоверяющие различные управленческие действия, в том числе касающиеся имущественных вопросов;
• придание документу юридической силы, фиксируя факт его создания, получения, отправления;
• получение справок о времени  его составления, его содержания и местонахождения.

     Регистрировать  документы начали, вероятно, в период роста феодального землевладения  и обострения борьбы за землю, когда  большое значение приобрело документирование владельческих прав на землю и крестьян.

     С развитием государственного аппарата, образованием штата чиновников усложняются все делопроизводственные процессы: расширяется сфера применения письменной фиксации управленческих действий, устанавливается процедура составления и оформления документов, порядок разрешения вопросов, регистрации документов и организации контроля за их исполнением, систематизации и хранения документов.